Volledig in controle van aanvraag tot betaling met geïntegreerde inkoopsoftware

Wanneer het gaat om het optimaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen, is het inkopen van goederen en diensten een proces dat bij veel organisaties niet de hoogste prioriteit krijgt. Toch is dit veelal ongestructureerde proces van aanvragen, goedkeuren, inkopen en betalen de kans om snel winst te behalen. Waarom zou je bijvoorbeeld uren inzetten om inkomende facturen te controleren? Als het proces aan de voorkant namelijk strak en goed is ingeregeld, is dat helemaal niet meer nodig!

Dat is waarom Axians een inkoopmanagement software module voor Exact Synergy heeft ontwikkeld, genaamd Xtended P2P. Deze Procure to Pay oplossing ondersteunt de gehele cyclus van aanvraag tot betaling, allemaal geïntegreerd binnen Exact Synergy. Voorkom budgetoverschrijdingen en houd continu overzicht over verplichten en betalingen. Zo betaal je niet meer dan afgesproken en zorg je voor een eenvoudig autorisatieproces waardoor kosten altijd goedgekeurd zijn.

Factuurmatching met Robotic Accounting

Onderdeel van Xtended P2P is Scan Sys ImageCapture for Invoices. Deze intelligente scan- en herkensoftware maakt je digitale en papieren facturen eenvoudig onderdeel van het Procure to Pay proces. Je bepaalt zelf welke afwijkingen acceptabel zijn, waarna de inkoopfactuur automatisch gematcht wordt met een afgesloten inkoopcontract. De factuur wordt automatisch geboekt zonder dat hier mankracht aan te pas komt. Op deze manier is beoordelen en corrigeren dus alleen nog nodig bij facturen met grote afwijkingen, waarvan je automatisch een melding krijgt. Meer facturen boeken in minder tijd; het is mogelijk met de inkoopsoftware module Xtended P2P.

 

Voordelen van Xtended Procure to Pay (Xtended P2P)

✓  Snelheid 
De geïntegreerde procesflow van onze Procure to Pay oplossing zorgt dat betrokkenen automatisch geïnformeerd worden om de juiste actie te ondernemen. Denk bijvoorbeeld aan een aanvraag goedkeuren, een bestelling plaatsen of een levering accorderen.

✓  Bespaar kosten
Met Xtended P2P match je gemakkelijk inkoopfacturen met afgesloten inkoopcontracten. Door bestellingen, ontvangstbonnen en inkoopfacturen te vergelijken ontdek je snel prijsverschillen. Zo bespaar je op zowel directe inkoopkosten als proceskosten.

✓ Grip en controle
Je hebt altijd inzicht in waar aanvragen, bestellingen of leveringen zich in het proces bevinden. Budgethouders hebben continu inzicht in beschikbare budgetruimte en krijgen inzicht in de inkoopfactuur.

✓  Factuurmatching
De geautomatiseerde verwerking van inkoopfacturen matcht de aanvragen, bestellingen en de ontvangst van de goederen. Is er een match? Dan wordt deze direct betaalbaar gesteld!

Nieuwsgierig geworden?
Wil je meer weten over Xtended P2P voor de verdere automatisering van jouw inkoop processen?
Neem dan contact met ons op via onderstaand formulier!