Het verwerken van declaraties – een ultieme vorm van repetitieve arbeid – kost het MKB nog altijd veel tijd. Ook liggen handmatige fouten op de loer. Dat kan beter! Sneller van bonnetje naar boeking? Lees in dit blog hoe je declaraties in Exact Globe kunt versnellen met AI!
AI verwerkt je declaratiebonnen
AI is uitstekend in staat declaraties in Exact Globe te versnellen. Namelijk met behulp van onze AI-oplossing voor Exact. Hierdoor hoeven medewerkers enkel een foto van de declaratie bon te sturen naar een speciale ‘declaratie inbox’, waarna de e-mail en bijlage door AI worden vertaald naar medewerker, datum, bedrag, btw-bedrag en type declaratie (maaltijd, tanken, autowassen, etc.).
Eigen richtlijnen
AI beoordeelt de informatie en toetst deze aan de (configureerbare) set van richtlijnen die gelden voor jouw organisatie. Denk hierbij aan:
- Type maaltijd, maximaal bedrag 15 euro
- Datum is in de afgelopen 2 maanden
- Bon is niet eerder gedeclareerd
- Medewerker heeft recht op declaratie van dit type
Na akkoord van een finance medewerker, maakt AI automatisch een financiële boeking aan in Exact. Als de oplossing op basis van de richtlijnen (of door ontbrekende informatie) niet akkoord gaat met de declaratie, wordt er een Synergy-verzoek of e-mail aangemaakt voor handmatige beoordeling. In figuur 1 zie je hoe het gehele declaratieproces werkt als je gebruik maakt van de oplossing.
Kan ook zonder Exact Synergy
In de omschrijving van deze use case gaan we er vanuit dat zowel Globe als Synergy in gebruik zijn. De oplossing kan echter ook gebruikt worden als je geen gebruik maakt van Exact Synergy.
Inspiratiegids: '13 impactvolle AI use cases voor jouw Exact-omgeving'
Dit blog maakt onderdeel uit van onze AI inspiratiegids. Hierin ontdek je AI-toepassingen voor je Exact-omgeving waar je écht wat mee kunt. Benieuwd naar de andere use cases?
Doe er je voordeel mee!
Ook je declaraties in Exact Globe versnellen met AI?
We helpen je graag! Laat je gegevens achter zodat we contact met je kunnen opnemen.