AI-gedreven apps voor Exact software

Karbouw maakt onderdeel uit van Schipper Bosch en heeft locaties in Amersfoort en Arnhem. Schipper Bosch realiseert en beheert vastgoed voor ondernemingen en particulieren. De uitvoering van onderhoud en service wordt gedaan door Karbouw. Tot voor kort werkten de monteurs van het bedrijf met papieren werkbonnen en formulieren. Omdat dit zowel arbeidsintensief als foutgevoelig was, wilde Karbouw het proces vanaf het vastleggen van een verzoek voor onderhoud en service tot en met de planning, uitvoering en facturatie optimaliseren. De oplossing werd gevonden in een app van ActDigital, naadloos geïntegreerd met Exact Synergy. “Mede met de inzet van ActDigital verloopt dit proces nu veel sneller en ontstaan er minder fouten dan in het verleden”, aldus Ronald van den Bunt, Business Controller van Schipper Bosch.

E.C.O. Inspections heeft mobiele digitalisering toegepast voor de inspecteurs in het veld, waarmee zij een overzicht hebben van de planningswerkzaamheden. Pieter Tienstra, directeur E.C.O. Inspections: “Onze mensen op locatie weten zo precies wanneer de inspectie plaats vindt, maar vooral wat er moet gebeuren. Per activiteit kan men een registratie vastleggen, zoals meetwaardes en checks. Het mooie is dat al deze gegevens live worden geregistreerd en direct – realtime – in Exact Synergy beschikbaar zijn. Het grote voordeel hiervan is dat het rapport direct wordt aangemaakt, via een app door de medewerker ter plaatse.”

“We hebben hiermee een enorme efficiencyslag gemaakt. Zodra de meetwaardes binnen zijn, zit een minuut later het inspectierapport in de mailbox van de medewerker. Dit levert een enorme tijdbesparing op. Voorheen waren medewerkers vier dagen onderweg en hadden ze één dag nodig om te rapporteren. Nu zijn ze 9,5 dag onderweg en zijn ze nog maar een 0,5 dag aan het rapporteren.”

Opleidingsbedrijf InstallatieWerk leidt jong technisch talent op voor bedrijven in de elektro- en installatietechniek. Deze vorm van contract onderwijs is een ontzettend mooi initiatief, opgezet door Nederlandse installatiebedrijven.

In de praktijk had het bedrijf te maken met een enorme administratieve last. Uren en reiskosten werden op papier ingevuld door de leerlingen, geaccordeerd door het leerbedrijf, waarvan vervolgens een factuur werd opgemaakt door InstallatieWerk. Dit administratieve proces moest sneller, foutloos en papierloos kunnen. De oplossing: het inzetten van een business app met ActDigital en deze koppelen aan Exact software. Het resultaat is een gestroomlijnd proces van urenregistratie tot aan facturatie voor ruim 3.000 leerlingen.

New York Pizza is al jaren klant van Axians en gebruikt Exact Globe als ERP systeem. De afgelopen jaren hebben ze dit uitgebreid met allerlei innovatieve toepassingen, zoals Warehouse Management, EDI en ActDigital apps. De apps zijn bedoeld voor de verwerking van emballage vanuit de eigen groothandel Euro Pizza Products. De bestellingen voor de winkels worden geleverd in kratten en de retourkratten worden geregistreerd en meegenomen.

Met ActDigital heeft New York Pizza dit proces getransformeerd van een papieren naar een digitaal proces. Voorheen werd de emballage door de chauffeurs genoteerd op papieren bonnen en aan het einde van de dag ingeleverd op kantoor. De administratie verwerkte de bonnen en moest de emballage achteraf op de factuur verrekenen per vestiging. Dit proces was foutgevoelig, zorgde voor veel handling en een late facturatie. Door het emballageproces te digitaliseren met ActDigital, kan de chauffeur nu ter plaatse de retouren invullen via de app. Deze informatie is nu direct beschikbaar op kantoor en de verrekeningen vinden automatisch op de factuur plaats. De factuur kan vervolgens direct digitaal worden verstuurd.