In deze zesde blog ga ik wat dieper in op veelvoorkomende problemen met HRM-software in de bouwsector. Dit geeft wat meer inzicht in de uitdagingen waar HRM-managers mee te maken hebben bij het implementeren en gebruiken van HRM-software. En een belangrijke vraag daarbij is natuurlijk; zijn deze problemen te vermijden?

Belangrijke uitdagingen bij implementatie en gebruik

Hoewel HRM-software de potentie heeft om HR-processen te optimaliseren, ervaren bouwbedrijven vaak uitdagingen bij de implementatie en het dagelijks gebruik van deze software. De bouwsector heeft specifieke eisen die niet altijd door standaard HRM-oplossingen worden ondersteund, wat kan leiden tot inefficiënties en frustratie bij HR-teams. Enkele van de meest voorkomende problemen zijn:

Gebrek aan sectorspecifieke functionaliteiten: Veel HRM-oplossingen zijn ontworpen met een generiek bedrijfsprofiel in gedachten en sluiten niet altijd goed aan bij de unieke eisen van de bouw. Denk hierbij aan functionaliteiten voor projectmatige personeelsplanning, het bijhouden van specifieke certificeringen of integratie met ERP-systemen die zijn afgestemd op projectbeheer. Hierdoor moeten HR-teams vaak nog steeds terugvallen op handmatige systemen of externe tools, wat de voordelen van digitalisering vermindert.

Complexiteit en gebruikersonvriendelijkheid: HRM-software kan soms ingewikkeld zijn en vereisen dat gebruikers verschillende stappen moeten doorlopen voor eenvoudige taken. Vooral in een sector waar snelheid en eenvoud in administratieve processen essentieel zijn, kan een complexe software-ervaring tot vertragingen leiden. Dit is met name problematisch voor HR-medewerkers die minder technisch zijn onderlegd en voor medewerkers die op locatie werken en de software via mobiele apparaten gebruiken.

Kosten en onderhoud: Voor veel bouwbedrijven zijn de kosten voor HRM-software, inclusief onderhoud, een obstakel. Naast de aanschafkosten brengen sommige systemen extra kosten met zich mee voor technische ondersteuning, updates of maatwerk. Dit kan vooral een probleem vormen voor kleine en middelgrote bouwbedrijven met beperkte budgetten, die gedwongen worden concessies te doen in functionaliteit of ondersteuning.

Specifieke problemen die veel voorkomen bij HRM-software in de bouw

Hoewel HRM-software ontworpen is om HR-processen te vergemakkelijken, kan het ook nieuwe problemen introduceren die voorheen niet bestonden. Hieronder volgen enkele specifieke problemen die bouwbedrijven vaak tegenkomen:

Gebrekkige integratie met andere systemen: Veel bouwbedrijven gebruiken ERP-systemen voor projectbeheer, budgettering en resourceplanning. Als HRM-software niet goed integreert met het bestaande ERP-systeem, ontstaat er een gescheiden gegevensstroom die het moeilijk maakt om een samenhangend overzicht te krijgen van project- en personeelsdata. Dit resulteert in meer handmatig werk en een grotere kans op fouten.

Beperkte flexibiliteit voor tijdregistratie en verlofbeheer: De bouwsector heeft vaak te maken met seizoensgebonden werk en onregelmatige werktijden. Veel HRM-systemen zijn echter niet ontworpen om flexibel om te gaan met afwijkende tijdsregistratie of variabele verlofuren. Dit maakt het moeilijk om nauwkeurig de gewerkte uren en verlofaanvragen bij te houden, wat uiteindelijk invloed kan hebben op de salarisadministratie en arbeidskosten.

Problemen met certificering en veiligheidsvereisten: In de bouwsector moeten HR-managers ervoor zorgen dat medewerkers voldoen aan specifieke veiligheidscertificeringen zoals VCA, BHV, en sector-specifieke kwalificaties. Veel HRM-systemen bieden echter geen mogelijkheid om certificeringen automatisch bij te houden, waardoor HR-teams alsnog handmatig moeten controleren of medewerkers aan de veiligheids- en opleidingsvereisten voldoen. Dit kan leiden tot compliance-risico’s en extra administratieve last.

Voorbeelden uit de praktijk: waar gaat het vaak mis?

Hier zijn enkele casestudy’s van bouwbedrijven die specifieke problemen ondervonden bij de implementatie en het gebruik van HRM-software:

Case study 1: beperkte tijdregistratie bij aannemingsbedrijf “BouwInnovatief” 

BouwInnovatief implementeerde een HRM-systeem met de verwachting dat het de tijdregistratie zou vereenvoudigen. Echter, het systeem bood geen ondersteuning voor variabele werktijden, zoals overwerk tijdens piekperiodes. Hierdoor moesten medewerkers hun uren alsnog handmatig indienen, wat de administratieve last verhoogde in plaats van verminderde. Na deze ervaring besloot het bedrijf om een aanvulling te zoeken die specifiek ontworpen was voor flexibele tijdsregistratie.

Case study 2: gebrek aan integratie bij installatiebedrijf “TechProject” 

TechProject implementeerde een HRM-systeem zonder compatibiliteit met hun ERP. Hierdoor moesten medewerkers handmatig gegevens overdragen tussen beide systemen, wat leidde tot vertragingen en fouten in de salarisadministratie en personeelsplanning. Na verloop van tijd bleek dit inefficiënt, en het bedrijf besloot om een geïntegreerde oplossing te zoeken die de gegevens uit het ERP en het HRM-systeem naadloos kon combineren.

Stappen om veelvoorkomende problemen te voorkomen

Om deze veelvoorkomende problemen te voorkomen, kunnen bouwbedrijven enkele strategische stappen ondernemen voordat zij een HRM-systeem selecteren of implementeren:

Sectorspecifieke eisen duidelijk vastleggen in de selectiefase: Bouwbedrijven doen er goed aan om vooraf hun unieke eisen duidelijk vast te leggen en hierover te communiceren met de leverancier. Denk hierbij aan functies zoals projectmatige personeelsplanning, flexibele tijdsregistratie en het beheer van certificeringen. Door deze eisen te specificeren in de Request for Proposal (RFP) krijgen bedrijven een beter beeld van welke software aan hun behoeften voldoet.

Testfase met gebruikers uit verschillende afdelingen: Door de HRM-software te testen met een diverse groep gebruikers, van HR tot projectleiders en operationele medewerkers, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat de software intuïtief en gebruiksvriendelijk is voor iedereen. Een proefperiode kan helpen om potentiële obstakels in het gebruik van de software te identificeren voordat deze volledig wordt uitgerold.

Controle van integratiemogelijkheden met ERP-systemen: Bouwbedrijven die afhankelijk zijn van ERP-systemen moeten ervoor zorgen dat de gekozen HRM-software naadloos integreert met het ERP-platform. Een geïntegreerde oplossing bespaart tijd, vermindert fouten en zorgt voor een betere samenwerking tussen projectmanagement en HR. Dit kan door te kiezen voor een HRM-oplossing die directe koppelingsopties biedt met het bestaande ERP-systeem of door custom integraties te laten ontwikkelen door de leverancier.

Onderzoek naar ondersteunings- en opleidingsmogelijkheden van de leverancier: Vooral bij complexe systemen is ondersteuning essentieel. Bouwbedrijven kunnen leveranciers vragen om duidelijke ondersteuning en trainingen voor hun HR-teams en eindgebruikers aan te bieden. Regelmatige trainingen helpen gebruikers om het systeem optimaal te benutten en zorgen ervoor dat HR-teams zich comfortabel voelen met de software.

Conclusie: het vermijden van veelvoorkomende problemen met HRM-software

HRM-software kan aanzienlijke voordelen bieden, maar kan ook uitdagingen met zich meebrengen, vooral voor bedrijven in een sector met unieke eisen zoals de bouw. Door sectorspecifieke eisen te verduidelijken, integratieopties zorgvuldig te evalueren, en te investeren in training en ondersteuning, kunnen HR-teams veelvoorkomende problemen vermijden. Bouwbedrijven die proactief de juiste stappen zetten bij de selectie en implementatie van HRM-software, zullen in staat zijn om een systeem te vinden dat niet alleen hun operationele efficiëntie verhoogt, maar ook zorgt voor een betere naleving van regelgeving en een hogere medewerkerstevredenheid.

In de volgende blog zal ik jullie tips en trucs geven om een goede Request for Proposal (RFP) te schrijven. Een goed geschreven RFP helpt bedrijven namelijk om hun eisen duidelijk te communiceren en geeft leveranciers inzicht in de functionaliteiten en ondersteuning die het bedrijf nodig heeft.