Neem contact op
Bel mij terug

8 uitdagingen in het planningsproces met Excel (en hoe je deze oplost)

Geschreven door Ronald Huisinga, senior BI & EPM Consultant bij Axians

Zo lang als de meeste finance professionals zich kunnen herinneren is Excel de gouden standaard voor planning en budgettering geweest. Maar heeft deze applicatie nog voldoende te bieden? Hoewel Excel een geweldige tool is met een heleboel functionaliteiten, zijn er ook duidelijke beperkingen. Met een moderne oplossing als Jedox is het mogelijk om uitdagingen in het planningsproces op te lossen en daarnaast je ‘Excel ervaring’ te verbeteren. Hoe? Dat lees je in dit blog!

Uitdaging 1
Repetitief werk en uitdagingen op gebied van data integratie

Het werken in Excel begint met het importeren van data. Deze data komt vaak uit verschillende systemen, wat betekent dat deze bronapplicaties op zichzelf niet geschikt zijn voor planning en budgettering. Het kost finance professionals enorm veel tijd om iedere keer nieuwe imports te moeten doen wanneer de data in een bronsysteem ververst is.

Met een oplossing als Jedox is het importeren van data een geautomatiseerd proces. Jedox is te koppelen aan elk type bronsysteem of datawarehouse. Zowel huidige als historische data zijn altijd up-to-date op een centrale omgeving.

Uitdaging 2
Oneindige flexibiliteit schaadt meer dan het baat

Het overkomt elke Excel-gebruiker: je model is gevalideerd, maar de cijfers kloppen niet. De SUM formule heeft niet de volledige range meegenomen en de “Vlookup” functie heeft de verkeerde resultaten opgeleverd. Het ad hoc aanpassen van formules en toepassen van handmatige veranderingen heeft invloed op meerdere generaties van spreadsheets.

Met het gebruik van een oplossing als Jedox zijn alle relevante structuren centraal vastgelegd en beheerd. Het is niet meer nodig om bestanden te dupliceren en er is geen missende data meer. Alle formules zijn consistent door het hele model heen. Zodra een formule aangepast wordt is dit meteen voor alle gebruikers doorgevoerd.

Uitdaging 3
Mogelijkheden voor samenwerking en versiebeheer

Om data te kunnen verzamelen is de finance professionals genoodzaakt Excel-sheets door de hele organisatie heen te sturen. Dit is een offline proces. Elke persoon in de keten moet acties uitzetten om data op te halen of te versturen. Gebeurt dit niet tijdig dan valt het hele systeem in duigen. Oplossingen als Excel Online bieden hier enige verbetering voor, maar kent weer andere belemmeringen. Offline samenwerking is een enorm tijdsintensieve taak. Verschillende inzichten en feedback over de data is in individuele spreadsheets terug te vinden, maar wordt zelden meegenomen in het geconsolideerde eindrapport voor het management, de directie en/of de Raad van Bestuur. De praktijk leert dat er meerdere versies heen en weer gestuurd worden tussen finance professionals en budgetverantwoordelijke medewerkers. Er is simpelweg geen gestroomlijnd proces met één versie van de waarheid.

Met Jedox werkt iedereen online en kan de data invoer meteen verwerkt worden. Naast een Excel add-in kan ook van een moderne web interface gebruikt gemaakt worden. Gebruikers kunnen online verschillende versies aanmaken, inclusief audit trails en het kunnen geven van commentaar.

Uitdaging 4
Simulaties – Business modeling en what-if analyses

Simuleren, evalueren en vergelijken van verschillende planningsscenario’s is een cruciale stap in het goedkeuringsproces van budgetten. Met het gebruik van Excel-sheets is vaak een veelvoud van duplicaties nodig om een enkel scenario te kunnen draaien. Omdat Excel fungeert als zowel database als rekenmachine kost het enorm veel tijd, voorbereiding en manipulaties om aannames en scenario’s te kunnen vergelijken.

Business logica wordt in Jedox gecentraliseerd en berekeningen worden real-time gedaan. Hierdoor kunnen verschillende scenario’s sneller en kan makkelijker uitgewerkt worden.

Uitdaging 5
Top-down, bottom-up en workflow

In het planningsproces worden de doelen van een organisatie vaak top-down gesteld en wordt de data bottom-up verzameld. In de meeste gevallen krijgen budgetverantwoordelijke medewerkers (zoals bijvoorbeeld salesmanagers) een lege spreadsheet met enige richtlijnen. Deze medewerkers moeten hun data invullen, indienen en laten beoordelen. Excel is niet gemaakt voor een dergelijke workflow. Bovendien is het in Excel niet mogelijk om ad hoc historische cijfers in te laden. Dit betekent dat gebruikers elke planningscyclus opnieuw moeten beginnen.

In Jedox zijn workflows geïntegreerd in de oplossing. Het goedkeuringsproces en ‘vastzetten’ van data is hier een onderdeel van. De oplossing alloceert alle relevante data automatisch aan eindgebruikers, zodat ze niet elke planningscyclus dubbel werk verrichten.

Uitdaging 6
Inregelen van rechten en security

De Excel sheets die gebruikt worden voor planning bevatten vaak de meest gevoelige en vertrouwelijke informatie van een organisatie. Een deel van deze gegevens valt onder de AVG wetgeving. Denk hierbij aan personele gegevens zoals salarissen. Zodra privacygevoelige data gebruikt wordt voor planning en forecasting in een ongecontroleerde omgeving is er een hoog risico op overtreding van de AVG wetgeving. Finance professionals nemen vaak maatregelen om deze gegevens zoveel mogelijk te beschermen, maar zijn vervolgens genoodzaakt om losse Excel sheets (vaak per e-mail) rond te sturen. In een tijdperk waarin databeveiliging steeds belangrijker wordt, is een oplossing gewenst waarin deze veiligheid geborgd is.

Met het gebruik van Jedox staat alle data op een centrale, beveiligde omgeving. Gebruikers kunnen rechten toebedeeld krijgen waarmee ze alleen die gegevens te zien krijgen die voor hen bestemd zijn.

Uitdaging 7
Dashboards en managementrapportage

Excel en PowerPoint worden vaak beschouwd als de meest gebruikersvriendelijke tools om managementrapportages te maken. Echter, voor finance professionals is dit niet meer de meest moderne manier van werken. Zo wordt er niet voorzien in web-based informatie. De bestanden zijn vaak te groot om makkelijk te kunnen delen. Hierdoor wordt de data vaak zo gedestilleerd, dat het management en directie niet het complete plaatje krijgen. De rapportages zien er mooi uit, maar het proces daar naartoe is inefficiënt en beperkt de mogelijkheid om de data organisatie breed te kunnen analyseren.

In Jedox is altijd alle data beschikbaar voor analyse (rekening houdend met eerder genoemde rechten). Rapportage en planning zijn naadloos op elkaar aangesloten, waardoor de oplossing proactief alerts kan geven en het complete beeld van de organisatie kan geven.

Uitdaging 8
Een oneindig aantal Excel-sheets

Voor een gemiddeld MKB bedrijf met laten we zeggen 10 productlijnen, 10 rayons en 10 kostenplaatsen kan het aantal Excel sheets al gauw oplopen tot 10.000 per jaar. Dit is exclusief conceptversies en scenario’s! Bovendien moeten eventuele wijzigingen in tientallen individuele spreadsheets doorgevoerd worden. Het risico op incorrecte formules is groot en kan niet verminderd worden. Excel heeft simpelweg moeite om te fungeren als een multidimensionale oplossing.

Het multidimensionale model in Jedox maakt het mogelijk om te werken met sjablonen in plaats van individuele en gefragmenteerde rapporten. Met Jedox is er volledige connectiviteit met verschillende databronnen tot op applicatieniveau.

Conclusie

Finance professionals hebben nog vaak een voorkeur voor de flexibiliteit van Excel. Er zijn tegenwoordig echter alternatieven die de efficiëntie en effectiviteit van het planning- en forecastingproces sterk kunnen verhogen. Met een oplossing als Jedox hoeft er niet meer gekozen te worden tussen het één of het ander. Met Jedox moderniseer je het proces van planning en budgettering zonder de flexibiliteit van Excel los te hoeven laten.

Jedox biedt namelijk dezelfde flexibiliteit en look-and-feel als Excel maar verbetert daarnaast de ervaring door:

  • Gebruikersgemak;
  • Self-service;
  • Minder afhankelijkheid van de IT-afdeling;
  • Snelle ad-hoc analyses en rapportages;
  • Databeveiliging;
  • Automatiseren van het planningsproces, data integratie, versiebeheer en scenario’s;
  • Planning, analyse en rapportage zijn allemaal webbased en te gebruiken via mobiele apparaten;
  • Te koppelen aan Excel via een add-in.

Wil je meer weten over hoe je de ervaring met Excel kunt verbeteren?

 

Neem dan contact met ons op via info.bi.nl@axians.com of bel 088 – 597 55 00.