Hoe maak je een field service-organisatie schaalbaar? 7 praktische tips

De vraag is dus niet óf field service-organisaties moeten opschalen, maar hoe ze dat slim doen zonder grip te verliezen op kwaliteit, planning en uitvoering. In dit artikel lees je 7 praktische manieren om je organisatie wendbaarder te maken en beter voorbereid te zijn op groei, veranderende opdrachtsoorten en schommelingen in de vraag.

De 7 tips op een rij:

1. Stroomlijn iedere opdrachtsoort
2. Automatiseer veranderlijke opdrachtsoorten
3. Creëer een 360-graden digitaal beeld van de opdracht
4. FIeldservice-opdrachten uitbesteden
5. Flexibele arbeid inschakelen
6. Gebruikmaken van data
7. Monteurs ondersteunen

1. Stroomlijn iedere opdrachtsoort

Zorg ervoor dat voor iedere opdrachtsoort je proces, werkwijze en werkzaamheden gestroomlijnd zijn. Dit zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde, optimale manier werkt en dat er minder fouten worden gemaakt. Dit bespaart tijd en verhoogt de kwaliteit van het opgeleverde werk. Het maakt het ook makkelijker om nieuwe medewerkers in te werken en om de kwaliteit van je diensten te waarborgen. Dit kan door van iedere werkopdracht een procesmatige blauwdruk te maken en deze visueel in te passen binnen je bestaande organisatie.

2. Veranderlijke opdrachtsoorten verregaand automatiseren

Probeer iedere opdrachtsoort zoveel mogelijk te automatiseren binnen de context van je organisatie. Daarmee bedoel ik dat je de opdrachtsoort integreert met bestaande processen voor bijvoorbeeld facturatie en logistiek. Automatisering helpt je zo om het aantal menselijke handelingen te minimaliseren, waardoor je met dezelfde mensen meer werkopdrachten kunt afhandelen.

In de praktijk van fieldservice is het automatiseren van opdrachtsoorten makkelijker gezegd dan gedaan. De inhoud van werkpakketten wordt door de opdrachtgever vaak gewijzigd of uitgebreid, er worden nieuwe eisen gesteld of systemen wisselen. Een oplossing hiervoor biedt onze field service-software en ons uitgebreide domeinmodel, waarmee je procesmodellen eenvoudig kunt aanpassen of uitbreiden.

3. Creëer 360 graden digitaal beeld van de klantopdracht

Het digitaliseren van processen is een effectief middel om de schaalbaarheid van je fieldservice-organisatie te verbeteren en efficiënter en effectiever te werken. Door alle gegevens digitaal vast te leggen kun je een integraal, 360 graden-beeld van je klantopdracht of klant opbouwen. Daardoor hebben alle belanghebbenden altijd inzicht in de actuele status. Ook kun je meer klantinzichten opdoen en zo beter inspelen op klantwensen. Afdelingen en samenwerkende partijen werken met dezelfde informatie en kunnen daardoor beter met elkaar communiceren.

4. Field service-werkzaamheden uitbesteden

Overweeg om bepaalde onderdelen van je werkpakket uit te besteden. Bepaalde werkzaamheden kunnen andere partijen mogelijk sneller en efficiënter uitvoeren. Dit is het geval als een bepaalde disciplines van een werkpakket niet tot jouw specialisme behoort, als de omvang van werkzaamheden jouw beschikbare capaciteit overstijgt of je alleen de regierol wilt vervullen.

5. Flexibele arbeidskrachten inschakelen

Natuurlijk kun je ook gebruikmaken van flexibele arbeidskrachten, zoals uitzendkrachten of freelancers. Hierdoor kun je snel en flexibel op- en afschalen als dat nodig is, afhankelijk van de aard van je werkopdrachten. Dit geeft je de flexibiliteit die je nodig hebt om op korte termijn te kunnen voldoen aan de vraag van je opdrachtgevers. Belangrijke aandachtspunten zijn de aansturing en grip houden op het uitgevoerde werk. Omdat uitzendkrachten vaak ‘nieuw’ zijn in je bedrijf, hebben zij duidelijke instructies nodig om de gevraagde kwaliteit en snelheid te kunnen leveren. Met onze field service-app kun je flexwerkers tot in detail door de werkopdracht heen leiden en op het juiste moment de juiste informatie aanreiken.

6. Gebruikmaken van data 

Maak gebruik van data om je processen te optimaliseren. Immers, meten is weten en de eerste stap naar verbeteren. Door de gegevens van je planning en uitvoering te analyseren, kun je bijvoorbeeld kijken of je efficiënter kan werken. Denk bijvoorbeeld aan kpi’s zoals:

• Reisuren versus productieve uren
• Instroom per type opdracht
• Afmeldcodes van de opdracht vergelijken met de vooraf verwachte inhoud van de opdracht
• First Time Right-rate per opdrachttype

7. Monteurs ondersteunen

Tenslotte is het belangrijk om in het veld je monteurs te faciliteren om het werk in één keer goed te kunnen doen. Dit betekent dat monteurs en engineers de juiste informatie bij de hand hebben, die simpel wordt gepresenteerd op een scherm. Ook het terugrapporteren moeten zij snel simpel en snel kunnen afronden. Zo stel je ze in staat om de klus snel af te ronden, zonder bergen administratie. Je kunt bijvoorbeeld monteurs eventuele afwijkingen en storingen op een PoP-locatie digitaal laten doorgeven via een druk op de knop in de app.

Persoonlijk advies?

Deze 7 stappen dragen bij aan een schaalbare field service-organisatie. Daardoor kun je wisselingen in de vraag makkelijker opvangen, ben je beter in staat om te groeien en kun je je klant op 1 zetten. Wil je ook vrijblijvend advies op maat voor jouw field service-organisatie? Neem dan contact met ons op.