Wie kan, werkt deze dagen thuis. Waar de laptop openklappen iets is wat vanuit iedere locatie mogelijk is, brengt het vanuit een ergonomisch standpunt nieuwe uitdagingen met zich mee. Want hoe zorg je dat iedereen de juiste middelen in huis heeft om op een gezonde manier te werken?
Veel organisaties hebben de afgelopen periode dan ook thuiswerkregelingen in het leven geroepen, als onderdeel van de vaste arbeidsvoorwaarden. Hiermee krijgen werknemers een budget om zaken als een bureaustoel, bureau, toetsenborden en meer aan te schaffen. Met als doel om de werkplek op kantoor te repliceren in de thuissituatie. Een goede ontwikkeling met het oog op de gezondheid van de werknemers. Maar ook een uitdaging om grip op te houden. Ten minste, wanneer je hiervoor niet de juiste middelen tot je beschikking hebt!
Van RI&E tot facturatie volledig geregeld
Met Procure to Pay van Axians – in combinatie met dashboarding via PowerBI – houd je gemakkelijk zicht op het bestedingsbudget per medewerker, afdeling en organisatie. Ook de randvoorwaarden van de thuiswerkregeling kunnen geautomatiseerd worden met het systeem. Zo hanteren we zelf binnen Axians een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) om te bepalen of de werknemer thuis beschikt over een geschikte werkplek. Hierbij kan je denken aan vragen omtrent lichtinval en geluid. Via een verzoek binnen Exact Synergy worden deze vragen gesteld , waarna ze ter controle bij de juiste persoon terecht komen.
Bij akkoord kan direct een inkoopaanvraag geopend worden met de beoogde producten – te bestellen via een portal of elders, afhankelijk van de insteek van jouw eigen thuiswerkregeling. In de inkoopaanvraag zie per medewerker het budget en wat er nog over is na aanvraag. In onderstaand voorbeeld wordt een persoonlijk budget van €500,- gehanteerd. De gecontroleerde RI&E is tevens gekoppeld aan de aanvraag, waardoor alles in één scherm inzichtelijk is voor goedkeuring!
Vervolgens kan management via dashboarding gemakkelijk inzien hoeveel budget er al besteed is, welke artikelen het meest populair zijn en meer. Deze data kan vervolgens strategisch ingezet worden voor bijvoorbeeld het aangaan van een partnership met een leverancier, het uitbreiden van de thuiswerkregeling of anders.
Wil jij het proces omtrent thuiwerkregelingen ook stroomlijnen?
Wij helpen je graag bij het vereenvoudigen van de thuiswerkregeling. Wij leveren de verzoeken mee met Procure to Pay zodat jij snel aan de slag kunt. Samen zorgen we ervoor dat jij optimaal grip houdt op het proces van inventarisatie tot levering. Wanneer je PowerBI in huis hebt of in gebruik wilt nemen, kunnen wij tevens het standaard dashboard voor je inrichten!
Direct aan de slag? Neem dan contact met ons op via marketing.bs.nl@axians.com.