Met de invoering van de General Product Safety Regulation (GPSR) sinds 13 december 2024 zijn de Europese regels voor non-food consumentenproducten verder aangescherpt. Organisaties moeten ook kunnen aantonen hoe productveiligheid is beoordeeld, waar informatie vandaan komt en wie binnen de keten verantwoordelijk is. De GPSR raakt fabrikanten, importeurs en distributeurs. Voor iedere partij gelden eigen verantwoordelijkheden, maar één vereiste loopt als rode draad door de regelgeving: productinformatie moet volledig, actueel, traceerbaar en beschikbaar zijn wanneer daarom wordt gevraagd.
Van productveiligheid naar aantoonbare productveiligheid
Productveiligheid is voor fabrikanten, importeurs en distributeurs niet nieuw. Wat verandert, is de nadruk op aantoonbaarheid. Organisaties moeten beter kunnen onderbouwen welke risico’s zijn beoordeeld, welke maatregelen zijn genomen en welke informatie die beoordeling ondersteunt.
Daarmee is GPSR niet alleen een onderwerp voor de kwaliteitsafdeling. Ook inkoop, supply chain, compliance en IT spelen een belangrijke rol. Zij moeten er samen voor zorgen dat product- en leveranciersinformatie betrouwbaar is en snel beschikbaar komt.
Voor wie geldt GSPR?
De GPSR is van toepassing op consumentenproducten die binnen de Europese Unie op de markt worden gebracht. De regelgeving onderscheidt verschillende rollen in de keten:
- Fabrikanten
- Importeurs
- Distributeurs, waaronder retailers
Iedere schakel heeft een eigen verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alleen veilige producten beschikbaar komen voor consumenten. Welke verplichtingen gelden, hangt af van de rol die jouw organisatie in de keten vervult. Bepaal zelf via deze beslisboom welke rol jij hebt.
Fabrikanten: veiligheid begint bij het product
Fabrikanten van non-food consumentenproducten blijven primair verantwoordelijk voor de veiligheid van hun producten. Zij beoordelen risico’s, nemen passende maatregelen en stellen de informatie beschikbaar die nodig is voor veilig gebruik. Denk aan technische documentatie, veiligheidsinformatie, waarschuwingen en instructies. Ook organisaties die producten zelf ontwikkelen of onder een eigen merk aanbieden, moeten hun productveiligheidsproces daarom goed inrichten. Lees hier welke GPSR-regels gelden voor fabrikanten
Importeurs: van logistieke schakel naar ketenverantwoordelijke
Voor importeurs van producten van buiten de EU brengt de GPSR extra verantwoordelijkheden met zich mee. Voordat een product op de Europese markt verschijnt, moet de importeur controleren of het aan de geldende veiligheidsvereisten voldoet. Ook moet relevante productinformatie beschikbaar zijn en moet voor ieder product een verantwoordelijke partij binnen de EU aanwezig zijn. Ontbreekt die partij, dan kan de importeur deze rol zelf vervullen. Daardoor wordt de importeur nadrukkelijker verantwoordelijk voor veiligheid, traceerbaarheid en documentatie. Bekijk wat jouw rol in de keten betekent
Distributeurs: controleren voordat een product verdergaat
Ook distributeurs en retailers moeten controleren of aan de geldende veiligheids- en documentatievereisten is voldaan. Voordat een product wordt aangeboden of verder wordt verhandeld, moeten worden nagaan of de fabrikant en waar van toepassing, de importeur hun verplichtingen zijn nagekomen. Zo vormen distributeurs een belangrijke controle in de keten. Om welke verplichten dit precies gaat? Lees welke GPSR-regels gelden voor distributeurs
Traceerbaarheid begint met betrouwbare data
Wanneer zich een veiligheidsprobleem voordoet, moeten organisaties snel kunnen vaststellen welke producten betrokken zijn, waar deze vandaan komen en welke partijen binnen de keten verantwoordelijk zijn. Dat lukt alleen wanneer relevante informatie gestructureerd en toegankelijk is. Organisaties moeten daarom inzicht hebben in:
- Welke producten op de markt zijn gebracht
- Waar producten vandaan komen
- Welke leveranciers betrokken zijn
- Welke documentatie beschikbaar is
- Welke veiligheidsmaatregelen zijn genomen
De kernvraag
Het gaat niet alleen om de vraag óf productinformatie bestaat. De echte vraag is of de juiste informatie volledig, betrouwbaar en direct beschikbaar is op het moment dat erom wordt gevraagd.
GPSR is geen los compliance project
De regelgeving raakt meerdere afdelingen tegelijk. Kwaliteitsteams hebben productinformatie nodig om risico’s te beoordelen. Inkoop moet kunnen vertrouwen op actuele leveranciersgegevens. Compliance moet aantoonbaar maken welke informatie beschikbaar is. IT zorgt ervoor dat gegevens uit verschillende bronnen toegankelijk en bruikbaar worden. Productveiligheid wordt daarmee een keten breed proces. Heldere verantwoordelijkheden, goede samenwerking en grip op data zijn minstens zo belangrijk als het uiteindelijke document.
Begin met inzicht in je huidige situatie
De impact van GPSR verschilt per organisatie, productgroep en rol in de keten. Een goede eerste stap is daarom om kritisch te kijken naar de huidige informatievoorziening en processen:
- Welke product- en leveranciersinformatie is beschikbaar?
- Waar staat deze informatie opgeslagen?
- Is de documentatie actueel en volledig?
- Kunnen gegevens worden herleid naar de juiste bron?
- Is informatie snel beschikbaar bij een controle of veiligheidsprobleem?
Dit inzicht maakt duidelijk waar de grootste risico’s en verbeterkansen liggen. Van daaruit kan de organisatie gericht werken aan betere datakwaliteit, traceerbaarheid en een beheersbaar productveiligheidsproces.
Van inzicht naar een slimmer een GPSR proces
Wil je weten hoe data, AI en automatisering kunnen helpen om productinformatie te verzamelen, risicoanalyses voor te bereiden en dossiers schaalbaar op te bouwen? Lees dan het verdiepende artikel over GPSR-compliance. Of ontdek direct hoe jouw organisatie GPSR proces slim kan inrichten, neem contact op met Marnix voor een verkennend gesprek via: marnix.koppejan@axians.com