Zorg ERP bundelt functionaliteit op het gebied van financiën, inkoop, logistiek en HRM in één suite die naadloos integreert met de meest gebruikte EPD’s en ECD’s.
Financiën
Ieder zorgproces is ook een bedrijfseconomisch proces, alleen is de bedrijfseconomische kant van het vak van oudsher niet de kracht van zorgorganisaties. In de loop der jaren zijn hun administratieve processen complexer geworden, mede door steeds weer nieuwe eisen vanuit wet- en regelgeving. En ook de vraag naar betere stuurinformatie is toegenomen. Met Zorg ERP voldoe je aan deze nieuwe behoeften.
Zorg ERP geeft je de mogelijkheid om workflows in te richten waarmee je veelvoorkomende processen van A tot Z automatiseert. Een voorbeeld is inkomende facturen. Die komen vaak binnen via de e-mail als pdf. Door een integratie met Outlook kunnen deze facturen automatisch uit de e-mailstroom worden gefilterd, gescand en volautomatisch ingeboekt. Medewerkers hoeven geen data meer over te tikken, maar kunnen zich concentreren op het controleren van het factuurbedrag. Geef je bij de bestelling van producten of diensten al een purchase order mee, dan kunnen bestelling en factuur zelfs automatisch worden gematcht en komt aan het hele proces geen mensenhand meer te pas.
Door de integratie met Power BI, wat gratis wordt meegelevert met Zorg ERP, kun je alle rapportages maken die je maar wenst.
Inkoop
Met Zorg ERP kun je het volledige inkoopproces volgen en bewaken, vanaf het sourcen van leveranciers en het opvragen van offertes tot het plaatsen van bestellingen en contractmanagement. Zo beperk je leverrisico’s en verlaag je kosten.
De meest gebruikte functionaliteit op een rij:
- Bundelen van aanvragen voor minimale orderkosten
- Signaleringen (prijsafspraken, contracten, beoordelen van artikelen)
- Artikeltracering (serienummers, lotnummers, houdbaarheidsdatum)
- Inzage in retourstromen
- Ordering via mail of volledig digitaal
- Vendor Rating, zodat je onderhandelingen met leveranciers gefundeerd kunt voeren
Logistiek
In heel veel zorgprocessen zijn materialen nodig. Of het nu gaat om verbandmiddelen, incontinentiemateriaal of hechtdraad. Daarom biedt Zorg ERP uitgebreide functionaliteit op het gebied van logistiek. Zo integreert de software een volledig Warehouse Management Systeem met daarin o.a.:
- Meerdere magazijnen
- Ontvangsten scannen vanaf de verpakking
- Scannen van kasten
- Voorraadbeheer en scannen van OK artikelen
- Rechtstreekse levering op de afdeling door leveranciers
- Automatische berekening van optimale bestelhoeveelheid, inclusief seizoensinvloeden
- Scannen van serienummers, batches en houdbaarheidsdata voor meerdere locaties
- Altijd en overal inzage in artikelbeschikbaarheid en zo nodig op een eenvoudige wijze terugroepen van artikelen
OK Logistiek
Speciaal voor ziekenhuizen hebben we een module OK Logistiek ontwikkeld, waarin het volledige logistieke proces op een OK wordt geautomatiseerd. Het proces bevat de volgende stappen die ondersteund worden vanuit Zorg ERP:
- Ontvangst en opslag van artikelen en materialen
- Picken en OK verbruik door scanning van artikelen, inclusief lotnummer, serienummer en houdbaarheidsdatum. Omdat Zorg ERP de hele keten ondersteunt wordt misgrijpen op de OK voorkomen.
- Automatisch aanvullen van voorraden.
- Retour zenden niet verbruikte artikelen.
- Communiceren over verbruikte artikelen met het ZIS.
HRM
Het tekort aan medewerkers in de zorg begint nu echt nijpend te worden. Opleiders doen er alles aan om voldoende verpleegkundigen en andere zorgverleners af te leveren op de arbeidsmarkt, maar de uitstroom is hoger dan de instroom. Alle reden voor zorgorganisaties om vol in te zetten op behoud van het personeel.
Met de HRM-module in Zorg ERP krijg je weer grip op je HR-processen. Je automatiseert tijdrovende administratieve processen, ondersteunt deze met workflows en krijgt met slimme dashboards meer zicht op die informatie die je nodig hebt om goed te kunnen sturen.
Of het nu gaat om het onboarden van nieuwe medewerkers, het doorvoeren van een functie- en salariswijziging in het systeem of het registreren van opleidingstrajecten, deze processen worden van A tot Z volledig geautomatiseerd en vinden waar mogelijk zelfs zonder menselijke interventie plaats. Zo houden HR-medewerkers meer tijd over voor waar het eigenlijk om gaat: het begeleiden van medewerkers en hen faciliteren in hun doorgroeiwensen. Op die manier kun je eindelijk handen en voeten geven aan strategische personeelsplanning.
Salarisadministratie
Salarisadministratie is vaak een taak die ‘er even bij wordt gedaan’ door HR of door de financiële administratie vanuit de gedachte: hoe moeilijk kan het zijn om de juiste loonstrook te maken? Nou, best moeilijk. In tegenstelling tot kantoorpersoneel werkt zorgpersoneel op wisselende tijden en uren, waardoor het salaris iedere maand anders is. Een klein foutje heeft grote gevolgen. Want een fout in de loonstrook heeft een grote impact op het vertrouwen van je medewerker. Daarnaast leiden fouten tot verkeerde afdrachten en mogelijk zelfs tot boetes van de Belastingdienst. En op het bijbehorende rework om de fout te herstellen, zit al helemaal niemand te wachten.
Met Zorg ERP kun je taken die nu nog handmatig plaatsvinden automatiseren. Zo kunnen medewerkers een adreswijziging zelf rechtstreeks in de Employee Self Service-module doorgeven. Deze wordt dan ook volautomatisch worden overgenomen in de salarisadministratie. Krijgt iemand een salarisverhoging, dan kan de manager in de Management Self Service-module deze doorgeven aan HR. De verhoging wordt dan ook automatisch wordt verwerkt in de salarisadministratie. Daarmee zijn losse e-mailtjes en papieren formulieren verleden tijd.
De meest gebruikte functionaliteiten op een rij:
- Salarisverwerking
- HR-administratie
- Arbeidsvoorwaarden
