Iedereen kent het wel: je komt een vergaderruimte binnen, sluit een laptop aan, iemand trekt een kabel los, het geluid doet het niet, de camera staat vast…… en voordat je het weet ben je al tien minuten kwijt. Niet aan samenwerken, maar aan prutsen met techniek.

Volgens Jan Roggeveen, verantwoordelijk voor het Collaboration‑team van Cisco in de Benelux, is dat precies wat we in moderne hybride organisaties niet meer moeten accepteren. ‘Een vergadering moet gewoon werken. Op ieder moment, op ieder platform, in iedere ruimte.’

Daarom ontwikkelde Axians Unite, een complete dienst voor moderne vergaderen, volledig gebouwd op Cisco‑technologie. In dit interview deelt Jan waarom deze combinatie zo krachtig is.

Een vergaderervaring die altijd hetzelfde werkt

Jan legt meteen de essentie uit: ‘De kracht van Unite zit in een superconsistente gebruikerservaring. Je komt een ruimte binnen, je drukt op één knop — of je zegt simpelweg ‘start mijn meeting’ — en je vergadering begint.’

Of organisaties nu werken met Cisco Webex, Microsoft Teams, Zoom of Google Meet, het maakt niet uit. De logica en intelligentie zit in de Cisco‑devices zelf. Daardoor blijft de bediening hetzelfde, ongeacht het platform dat de organisatie gebruikt.

Voor gebruikers voelt dat als een verademing: geen verwarring, geen geklooi met kabels, geen frustratie. Gewoon de ruimte inlopen en beginnen.

Waarom platform‑onafhankelijkheid zo belangrijk is

Volgens Jan worstelen veel organisaties met wisselende vergadertechniek. ‘De ene ruimte werkt net anders dan de andere. Soms staat een camera verkeerd ingesteld, soms is het geluid niet goed, soms werkt de Teams‑client niet of moeten mensen van platform wisselen.’

Met Unite en Cisco is dat verleden tijd. De vergaderapparatuur is namelijk ontworpen om het gebruikte platform volledig los te koppelen van de hardware. De intelligentie zit in de devices zelf, waardoor ze automatisch tonen wat je nodig hebt op het moment dat je een ruimte binnenkomt. Het scherm laat altijd de juiste knoppen zien, camera’s brengen deelnemers vanzelf op een natuurlijke manier in beeld dankzij slimme tracking, achtergrondgeluid wordt actief onderdrukt zodat gesprekken helder blijven en — misschien wel het belangrijkste — elke ruimte werkt overal hetzelfde. Zo ontstaat een consistente, betrouwbare vergaderervaring die gebruikers meteen herkennen en direct vertrouwen.

‘Daardoor kunnen gebruikers zich volledig op hun werk concentreren, en niet op de techniek.’ zegt Jan.

De juiste apparatuur voor de juiste ruimte

Een vergaderruimte is geen generiek concept. Een grote directiekamer vraagt iets anders dan een kleine vergaderruimte of een trainingsruimte. Axians gebruikt Cisco’s Workspace Designer, een tool die exact aangeeft welke apparatuur nodig is voor de optimale ervaring. Denk aan:

  • de positie van microfoons
  • het juiste cameratype bij het aantal deelnemers
  • voldoende geluidsdekking
  • ideale schermopstelling

‘Zo voorkom je dat een klein systeem in een grote ruimte wordt gezet,” zegt Jan. “Het gaat om een passende, professionele ervaring waar gebruikers direct blij van worden.’

Unite als dienst: voorspelbaar, schaalbaar en volledig ontzorgd

Wat organisaties volgens Jan het meest waarderen, is dat Unite geen eenmalig project is maar een complete dienst die alles omvat wat nodig is om vergaderruimtes soepel te laten draaien.

Geen grote investering vooraf, maar een voorspelbare maandelijkse dienst waarin zowel hardware, software en ondersteuning als beheer, monitoring en eventuele vervanging zijn inbegrepen. Het hele pakket blijft actueel, wordt continu bewaakt en groeit mee met de behoefte van de organisatie. Zo ontstaat een oplossing die werkt én blijft werken.

Partners zoals Axians maken die ervaring tastbaar, omdat zij de klantcontext begrijpen en precies weten wat er nodig is om vergaderen zo eenvoudig te maken als het zou moeten zijn: binnenkomen, starten en samenwerken zonder gedoe.

Axians brengt het tot leven. ‘Partners zoals Axians maken de ervaring écht, omdat zij de context kennen van de klant. Zij zorgen ervoor dat vergaderen werkt zoals het bedoeld is.’

Slimme sensoren: inzichten waar de organisatie direct mee kan werken

Wat veel organisaties zich niet realiseren, is dat devices ook functioneren als slimme sensoren. Jan vertelt: ‘De apparatuur meet bijvoorbeeld temperatuur, luchtkwaliteit, hoeveel mensen er in een ruimte zitten, en zelfs achtergrondgeluid. Die data komen samen in de Cisco Webex Control Hub. Zo krijg je real‑time inzicht in hoe ruimtes gebruikt worden.’

Dat levert direct voordelen op:

  • Medewerkers zien live welke ruimtes beschikbaar zijn.
  • Facility‑teams weten welke ruimtes te warm of te koud zijn.
  • HR krijgt inzicht in bezetting per verdieping.
  • Organisaties kunnen ruimtes efficiënter inrichten.

Ruimteplanning wordt daarmee geen gok, maar een datagedreven keuze.

Van boardroom naar complete organisatie: succes dat uitbreidt

Jan vertelt enthousiast over een recente ervaring: ‘We begonnen met één boardroom. De directie was zó tevreden over de eenvoud en kwaliteit dat ze zeiden: ‘Dit willen we overal.’ We hebben vervolgens alle vergaderruimtes in alle gebouwen omgebouwd. Dat zijn de mooiere trajecten — wanneer je ziet hoe blij mensen zijn dat alles werkt zoals het hoort.’

Het type feedback dat Axians vaak krijgt:

  • Eindelijk is videobellen geen frustratie meer.
  • Vergaderen begint op tijd.
  • Iedere ruimte werkt hetzelfde.

Dat maakt Unite een oplossing die niet alleen technisch klopt, maar vooral menselijk waardevol is.

AI als stille kracht achter vergaderen van de toekomst

AI speelt een steeds grotere rol in moderne samenwerking. Cisco‑devices gebruiken AI onder andere voor:

  • Automatische cameratracking
  • Geluidsverbetering
  • Real‑time transcripties
  • Live meeting notes
  • Samenvattingen voor deelnemers die later binnenkomen

Jan legt uit: ‘Als iemand later een meeting binnenkomt, krijgt die persoon een tekstuele update van wat er besproken is. Zo ben je meteen weer aangehaakt.’ AI wordt daarmee geen buzzword, maar een praktische helper die de werkdag slimmer maakt.

Conclusie: Vergaderen hoort geen moeite te kosten

Unite, gebouwd op Cisco‑technologie, zorgt ervoor dat vergaderen weer wordt wat het hoort te zijn: makkelijk, betrouwbaar en prettig. Zoals Jan het mooi samenvat: ‘Het werkt gewoon. En dat is precies wat mensen willen.’ Het zorgt voor:

  • een consistente ervaring in elke ruimte
  • platformonafhankelijk werken
  • slimme kamerinrichting
  • inzicht in ruimtegebruik
  • een dienst die continu geoptimaliseerd wordt
  • AI die werk echt makkelijker maakt

Wil je Unite zelf ervaren?

Wil je ontdekken hoe Unite jouw vergaderruimtes kan veranderen in ruimtes waar samenwerken vanzelf gaat? We laten het je graag zien. Plan een demo of adviesgesprek — dan laten we zien hoe Unite in jouw organisatie werkt.