In dit artikel bespreken we alles op het gebied van workflow- en procesautomatisering. We leggen de termen uit, wat de verschillen zijn, en welke voordelen ze bieden. Ook leggen we uit hoe automatisering een basis legt voor AI, geven we praktische voorbeelden en bieden we een stappenplan om je eigen automatiseringsproject te starten.
Wat is workflow- en procesautomatisering?
We bijten direct het spits af, want: wat is precies workflow- en procesautomatisering?
Allereerst gaat workflow automatisering over het automatisch laten verlopen van stappen in je werkproces. Denk aan een formulier dat wordt ingevuld en automatisch wordt doorgestuurd naar de juiste persoon voor goedkeuring. Dat er na goedkeuring automatisch een taak wordt aangemaakt voor de uitvoering, en er na afronding een automatische melding of rapportage gegenereerd wordt. De focus ligt op wie, wat, wanneer moet doen, zonder handmatig werk of e-mails.
Procesautomatisering is vaak breder, en gaat over het automatiseren van hele bedrijfsprocessen, of delen daarvan. Bijvoorbeeld het automatisch herkennen, controleren en boeken van facturen in het systeem. Of handmatige registraties vervangen door applicaties of systemen. De focus ligt op het automatiseren van taken en beslissingen binnen processen. Vaak met inzet van integraties, systemen of AI. Een veelgebruikte technologie binnen procesautomatisering is Robotic Process Automation (RPA). Hiermee kunnen software-robots repetitieve, op regels gebaseerde taken uitvoeren, zoals het overzetten van gegevens tussen systemen of het genereren van standaard rapportages.
Voorbeeld: nieuwe medewerker
Stel een nieuwe medewerker start bij jullie organisatie, dan regelt workflow automatisering deze acties automatisch: het contract tekenen, het aanvragen van de laptop, en de start van de onboarding. En procesautomatisering zorgt ervoor dat de systemen deze acties uitvoeren: laptop bestellen, automatisch account aanmaken etc.
De voordelen van workflow- en procesautomatisering
Veel bedrijven accepteren de huidige situatie, waarbij processen van e-mails en handmatige taken aan elkaar hangen. Maar eigenlijk is automatisering van bedrijfsprocessen essentieel in de moderne wereld. Wist je dat organisaties over het algemeen tussen de 20% en 40% aan kosten kunnen besparen door het inzetten van workflow- en procesautomatisering? Wel afhankelijk natuurlijk van de sector, het type processen en de mate van automatisering.
Stel je voor dat je team geen tijd meer kwijt is aan dubbele taken en kan zich concentreren op wat écht belangrijk is. Dit leidt niet alleen tot een hogere productiviteit, maar verbetert ook de klantervaring. Klanten merken het verschil wanneer ze sneller en nauwkeuriger worden geholpen. Bovendien zorgt efficiënter werken voor betere prestaties en belangrijker nog: je verbetert zo het werkgeluk van je team. Niemand wordt blij van handmatige, herhalende taken.
Herken je dat gevoel van frustratie door onnodige vertragingen? Automatisering kan die frustratie wegnemen en je bedrijf naar dat volgende level tillen, waar je naartoe wilt.
Leon de Ridder
Client Manager
Een solide basis voor AI binnen je organisatie
Automatisering zorgt niet alleen voor meer efficiëntie en tevredenheid, van zowel je medewerkers als klanten, maar biedt ook enorme kansen op het gebied van Kunstmatige Intelligentie (AI). Door workflows te stroomlijnen en dubbele taken te elimineren, creëer je namelijk een ideale basis voor AI.
AI heeft data nodig om te leren. Door je processen te automatiseren, verzamel je consistent, kloppende gegevens. Taken blijven niet langer hangen in e-mails, maar worden netjes opgenomen in het proces. Hierdoor kunnen AI-modellen getraind worden met deze data. Zo kun je AI dus gaan gebruiken om waardevolle inzichten te verkrijgen of voorspellingen te doen binnen het proces. Of om je processen nóg verder te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch inlezen en goedkeuren van documenten, of het beantwoorden van klantvragen.
Veel bedrijven willen iets met AI doen. Maar zolang je nog afhankelijk bent van e-mails, Excel en handmatige taken, gaat het niet lukken. Zorg voor inzicht en data waarop je AI-modellen kunt trainen.
Praktische voorbeelden van workflow- en procesautomatiseringen
Haal kennis en inspiratie uit deze praktische use-cases:
Use case – Een workflow automatisering oplossing:
- Oplossing: Low-code applicatie voor verlofaanvragen.
- Technologie: Microsoft Power Platform of Mendix.
Wat doet het?
Een HR-afdeling maakt gebruik van een app waarin medewerkers bijvoorbeeld verlof aanvragen. De aanvraag doorloopt dan automatisch deze workflow:
- En medewerker vult het formulier in
- Het formulier wordt automatisch naar de manager verzonden
- De manager keurt deze goed of af
- De applicatie slaat het besluit op en stuurt bevestiging naar medewerker
- HR krijgt notificatie voor administratie
Wat los je hiermee op?
Geen e-mailverkeer, geen Excel-lijstjes. Alles loopt automatisch, wordt vastgelegd en is inzichtelijk.
Use case – Een procesautomatisering oplossing
- Oplossing: RPA-scripts voor factuurverwerking
- Technologie: Microsoft Power Automate
Wat doet het?
Een RPA-bot leest binnenkomende PDF-facturen uit een mailbox. Vervolgens:
- Herkent en leest automatisch de gegevens van de factuur
- Checkt of het bedrag klopt met een inkooporder in het ERP-systeem
- Boekt de factuur in het financiële systeem
- Stuurt automatisch een melding als er iets niet klopt
Wat los je hiermee op?
Een handmatig proces waarbij medewerkers data overtikken wordt volledig overgenomen door een robot. Dit scheelt tijd en voorkomt fouten.
Starten met workflow- of procesautomatisering? Dit zijn de stappen:
De voordelen en kansen rondom automatisering zijn helder. Willen jullie ook stappen zetten met workflow en/of procesautomatisering? Volg dan deze stappen:
- Analyseer de huidige situatie: Verzamel informatie over hoe taken nu tussen teams verlopen, inclusief rollen en verantwoordelijkheden. Begrijp hoe projecten van start gaan, welke criteria worden gebruikt om taken te af te ronden, de omvang van het werk en waar knelpunten ontstaan. Identificeer wat de aanleiding is voor elke taak om te starten en te wijzigen.
- Visualiseer de workflow: Maak een visuele schets van de huidige workflow om inefficiënties te ontdekken. Creëer een conceptversie van de workflow en markeer knelpunten. Laat je teams samenwerken om het concept te verbeteren en verspilling te identificeren.
- Integreer gegevens: Identificeer taken die gegevens uit andere systemen moeten integreren. Zorg ervoor dat de benodigde data beschikbaar is en goed geïntegreerd wordt in de workflow.
- Optimaliseer communicatie: Los communicatieproblemen op en zorg ervoor dat taken op tijd worden uitgevoerd. Voeg taakverantwoordelijkheidsmaatregelen toe en verduidelijk welke systeeminformatie moet stromen.
- Definieer taken en rollen: Beschrijf elke taak duidelijk en wijs de juiste gebruikersrollen toe. Zorg ervoor dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt en welke verantwoordelijkheden ze hebben.
- Kies de juiste automatiseringsoplossing: Bepaal of een standaardoplossing voldoende is voor je proces, of dat je een aangepaste automatisering/applicatie wilt ontwikkelen met je IT-team of een externe ontwikkelpartij.
- Implementeer en monitor: Voer de gekozen oplossing in en monitor de prestaties. Zorg ervoor dat je telkens feedback ophaalt en de workflow aanpast waar nodig om continue verbetering te garanderen.
Kun je wel wat hulp gebruiken?
We snappen dat het veel kan zijn. Als low-code ontwikkelpartner helpen wij je dan ook graag met de stappen.
We kijken regelmatig mee bij organisaties om alle processen in kaart te brengen en te signaleren waar de meeste winst te behalen valt. Daarmee bedoelen we lang niet altijd op het gebied van tijd of geld. Vaak gaat het om het werkgeluk van je personeel. Mensen maken de organisatie. Zo staan wij er zelf ook in.
Bij Axians bouwen we automatiseringen en applicaties met low-code. Zo werken we met Microsoft Power Platform (Power Apps, Power Automate & Power Pages), en met Mendix voor grotere applicaties. Het draait om jullie, en waar jullie behoeften liggen. Wij geven puur een stukje advies.
Wil je meer weten over wat wij doen of hoe we jullie kunnen helpen? Vul dan het formulier in of krijg hier meer info over de workshop: anti-rotklus beleid. Samen kijken we naar jullie handmatige ‘rotklussen’ en onderzoeken we hoe we deze snel en makkelijk kunnen weg automatiseren.
Stel je vraag via onderstaand formulier
Heb je vragen over dit artikel? Of wil je in contact komen met één van onze experts. Vul dan onderstaand contactformulier in. We helpen je graag.