Vier valkuilen bij software selecties

Als Pre Sales Consultant komt Erik de Meijer vaak bij verschillende organisaties en voor uiteenlopende vraagstukken. Variërend van bestaande klanten die een nieuw proces willen automatiseren tot prospects die een uitvraag doen voor een deel van hun (primaire) proces.

In deze serie van artikelen neemt hij je mee in de diversiteit aan vraagstukken die hij in de praktijk tegenkomt, met daarbij een aantal tips en overwegingen. In dit blogartikel: software selecties.

 


 

Een software selectie is een onderwerp waar veel bedrijven tegenaan hikken. De software is verouderd, wordt niet meer ondersteund of sluit niet meer aan op de bedrijfsvoering. Vaak zijn deze organisaties ook niet op de hoogte van alle technische en functionele mogelijkheden die er zijn vandaag de dag.

Een software selectie is geen dagelijkse kost. Het kost vaak veel tijd om de juiste mensen uit de organisatie bij elkaar te zetten en om een helder beeld te krijgen van de gewenste situatie. En dat is nog maar het begin…

Er zijn een aantal valkuilen die ik in de praktijk ben tegengekomen, en die ik hieronder kort de revue zal laten passeren.

Valkuilen

Geen beschikbare mensen

Als het selectietraject achter de rug is lijkt het meeste werk gedaan. Echter, na de keuze voor de juiste oplossing moet deze worden geïmplementeerd. Om te zorgen dat de toekomstige gebruikers ook tijdig kennis opdoen zijn zij een belangrijke schakel in dit traject. Dit komt dus naast alle huidige werkzaamheden die er al zijn. De winkel blijft open tijdens de verbouwing.

Dit is dus een belangrijk punt om uit te vragen in een selectie. Hoeveel tijd is er benodigd voor de medewerkers voor iedere dag dat er een consultant langs komt? Vaak is dit een verhouding van 1:2. Een consultant legt iets uit of richt iets in en hierna gaan de medewerkers aan de slag, bijvoorbeeld met testen of vullen van data.

Complete ontzorging kan uiteraard ook, maar dan zullen de medewerkers op een andere manier kennis moeten opdoen.

Alleen het bestaande proces beschrijven

Bij het in kaart brengen van de processen lijkt het logisch om de huidige werkwijze te beschrijven. En dan vooral de zaken die in het huidige systeem niet lekker lopen. Toch is het juist goed om even weg te gaan bij de dagelijkse praktijk en te kijken hoe het ideale proces er uit zou kunnen zien, zonder hierbij te direct te denken in (software) oplossingen. In deze fase kan het ook handig zijn om een collega bedrijf te bezoeken om inspiratie op te doen.

Te weinig draagvlak

In de praktijk kom ik nog wel eens bij een aantal klanten waarbij de beslissing voor een nieuw systeem wordt genomen door een beperkte groep, vaak directie. Eindgebruikers zijn dan (nog) niet betrokken. Afhankelijk van de cultuur van de organisatie kan dit goed gaan, maar in veel gevallen levert dit later in het traject problemen op. Mensen voelen zich niet gehoord en hebben geen input kunnen leveren, terwijl het nieuwe systeem voor hen de grootste impact heeft. En omdat zij er dagelijks mee werken zijn het vaak ook experts in een (deel van het) proces.

Het ‘eiland’ denken

Als er een software selectie wordt gedaan is het altijd goed om altijd breder te kijken dan de afdeling alleen waar het betrekking op heeft. Uiteraard kan dit besluitvorming vertragen, maar er kan vaak meer synergie worden bereikt als meerdere afdeling met hetzelfde systeem uit de voeten kunnen. Hiermee voorkom je dubbele invoer, en tegelijkertijd hebben meerdere mensen inzicht in dezelfde data. Ook is het vaak zo dat processen meerdere afdelingen raken, en wordt het totaalproces overzichtelijker en efficiënter.

‘Bezint eer ge begint’ is dus een uitspraak die ook zeker van toepassing is op het doen van een software selectie. Bedenk wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn van de mensen in de organisatie en maak een goede afweging in hoeverre zaken worden uitbesteed of niet. Zo zijn er organisaties en software leveranciers die ook in het voortraject kunnen helpen met het opstellen van eisen en wensen en het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen.