Om er voor te zorgen dat de medewerkers van TenneT optimaal online kunnen vergaderen en hybride samenwerken heeft TenneT gekozen voor de dienst Audio Visual management services van Axians. We gingen hierover in gesprek met Bas Ferweda. Vanuit zijn rol als project lead is hij verantwoordelijk voor de uitrol van dit project.

Het is gemakkelijk om elektriciteit als vanzelfsprekend te beschouwen, want het is bijna overal. Maar heb je er ooit bij stilgestaan waar die energie eigenlijk vandaan komt?

In Nederland of Duitsland is de kans groot dat het allemaal te danken is aan TenneT. Als een van de grootste transmissiesysteembeheerders in de regio bezit en beheert het bedrijf meer dan 25.000 kilometer aan hoogspanningslijnen en kabels. Met 24/7/365 stroomvoorziening voor meer dan 43 miljoen klanten is de missie van TenneT om elektriciteit zo veilig, betrouwbaar en duurzaam mogelijk te leveren.

TenneT maakt hybride teamwork mogelijk

Volgens  Bas Ferwerda  (Product Owner en Project Lead bij TenneT) is duurzaamheid een van de kernpijlers van TenneT. Met een toegewijde inzet voor de toekomst van betaalbare energie focust hij zich samen met zijn team op alles wat ze kunnen doen om hier aan bij te dragen. Bas: ‘We moeten de energietransitie hoe dan ook vooruit helpen.’ .

Maar om dat te doen, hebben hij en zijn collega’s een uitgebreide, intuïtieve en zeer compatibele oplossing nodig. Voor een bedrijf met meer dan 7.000 werknemers internationaal is het van groot belang om op dezelfde golflengte te blijven. ‘Daarom wilden we alle vergaderruimtes uitrusten met de best beschikbare producten’  voegde Bas toe.

De kracht van samenwerking

Gezien de opkomst van hybride werk, deed TenneT alle moeite om een anytime, anywhere samenwerkingservaring mogelijk te maken. Volgens Bas moet deze manier van werken net zo beschikbaar zijn als water uit de kraan.

Nadat TenneT hun ideale vergaderruimtes hadden uitgedacht, hadden ze een partner nodig die hen kon helpen om de vergaderruimtes werkelijkheid te maken. Via een aanbesteding kwamen ze uit bij Axians.

Peter Ariens (Client Manager bij Axians): ‘Axians heeft ruime ervaring met het leveren van Audio Visuele dienstverlening, met name aan klanten in België. Toen TenneT via een aanbesteding een marktaanvraag deed was het voor ons een logische stap om te kijken of wij TenneT – naast de bestaande networking en security diensten die we leveren – konden helpen dit in te vullen.’

Volgens TenneT voldeed het aanbod van Axians aan al zijn eisen met betrekking tot servicestandaarden, 24/7 monitoring en concurrerende prijzen. Daarnaast vond TenneT bij Axians ook een partner waarop het team kon vertrouwen.

Je kunt alles op papier schrijven, maar de echte ervaring van elkaar leren kennen en de samenwerken is belangrijker. Het partnerschap is eigenlijk het meest waardevol. Je moet met elkaar samenwerken en een relatie opbouwen.

Bas Ferwerda

Project Lead bij TenneT

Planning van een probleemloos implementatieproces

Volgens Peter wilde TenneT een service waarin alles volledig voor hen zou worden geregeld. Dat omvatte niet alleen migratie, implementatie en monitoring, maar ook begeleiding bij de Cisco-hardware, oplossingen en licenties.

Peter: ‘Met behulp van Cisco hebben we een totale managed service voor TenneT gecreëerd. Als iemand informatie nodig heeft of als er iets vervangen moet worden, is er één contactpersoon die gebeld kan worden en het probleem kan oplossen.’

Axians ontwikkelde een strategisch plan van aanpak. Gecombineerd met het projectdocument geschreven door Bas, standaardiseerden TenneT en Axians het hele implementatieproces. In plaats van per kamer, voerde Bas dit plan per locatie uit op basis van de resultaten van het locatieonderzoek van Axians. Dit maakte het een eenvoudig, herhaalbaar proces.

We hebben ongeveer 400 vergaderruimtes en duizenden gebruikers, die elk hun eigen wensen en specifieke wensen hebben. Daarom hebben we standaarden ontwikkeld voor verschillende kamergroottes. Hierdoor konden we samenwerken met interne gebruikers, een locatieonderzoek van de kamer uitvoeren en beslissen in welke set-up het beste paste.

Bas Ferwerda

Project Lead bij TenneT

TenneT stimuleert interne en externe samenwerking met de Audio Visual Services van Axians

User experience

Wanneer je nieuwe oplossingen introduceert, zou je in eerste instantie kunnen denken dat er een leercurve is. Dit was echter niet het geval toen de nieuwe rooms in gebruik werden genomen.  Bas: ‘We waren al uitgerust met Cisco, dus je kunt je voorstellen hoe gemakkelijk het was om over te schakelen naar de nieuwe videoapparatuur. Je kon de verbetering in geluids- en beeldkwaliteit zien. De schermen waren daarnaast beter en gemakkelijk te gebruiken.’

Audio Visual Services van Axians

Alle vergaderruimtes van TenneT zijn uitgerust met de nieuwste technologie. Als een geïntegreerd samenwerkingssysteem bieden de Cisco Boards alles wat medewerkers nodig hebben voor hybride teamwork en co-creatie.  Bovendien hebben alle TenneT-medewerkers ook toegang tot de Webex App.

We zijn nu beter uitgerust om overal en altijd te werken, zelfs onderweg. Je zou kunnen zeggen dat het veel vrijheid en een goede balans tussen werk en privé heeft gecreëerd voor mensen. Dat maakt ons een aantrekkelijke werkgever.

Bas Ferwerda

Project Lead bij TenneT

Een volledig flexibele vergaderoplossing

In het traject heeft TenneT ook  gekozen voor de uitrol van Microsoft Teams Rooms (MTR). Omdat Cisco-apparaten naadloze MTR-integratie bieden kan Teams geïmplementeerd worden zonder de dagelijkse werkstromen te verstoren. Met Cisco als basisoplossing hebben gebruikers de flexibiliteit om het vergadersysteem van hun keuze te gebruiken.

Daarbij geeft de  Webex Control Hub een gecentraliseerd dashboard voor hun volledige samenwerkings-suite. Bas: ‘Het is heel eenvoudig. We hadden alles eerst lokaal, maar je kon het niet allemaal in één weergave zien. De Control Hub stelt ons in staat om ons te richten op specifieke metingen of naar apparaten in het algemeen te kijken om te zien of er problemen zijn.’

Verdere samenwerking in de toekomst

Bas: ‘Naarmate er nieuwe apparaten en standaarden komen, zullen we onze ruimtes in de loop van de tijd aanpassen. Omdat Axians al onze locatieonderzoeken heeft uitgevoerd en diep vertrouwd is met Cisco-apparaten, voorzie ik dat het een zeer sterke partner zal zijn in de toekomst voor elk bedrijf, inclusief het onze.’

Hybride vergaderen

Ben je benieuwd wat de Audio Visual Services voor je organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op via het formulier. We helpen je graag!