Van e-mail met bijlage naar Exact Synergy-document of -verzoek

Hoe vaak heb jij al handmatig een Synergy document opgesteld of workflow in gang gezet naar aanleiding van een e-mail? Zonde van je tijd! We creëerden een Outlook add-in met daarin diverse AI-agents. Deze agents voeren – op jouw verzoek – uiteenlopende taken voor je uit. In dit blog vind je een beschrijving van vier zeer handige agents!

Eén druk op de knop

Je ontvangt een e-mail met bijlagen waar je ‘iets’ mee moet. Dit kan simpelweg ‘lezen’ zijn, maar kan ook gaan om het aanmaken van een document, order of het in gang zetten van een serviceproces. Met één druk op de knop activeer je de Outlook add-in en verschijnt er naast je e-mail een menu met daarin allerlei agents. Een greep uit de mogelijkheden!

Agent #1: Meerdere bijlagen laten analyseren en samenvatten

Stel, je ontvangt een e-mail met daarin diverse bijlagen. In dit voorbeeld gaan we uit van bezoekverslagen. In plaats van al die verslagen door te lezen, activeer je de ‘Synergy Docs Chat’. Er verschijnt een chatvenster, waarin je de agent je opdracht kunt geven. Bijvoorbeeld ‘Maak een samenvatting per klant’. De agent analyseert de inhoud van de bijlagen en produceert een korte, overzichtelijke samenvatting. Met vijf regels per klant en ingaand op het thema, de kern, de reactie en actie. Ideaal voor projectleiders die verschillende bezoekverslagen toegestuurd krijgen!

Synergy-document

Je kunt de agent vervolgens de opdracht geven een Synergy-document van de e-mail te maken, met inbegrip van de bijlagen en samenvatting. Deze is direct vindbaar onder ‘Mijn documenten’. Zo is alle informatie met enkele kliks geborgd.

Agent #2: E-mail met bijlagen omzetten naar Exact Synergy of Exact Online-document

Snel van e-mail naar een Exact Synergy of Exact Online document? Activeer in dat geval de ‘Synergy Documents’ of ‘Online Documents’ agent. Je kunt de e-mail bijvoorbeeld laten vertalen of samenvatten voordat je het opslaat, waarna het direct – met eventuele bijlage(n) – te vinden is onder je documenten. Maar ook na het opslaan kun je hier acties aan verbinden, zoals het triggeren van een workflow. Makkelijk, snel, probleemloos.

Agent #3: Van e-mail naar sales order in Exact Globe of Exact Online

Het handmatig aanmaken van orders kost – met name voor handelsbedrijven met omvangrijke orders – veel tijd. Maar ook binnen de zakelijke dienstverlening is orderverwerking tijdrovend. De agent ‘Sales Order Chat’ lost dit voor je op!

Orderoverzicht en order

Door de Sales Order Chat te activeren, opent er een chatvenster waarin je je opdracht kunt geven. In dit geval is dit ‘Maak een orderoverzicht’. De agent analyseert de e-mail en bijbehorende bijlage(n) en combineert dit met alle benodigde, in Exact Globe of Exact Online aanwezige informatie. Het orderoverzicht verschijnt in beeld, waarna de AI-assistent – na jouw bevestiging – de order aanmaakt. De order is direct vindbaar onder je verkooporders en de klant krijgt per e-mail een orderbevestiging met prijzen, levertijden en condities.

Agent #4: Servicemelding analyseren, prioriteren én voorzien van oplossingsvoorstel

Een door jou geleverd product of geleverde dienst functioneert niet naar behoren en je klant mailt hierover. De ‘Task and Priority’ agent kan de e-mail en mogelijke bijlage(n) voor je analyseren en prioriteren. De agent is namelijk geconfigureerd om meldingen volledig in overeenstemming met het beleid van jouw organisatie te prioriteren. Het verzoek met daaraan gekoppeld de e-mail verschijnt direct onder verzoeken, met een automatisch gegenereerde prioriteit.

Automatisch oplossingsvoorstel en concept reactie

Als je het verzoek opent, zie je in de workflow de klacht over het product of de dienst. Hierin is de mail samengevat met bijbehorend actievoorstel, urgentie & prioriteit én een concept reactie. Het enige dat jij hoeft te doen is nagaan of je akkoord bent met het voorstel en je klant terugmailen. Dát is pas snelle service!

Zelf een Outlook-agent bedacht?

Heb je een idee voor een andere agent die jouw werk gemakkelijker maakt? Denk hierbij om te beginnen eens aan alle generieke mailboxen die jouw organisatie heeft! Neem contact met ons op!