Houd je team betrokken in een versnipperde werkomgeving

Betrokken medewerkers zijn gemotiveerd, gepassioneerd, begrijpen de waarden en doelstellingen van een organisatie en zetten alles op alles om deze doelstellingen te bereiken. Het is dus van belang dat  thuiswerkende medewerkers betrokken blijven, maar hoe bereik je dit als je ze niet meer dagelijks ziet? In dit artikel geven wij vijf tips om je medewerkers op afstand betrokken te houden.

1. Communicatie is key

Voor jou als manager is communicatie de sleutel om medewerkers betrokken te houden. In deze tijd is communicatie belangrijker dan ooit. Betrokken personeel is tweerichtingsverkeer. Jij als manager moet je best doen om jouw team te betrekken maar de medewerkers beslissen zelf hoe betrokken ze zijn. De betrokkenheid vermindert snel  wanneer een medewerker het gevoel heeft niet gesteund te worden.

Houd daarom je medewerkers op de hoogte van de laatste ontwikkelingen binnen de projecten maar vooral ook van ontwikkelingen binnen de gehele organisatie. Dit kan door updates te versturen per mail maar ook door wekelijks een digitale meeting in te plannen. Dit zorgt voor meer interactie. Informeer of alles duidelijk is en of iedereen verder kan met hun taken. Benadruk ook de positieve updates en geef (virtuele) schouderklopjes waar en wanneer je maar kan. Deze updates vervangen de interacties die voorheen op kantoor plaatsvonden.

Communiceer ook duidelijk dat je medewerkers altijd contact op kunnen nemen als ze ergens tegenaan lopen, zo maak je de drempel om in contact te blijven lager. Plan daarnaast ook één op één gesprekken in met je medewerkers. Tijdens deze gesprekken hoeft het niet alleen over werkgerelateerde onderwerpen te gaan. Vraag juist naar hoe de medewerker zich voelt en laat merken dat ze altijd bij je terecht kunnen mocht er iets zijn. Iedereen gaat anders om met de situatie, voor de een is het makkelijker dan voor de ander. Als manager is het belangrijk om te weten wat er speelt bij je medewerkers en om een vinger aan de pols te houden. Medewerkers kunnen zich snel geïsoleerd voelen en minder betrokkenheid tonen wanneer er geen (goede) verbinding is.

2. Breng structuur aan door vaste contactmomenten

Zoals hierboven beschreven is communicatie belangrijker dan ooit, daarnaast is structuur aanbrengen ook belangrijk. Op kantoor gaat dit net even makkelijker. ‘s Ochtends starten met een gezamenlijke koffie, ‘s middags samen lunchen en aan het eind van de week een borrel.

Wanneer je niet op kantoor werkt is het belangrijk om contact met elkaar te blijven houden. Plan daarom vaste contactmomenten in, bijvoorbeeld elke ochtend om half 9 een digitale meeting. Bespreek tijdens deze meetings wat er op de planning staat voor vandaag zodat iedereen op de hoogte is van elkaars werkzaamheden. Deze meetings zijn ook perfect om persoonlijke updates te vertellen. Door deze dagelijkse interactie blijven medewerkers up-to-date, met elkaar verbonden en bovenal betrokken. Merk je nu dat je team te groot is voor deze meeting opzet, maak dan subteams. Binnen een subteam worden de werkzaamheden en updates besproken. De teamleiders van deze subteams kunnen elkaar op de hoogte houden van de huidige stand van zaken.

Plan vooral ook leuke dingen in. Was er voorheen elke vrijdagmiddag een borrel op kantoor? Plan dan een digitale borrel in. Daarnaast kun je afwisselen met verschillende soorten quizzen. Plezier op de (digitale) werkvloer blijft natuurlijk belangrijk!

3. Zorg voor vertrouwen tussen jou en je medewerkers

Een belangrijke factor voor betrokken medewerkers is vertrouwen. Het kan zijn dat je het lastig vindt om je medewerkers te vertrouwen wanneer je ze niet kan controleren. Vertrouwen is ook niet voor niets een van de moeilijkste aspecten van management op afstand. Tegenwoordig zijn er verschillende software programma’s die de voortgang en activiteiten van de medewerkers volgen. Het kan verleidelijk zijn om deze software te gebruiken om zo je medewerkers te controleren. Toch is dit geen goede oplossing. Het streng controleren van je medewerkers zorgt ervoor dat jij een micromanager wordt. Voor medewerkers kan het voelen alsof je geen vertrouwen in ze hebt. Dit gaat ten koste van hun motivatie en daarmee de productiviteit. Het monitoren van  medewerkers doe je door middel van de behaalde resultaten en prestaties. Deze bespreek je tijdens de digitale meetings met je team.

Het maken van goede afspraken draagt bij aan het verhogen van het vertrouwen. Maak afspraken over beschikbaarheid. Zorg ervoor dat je agenda up to date is, zet je status op afwezig als je met lunchpauze bent en zet je status op bezet of niet storen als je bezig bent en niet gestoord wilt worden. Wanneer iemand constant de status beschikbaar heeft maar niet reageert kan dit voor irritaties gaan zorgen. Door duidelijke afspraken weet iedereen waar die aan toe is en zal iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid moeten nemen. Het is aan jou als manager – en de medewerkers onderling – zaak daarop te vertrouwen. Merk je dat een of meerdere medewerkers zich niet aan de afspraken houden? Spreek ze hier dan persoonlijk op aan en niet waar het gehele team bij is.

4. Maak gebruik van projectmanagement tools

Op kantoor bespreek je samen de voortgang van de werkzaamheden, weet je precies welke taken nog open staan en wat de status van een project is. Ondanks de digitale update meetings is de kans groot dat je minder grip meer hebt op de werkzaamheden van medewerkers. Door gebruik te maken van een projectmanagement tool zie je welke taken nog open staan en wat de voortgang van een project is. Projectmanagement tools zijn daarnaast ook geschikt om planningen te maken. Doordat je inzicht hebt in de beschikbaarheid van je medewerkers kun je de productiviteit verhogen.

Om goed samen te werken moet iedereen bij de juiste informatie kunnen. Zorg ervoor dat iedereen bij de benodigde bestanden kan. Wanneer je goede projectmanagement software volledig integreert met je andere systemen en werkwijzen, staan alle afspraken en informatie op één centrale plek.

5. Verras je medewerkers

Niets is leuker dan een cadeau krijgen. Dit hoeft niet groot te zijn; het gaat namelijk om het gebaar! Wat dacht je van brownies per post, een bosje bloemen of een chocoladereep? Iets tastbaars doet het altijd goed. Door iets te geven, laat je medewerkers weten dat je aan ze denkt. Dit zorgt voor meer betrokkenheid.