Neem contact op
Bel mij terug

‘Om onze zorgfunctie optimaal in te vullen, is het essentieel om een correct beeld van onze financiële situatie te hebben.’
Peter Fransen, Manager Planning & Control

 

Net als andere zorginstellingen hebben ziekenhuizen te maken met teruglopende budgetten. Ook het Rijnstate Ziekenhuis zoekt constant manieren om grip op de kosten te houden en zorg efficiënter in te richten. Vanzelfsprekend zonder concessies aan de kwaliteit. Betrouwbare informatie over de actuele financiële stand van zaken is daarbij onmisbaar. Maar Rijnstate wil graag verder vooruitkijken en voerde, naast de begrotingscyclus, ook rolling forecasts in. Door ieder kwartaal prognoses voor de komende twaalf maanden te maken, kunnen managers sneller reageren en zo nodig bijsturen. Deze processen worden ondersteund door IBM Cognos Planning.

 

Rijnstate is een topklinisch ziekenhuis met locaties in Arnhem, Zevenaar, Velp en Arnhem-Zuid. De patiënt staat centraal in de dienstverlening en dat uit zich in persoonlijke begeleiding voor het verbeteren, herstellen en behouden van zijn gezondheid. Dit gebeurt binnen een vertrouwde en veilige omgeving. Om topzorg ook op de lange termijn te garanderen, werkt Rijnstate continu aan de verbetering van kwaliteit en deskundigheid. Naast uitgebreid onderzoek naar de oorzaken van ziekten en betere behandelingen, wordt intensief samengewerkt met patiënten en zorgverleners, binnen en buiten het ziekenhuis.

 

Gefragmenteerde aanpak

‘Om onze zorgfunctie optimaal in te vullen, is het essentieel om een correct beeld van onze financiële situatie te hebben’, zegt Peter Fransen, manager Planning & Control. ‘Dat is de basis voor strategische beslissingen, toetsing en eventuele bijsturing. Het begrotingsproces dat daaraan ten grondslag ligt, is complex en tijdrovend. In het verleden verzamelde de afdeling Planning & Control Excel bestanden van alle afdelingen en bracht ze samen in de totaalbegroting. Bij aanpassingen moest dat proces nogmaals doorlopen worden. Deze gefragmenteerde aanpak was foutgevoelig door de vele conversieslagen en consolidaties. Bovendien was het lastig om de relatie tussen opbrengsten, kosten en resultaat helder inzichtelijk te maken.’

 

Betere stuurinformatie

De implementatie van IBM Cognos Planning zorgde voor een kwaliteitsslag en tijdswinst. ‘Samen met Axians hebben we in Cognos Planning een begrotingsproces ingericht dat verregaand gestandaardiseerd en geautomatiseerd is. Managers maken nu zelf hun begroting in IBM Cognos op basis van voorgedefinieerde velden. Hierdoor is het meer een begroting van de managers geworden in plaats van Planning & Control. Daarnaast is het praktisch en bespaart tijd. Verder is de resultaatrekening ook direct helder, waardoor het effect van wijzigingen duidelijk is. De manager ziet direct verbanden en kan scenario’s doorvoeren. De kwaliteit en snelheid van het begrotingsproces is verbeterd en leidt tot betere stuurinformatie. Dit verkleint de kans op verrassingen achteraf.

 

Vooruit kijken

De begroting biedt echter een vrij statisch beeld. Als bleek dat een inschatting niet met de werkelijkheid klopte, was bijsturen pas relatief laat mogelijk. Peter Fransen: ‘We willen niet alleen in de achteruitkijkspiegel kijken, maar ook vooruit kunnen blikken. Dat was slechts beperkt mogelijk omdat de prognoses die we maakten vrij globaal en niet taakstellend waren. Het is effectiever om over de jaargrens heen te kijken. Dat doen we nu met prognoses voor twaalf maanden die elke keer weer drie maanden opschuiven. Deze opschuivende prognoses of rolling forecasts zorgen voor stuurinformatie die veel actueler is en biedt meer mogelijkheden om het proces op tijd bij te sturen.’

 

In control

Op dit moment heeft Rijnstate beide processen naast elkaar ingericht. Dit is in aanvang lastig voor de betreffende managers en stelt hoge eisen aan de gegevensverwerking. ‘De IBM Cognos-omgeving ondersteunt beide processen echter effectief. Samen met Axians hebben wij de begrotingstool ook geschikt gemaakt voor de rolling forecast. Managers werken voor de begroting direct in IBM Cognos. Ze zijn hiervoor getraind. Dit ligt anders voor de rolling forecasts. Managers geven hun input voor de verwachtingen voor de komende 12 maanden en inhoudelijke wijzigingen, bijvoorbeeld vanwege reorganisaties. Planning & Control verwerkt deze gegevens in IBM Cognos Planning. In de rolling forecasts zijn deze effecten dan inzichtelijk te maken. Als de productie de komende periode terugloopt, is het ook noodzakelijk om de kosten te verlagen. Deze inzichten helpen om risico’s beter te beheersen en ook op de lange termijn ‘in control’ te zijn en te blijven.

 

Benchmarks

In de voortdurende zoektocht naar tijdige en betrouwbare managementinformatie zet Rijnstate inmiddels ook benchmarking in. ‘We vergelijken onze producten met die van andere ziekenhuizen op aspecten zoals prijs. Eventuele afwijkingen van de norm kunnen leiden tot een nadere analyse en actie. Het is de bedoeling om deze benchmarks mee te nemen naast de reguliere vergelijking van de begroting versus de werkelijkheid en de rolling forecasts.’

 

Axians Price

De keuze voor een IBM Cognos-omgeving biedt Rijnstate ook voordelen in de jaarlijkse onderhandelrondes met de zorgverzekeraars. ‘Axians Price, is IBM Cognos gebaseerd en biedt ons onderhandelteam alle informatie en berekeningsmodellen om de beste afspraken te maken. In totaal hebben we 3000 zorgproducten waarvoor we de opbouw van de kostprijs volledig in kaart moeten hebben. Met Axians Price rekenen we voor en tijdens de gesprekken snel verschillende scenario’s door. Met Excel is dat praktisch onmogelijk. Dat vraagt veel specifieke kennis en kost meer tijd. Daarnaast weten we nu zeker dat we steeds met dezelfde gegevens werken. Ook wijzigingen zijn direct zichtbaar voor het gehele team. Dit verkleint de kans op fouten. Gezien de bedragen die met de afspraken gemoeid zijn, kan een kleine fout grote gevolgen voor onze bedrijfsvoering hebben.’

Whitepaper FPM CTA