De zorg staat de komende jaren voor een aantal grote uitdagingen. Regeldruk, toenemende zorgvraag, krapte op de arbeidsmarkt en stijgende kosten maakt dat de druk op zorgverleners en zorginstellingen toeneemt. Innovatieve technische & wetenschappelijke ontwikkelingen maken betere zorgverlening mogelijk en beïnvloedt de verwachtingen van patiënten ten aanzien van de zorgverlening. Regeldruk maakt dat zorgverleners en specialisten soms meer schermtijd dan patiënt- of cliënttijd beleven. Toepassing van kunstmatige intelligentie (ook wel Artificial Intelligence of AI) kan hierin ondersteunend werken en werk uit handen nemen. En AI is eenvoudiger inzetbaar dan de term doet vermoeden.

Veelbelovende automatiseringsoplossing voor zowel de klinische als operationele processen worden veelal ervaren als registratiesystemen in plaats van informatiesystemen! Er gaat onnodig veel tijd zitten in het verwerken door de medewerkers voor het systeem, terwijl het systeem juist had moeten gaan werken voor de medewerkers. Een oplossing, waarbij de systemen gaan werken vóór de medewerkers, ligt in het toepassen van verdergaande innovatie op basis van de waardevolle, in de dagelijkse werkzaamheden geregistreerde en opgeslagen data. Een van deze verdergaande innovaties is de toepassing van AI.

Veilig en betrouwbaar tijd besparen op de factuurverwerking met AI

Als onderdeel van onze branche totaaloplossing voor de zorg, bieden wij onze klanten factuurverwerkingsadministratie. Een gemiddeld ziekenhuis heeft naar schatting te maken met zo’n 25.000 facturen per jaar. Afkomstig van zo’n 2.000 crediteuren en een inkoopvolume van € 50 miljoen. Ondanks dat we een verschuiving zien naar diensten als Peppol en UBL, wordt het leeuwendeel van inkomende facturen nog steeds via de e-mail in pdf-formaat aangeleverd. Ondanks de duidelijke instructies aan de leverancier om het beoogde e-mail adres enkel te gebruiken voor het aanbieden van facturen, glippen er toch altijd nog pakbonnen, aanmaningen of reclame-uitingen tussendoor. Om vervuiling te voorkomen door alles automatisch te verwerken, vraagt in principe elke mail met bijlage om een controle. E-mails met niet relevante bijlagen dienen te worden uitgefilterd. Dit is saai, onnodig tijdrovend en zonder een goed geautomatiseerd alternatief helaas een noodzakelijk kwaad.

Modernisering van je werkprocessen

Ontwikkelingen vanuit Microsoft Dynamics 365 Business Central en Azure Intelligent Cloud diensten bieden ons tegenwoordig prachtige innovaties waarmee we onze Zorg ERP applicatie kunnen verrijken. Innovaties als taakspecifieke AI integreren naadloos met Zorg ERP en kan als krachtig stuk gereedschap veelvoorkomende scenario’s zoals voornoemde factuurcontrole processen feilloos uit handen nemen en voor de medewerkers uitvoeren.

Grip op je mailbox

Op basis van de eerder genoemde 25.000 facturen per jaar ontvangt een ziekenhuis dagelijks dus zo’n 100 facturen. Een aanzienlijk deel wordt per e-mail met bijlagen ontvangen in de crediteuren mailbox. Op deze mailbox ‘draait’ de Zorg ERP AI-dienst die elke binnenkomende e-mail scant. De AI-dienst is door Axians gevoed met facturen en is zo geleerd om factuur-layouts te herkennen. De pdf-bijlage in de e-mail wordt door de AI-dienst ‘gelezen’ en de AI-dienst bepaalt vervolgens – met een groeiende mate van zekerheid – of het een factuur betreft dan wel spam of een ander document. Op basis van een vooraf ingestelde minimale zekerheid biedt de AI-dienst de factuur aan voor verdere verwerking binnen de factuurverwerkingsmodule van Zorg ERP en importeert de Zorg ERP AI-dienst automatisch in Zorg ERP.

Is de AI-dienst niet ‘zeker’ genoeg of is de AI-dienst er zeker van dat het geen factuur betreft, dan archiveert de AI-dienst de e-mail voor de gebruiker in een aparte mailmap in Microsoft Outlook. Zo informeert de AI-dienst de gebruiker over de uitval en stelt hem zodoende in staat die documenten wel of niet te importeren. In het geval een e-mail onterecht werd gearchiveerd, een zogenaamde “False Negative”, dan kan de e-mail handmatig aangeboden worden voor verwerking en zal de AI-dienst deze pdf onthouden en in het vervolg behandelen als een factuur. De Zorg ERP AI-dienst is daarmee zelflerend en zal door veel gebruik almaar betrouwbaarder worden in de tijd. Door gebruik te maken van deze veiligheidsmarges is het toepassen van AI veilig en betrouwbaar.

Tot slot

De crediteurenadministrateur hoeft nu niet meer zelf door alle e-mailbijlagen te akkeren. Dat bespaart tijd en kosten waardoor er meer tijd overblijft voor zorg! En die AI-dienst? Die leert gaandeweg, is 24/7 beschikbaar en kan de kwalificatie veel sneller uitvoeren dan welke medewerker ook. Met Zorg ERP AI kunnen we repeterende en herkenbare taken automatiseren. Hierdoor worden medewerkers geassisteerd en gaat het systeem vóór jou werken!

Benieuwd hoe dit werkt? Bekijk onze productvideo over deze toepassing!

Andere toepassingen van AI-diensten betreffen onder andere de inzet van AI om afwijkingen in (data)patronen vroegtijdig te detecteren. Hiermee kunnen potentiële fouten vroegtijdig worden gesignaleerd en medewerkers automatisch worden geïnformeerd om te handelen. Daarnaast valt ook te denken aan toepassing van: spraakherkenning, voorgelezen worden, geschreven of gesproken tekst samenvatten, op basis van data acteren en informeren. Verzin het maar: met AI is het mogelijk!

Wil je meer weten over de mogelijkheden van toepassing van kunstmatige intelligentie in jouw processen? We helpen je er graag bij.

Matthijs Tromp Matthijs is productowner van Zorg ERP. Hij adviseert ziekenhuizen en zorginstellingen over financiële oplossingen en integratievraagstukken. Hij heeft onder andere ervaring opgedaan met Exact, Navision, Business Central en zorgspecifieke toepassingen rondom declaraties en inkomende factuurverwerking. Met veel plezier en gedrevenheid past Matthijs met het Zorg ERP team innovaties in die de Nederlandse zorg helpt kosten te besparen en administratieve lasten weg te nemen.