Kelvion legt fundament voor ‘digital manufacturing’ met Qlik

Vier jaar geleden greep Kelvion, een wereldwijd opererende producent van warmtewisselaars voor de industriële markt, de implementatie van SAP aan om meer datagedreven te worden. Met Qlik bouwden ze dashboards om allerlei processen en de interne supply chain end-to-end inzichtelijk te maken. Nu vormen deze dashboards een mooie opstap naar de ambitie om een ‘digital factory’ te worden.

De Nederlandse productielocatie van Kelvion is gespecialiseerd in koelingstechnologie en is één van de zes sites van dit wereldwijd opererende bedrijf die actief is in de business unit Refrigeration Technologies. Klanten variëren van levensmiddelenproducenten tot slachthuizen en van retailers tot een indoor skihal. Martin Quist raakte als Order & Supply Chain Manager in 2017 betrokken bij het project om meer te gaan doen met data. Hij vertelt: “We gingen dat jaar live met SAP en kwamen erachter dat we geen gecombineerd orderoverzicht van sales en productie meer konden maken, terwijl dat in ons vorige ERP-pakket tot de standaardrapportages behoorde. Voor nacalculatie en diverse voorraad rapportages gebruikten we Qlik. Na overleg met Axians besloten we om deze tool ook in te zetten om rapportages te maken op basis van de data in SAP.”

Van statische naar dynamische rapporten

Waar de rapportagetool in SAP vrij statisch is, is Qlik dynamisch. “Je kunt eigenlijk alle soorten data combineren en de rapporten verversen zichzelf iedere dag”, zegt Nick de Jonge, de dataspecialist bij Kelvion. “Je hoeft dus niet steeds opnieuw een rapport uit te draaien, maar kijkt naar real-time informatie in een dashboard.”

Juist omdat je alle data kunt combineren, is het belangrijk om in het begin goed af te bakenen welke rapportage je wilt maken en met welk doel, zegt Quist. “We zijn destijds met Axians om tafel gegaan om te inventariseren: wat willen we inzichtelijk maken in dashboards? Hoe moeten die dashboards eruitzien? Welke data hebben we nodig om zo’n dashboard te vullen? Vervolgens zijn we gewoon gaan bouwen.”

Ze kozen daarbij voor een agile werkwijze. Het hoefde niet in één keer perfect. Liever niet zelfs, zegt De Jonge. “Het leuke van inzichten opdoen uit data, is dat de ene rapportage de andere uitlokt. Als je een rapport of dashboard hebt gemaakt en je legt dat voor aan mensen die ermee moeten gaan werken, gaan ze vanzelf vervolgvragen stellen: ‘oh, als dit kan, kun je dit en dit dan ook?’ Zo groeit het vanzelf. Je begint gewoon met een eerste concept en gaat dat aan de hand van feedback stap-voor-stap finetunen.”

End-to-end visibility

Inmiddels heeft vrijwel iedere afdeling binnen Kelvion haar eigen dashboard: verkoop, inkoop, engineering, productie, magazijn. Die dashboards worden allemaal gevoed met data uit SAP. En dat is een groot voordeel, merkt Quist. “Voorheen had iedere afdeling zijn eigen rapportjes. Er ging altijd veel tijd zitten in het uitdraaien van lijstjes, maar die bevatten geen uniforme data. We waren vaak een halve vergadering bezig uit te zoeken van welk getal we moesten uitgaan. Dat is nu verleden tijd. Iedereen beschikt over dezelfde data, maar de afdelingen kijken er door hun eigen bril naar. Daardoor vergaderen we veel efficiënter.”

Hij merkt het voordeel vooral in zijn supply chain-rol. “We kunnen onze processen nu end-to-end inzichtelijk maken. Key daarin is ons doorlooptijdendashboard. Daarin geven we per procesonderdeel aan hoelang het duurt voordat een order naar de volgende processtap gaat. Je maakt de interne supply chain dus transparant en ziet precies welke order zich waar in het proces bevindt.” Dat is belangrijk omdat klanten steeds meer druk leggen op de levertijden. “We moeten korter op te bal spelen. Daar helpt zo’n doorlooptijdendashboard heel goed bij.”

Qlik dashboard en continuous improvement

De kracht van de rapportages is, dat deze zowel strategisch, tactisch als operationeel van aard zijn. Quist: “We hebben dus op ieder management niveau, van hoog naar laag, data inzichtelijk. Met de huidige urenrapportage in Qlik kunnen we op orderniveau zien hoe lang gedaan is om een bepaald onderdeel te engineeren en fabriceren. Met digital manufacturing willen we een nog zuiverder beeld krijgen van de tijdbesteding per processtap en zo dus nog verder inzoomen om hiermee onze processen te optimaliseren.”

Een andere optie die samen met Axians wordt bekeken, is process mining. Daarbij worden ‘time stamps’ uit de digital manufacturing software gebruikt om inzichtelijk te maken hoe processen precies lopen en hoeveel tijd de verschillende processtappen kosten.

Quist wil de operationele Qlik dashboards gebruiken voor continuous improvement (CI). “We willen onze processen vergaand digitaliseren. Het is dan wel handig als je het meest efficiënt proces digitaliseert. Daarom gaan we volop inzetten op CI. We varen daarbij vooral op de verbeterideeën die medewerkers aandragen. Maar we kunnen natuurlijk ook verbeterinzichten halen uit data. Op het moment dat we een verbetertraject starten, wil ik ook graag rapportages hebben om aan alle betrokkenen te laten zien waar we staan in dat traject. Op die manier wordt CI iets van het hele bedrijf en niet alleen van een groepje managers. Dat is belangrijk, want de werkvloer heeft het meeste inzicht in waar een proces niet goed loopt.”

Om de werkvloer erbij te betrekken zullen de mensen in de fabriek moeten ook moeten leren werken met de dashboards in Qlik. “Tot nu toe gebruiken ze de tool nog niet. Als we meer operationele dashboards bouwen, zullen we nog meer focus moeten leggen op hele heldere visualisaties die in één oogopslag inzichtelijk maken wat er aan de hand is. Hoe gebruiksvriendelijker de rapportages zijn, hoe makkelijker het is om de werkvloer hierbij te betrekken.”

Data maakt data

De fabriek kan de kunst afkijken in het magazijn, waar de laatste twee jaar een grote verbeterslag is gemaakt door meer te gaan doen met data, zegt Quist. “We hebben in het magazijn diverse scenario’s doorgerekend en op basis daarvan processen anders ingericht. We merkten daar ook dat als je er eenmaal met deze datagedreven manier van werken begint, je vanzelf steeds verder gaat. Het ene inzicht lokt het andere uit. Data maakt data.”

Daar sluit De Jonge zich bij aan. Hij ziet mogelijkheden te over om de strategisch/tactische dashboards verder te voorzien van een diepere laag met operationele data. “We zijn een design-to-order bedrijf en kunnen nu al per order zien hoe hoog de efficiency is, waar we afwijken van de planning et cetera. Met digital manufacturing willen we in de fabriek inzoomen op het zuiver boeken van uren, met start- en stoptijden per activiteit. Met die informatie kunnen we nog een tandje dieper gaan.”

Toch zal De Jonge zich nog even moeten inhouden, zegt Quist. “We hebben de afgelopen jaren zoveel dashboards gebouwd, dat we nu eerst even intern de focus moeten leggen op het gebruiken van al die data. Want wij zijn dan wel heel enthousiast, maar het is de bedoeling dat de rest van het bedrijf dat ook is. We zien nu dat de ene afdeling beter gebruik maakt van de dashboards dan de andere. We moeten intern dus nog wat lobbywerk verrichten.”

Waarde halen uit data

Dat dat lobbywerk gaat leiden tot nog meer gebruik van data, daarvan zijn beide heren overtuigd. Te meer omdat inzichten uit data een rol spelen bij drie belangrijke speerpunten uit het vijfjarenplan van Kelvion: het digitaliseren en automatiseren van de processen in de fabriek, optimalisatie van het orderproces en betere kostprijscalculatie. Daarnaast gaat Kelvion investeren in nieuwe configuratie software voor de producten. “Wat we uiteindelijk willen is met procesdata nog duidelijker inzichtelijk maken waar we efficiencywinst kunnen boeken en doorlooptijdverbetering kunnen realiseren”, vat Quist samen. “Daarin speelt Qlik als tool een cruciale rol. En daarbij helpt Axians ons als partner om steeds meer waarde te halen uit de data die we genereren.”