Een ERP-implementatie is zelden eenvoudig. Maar wat als jouw organisatie actief is in meer dan vijftien landen en soms opschaalt naar vijfendertig, met verschillende talen, culturen en tijdzones? Dan wordt een ERP-project al helemaal geen doorsnee IT-traject meer, maar een wereldwijde klus. Waar samenwerking zich grotendeels via schermen afspeelt en online meetings via Teams de status quo zijn. Voor Cordaid was dat 1,5 jaar geleden precies de realiteit. Na een selectieprocedure kozen ze voor Unit4 ERPx van Axians. Maar is Unit4 ERPx daadwerkelijk in staat om die internationale complexiteit te ondersteunen?
Een missie die geen ruimte laat voor inefficiëntie
Al meer dan honderd jaar werkt Cordaid in de meest kwetsbare gebieden ter wereld. Van Ethiopië tot Oekraïne, van Gaza tot Zuid-Soedan. Noodhulp, ontwikkelingssamenwerking, wederopbouw, vaak onder de moeilijkste omstandigheden denkbaar. In het hart van Den Haag, op loopafstand van de tweede kamer, wordt die wereldwijde missie dagelijks aangestuurd. Aan de muren van het Haagse hoofdkantoor hangen foto’s van verre landen, vrouwen met rietenmanden gekleed in traditionele kleding en zichtbare herinneringen aan de religieuze oorsprong van de organisatie.
Als je in zoveel verschillende landen werkt, moet je elkaar kunnen vinden in één systeem. Dat moet kloppen. Anders werkt het gewoon niet.” – Heleen van den Berg, CEO Cordaid
Om hun humanitaire missie waar te maken, is meer nodig dan alleen inzet. Het vraagt om inzicht in wat projecten daadwerkelijk bijdragen. Zoals CEO Heleen van den Berg het scherp verwoordt: “Als je in zoveel verschillende landen werkt, moet je elkaar kunnen vinden in één systeem. Dat moet kloppen. Anders werkt het gewoon niet.”
De druk van een veranderende wereld
De noodzaak voor vernieuwing ging verder dan technologie alleen. Donoren stellen steeds strengere eisen. Transparantie is cruciaal. Audit trails, monitoring, projectrapportages zijn niet langer ‘nice to have’, maar essentieel om überhaupt te kunnen opereren.
Cordaid zet in op een systeem dat niet alleen financieel functioneert, maar dat de volledige organisatie verbindt. Van Den Haag tot de meest afgelegen projectlocaties. Zodat je altijd kan onderbouwen wat projecten écht bijdragen.
Geen leverancier, maar een partner
Cordaid koos bewust voor een intensief selectieproces. Ze waren niet alleen op zoek naar software, maar naar een partner. Een partij die niet vóór hen zou werken, maar mét hen. Die partner werd Axians. Wat de doorslag gaf? Niet alleen de technologie, maar vooral de aanpak: Kennisoverdracht naar interne teams, opleiding van key-users wereldwijd en een gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel.
Zoals Chief Information Officer (CIO) Johan Storteboom het omschrijft: “Het is een utopie om te denken dat zo’n project zonder tegenslagen verloopt. Maar met de juiste partner kom je er samen altijd uit.”
Van financieel systeem naar wereldwijd platform
Wat begon als de zoektocht naar een financieel systeem, groeide volgens Johan uit tot iets groters. ERPx bleek niet enkel een financiële oplossing, maar een modern platform: Volledig geïntegreerde workflows en approvals, sterke audit trail functionaliteit, uitgebreide integratiemogelijkheden, schaalbaar voor toekomstige groei. Bij Johan, die als CIO zorgt dat de bedrijfsdoelen en technologie hand in hand gaan, nam het enthousiasme dan ook verder toe. Want voor Cordaid betekende dit een fundamentele verandering: van versnipperde processen naar één centrale waarheid.
Van versnipperde processen naar één centrale waarheid. – Johan Storteboom, Head of IT
Implementeren zonder grenzen
Misschien wel de grootste uitdaging? De uitrol. Geen lokale implementatie. Geen gefaseerde aanpak per regio. Maar een gelijktijdige uitrol in zestien landen. Met verschillende talen, culturele verschillen en tijdzones die elkaar soms nauwelijks overlappen.
Het voelde alsof Axians en Cordaid samen één organisatie waren. Met één gemeenschappelijk doel. – Dennis Otieno, key-user Cordaid
Dennis Otieno, key-user vanuit Zuid-Soedan (zo’n 14 uur vliegen vanuit Amsterdam), beschrijft het treffend: “We werkten met mensen uit vijftijn landen. Maar het voelde alsof Axians en Cordaid samen één organisatie waren. Met één gemeenschappelijk doel.”
Samen bouwen aan eigenaarschap
Door key-users op te leiden binnen Cordaid zelf, ontstaat eigenaarschap. De teams wereldwijd leren niet alleen het systeem te gebruiken, maar vooral te begrijpen. Dat heeft een directe impact: minder afhankelijkheid van externe partijen, snellere adoptie en efficiënter gebruik van middelen. Dat laatste is essentieel voor een organisatie als Cordaid. Elke besparing betekent meer steun voor mensen in landen in nood en daar draait het bij Cordaid om.
Meer dan technologie: een gedeelde missie
Het voorlopige resultaat is meer dan een succesvol IT-project. Cordaid beschikt nu over een fundament voor de toekomst. In een wereld die steeds instabieler wordt, met conflicten, klimaatcrises en groeiende ongelijkheid, is wendbaarheid cruciaal. Zoals Heleen van den Berg het zegt: “Met wat we hebben gebouwd, zijn wij klaar om die uitdagingen aan te gaan.”
In een wereld die steeds instabieler wordt beschikt Cordaid nu over een fundament voor de toekomst. – Heleen van den Berg, CEO Cordaid
Cordaid gelooft dat we op de wereld zijn om elkaar te helpen. En die overtuiging zochten ze ook in hun partners. In Axians vonden ze die. Axians paste zich continu aan de context aan. Samen legden ze niet alleen een IT-fundament, maar droegen ze bij aan iets groters.