Vitelia Voeders werkt in een sterk competitieve markt waarin naast gezonde en uitgebalanceerde diervoeding ook duurzaamheid, efficiëntie, deskundig- en klantvriendelijkheid het verschil maken. Met de overgang naar een nieuw ERP-systeem kreeg het bedrijf toegang tot een enorme hoeveelheid data die op deze gebieden nieuwe inzichten kunnen geven, maar dan moet je die data wel op de juiste manier kunnen ontsluiten en combineren met andere databronnen. Axians hielp Vitelia bij deze uitdaging.

Remon Kissen is financieel directeur bij Vitelia Voeders. Hij vertelt: “De informatiebehoefte in onze organisatie is groot. Iedere afdeling heeft andere stuurinformatie nodig. Voorheen genereerden we rapporten met Excel. Dat deed iedere afdeling op basis van eigen inzicht. En daar zat dan ook meteen het probleem, want de rapportages waren niet uniform en het was ook niet duidelijk welke informatie werd gebruikt voor welk doel door wie en wanneer. Het was een beetje een ratjetoe. Daarnaast kostte het maken van rapportages gewoonweg teveel tijd. Dat is zonde, want je wilt die tijd eigenlijk gebruiken om nieuwe inzichten op te doen, niet om alleen maar standaardrapporten te genereren.”

Data uit verschillende bronnen combineren

Het is de taak van de afdeling Business Control om toezicht te houden op processen en om afdelingen te ondersteunen in de informatiebehoefte. De overstap naar Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations, met branchelaag Bestmix, het ERP-systeem van Microsoft met embedded analyticsfunctionaliteit zorgde al voor een significantie optimalisatie. “Maar de analyticsfunctionaliteit was eigenlijk toch nog te beperkt voor wat wij wilden. Bovendien wilden we naast ERP meerdere bronnen ontsluiten, want juist door data uit verschillende systemen in samenhang te analyseren kom je tot nieuwe inzichten”, zegt Kissen. Reden om gebruik te gaan maken van de volledige desktopfunctionaliteit van Microsoft Power BI en om Axians te vragen hen hierbij te ondersteunen.

Combinatie Azure Datalake en Power BI

Kissen vertelt: “We werkten al met een Azure Datalake, dat tot doel heeft om om data te aggrereren en op te schonen, voordat we deze via Power BI ter beschikking stellen aan gebruikers. We ontsluiten daarmee naast ERP ook data uit GreenCat. Het datalake was alleen niet op de juiste wijze ingericht. Axians heeft ons geholpen om in combinatie met Azure Synapse de datalake op een juiste wijze in te richten en ons op te leiden in het aggregeren van Data in de Datalake. Synapse is een enterprise analytics-dienst die inzicht geeft in datawarehouses en big data-systemen. Het combineert SQL-technologieën die worden gebruikt in datawarehousing met Apache Spark technologieën voor big dta en Azure Data Explorer voor logboek- en tijdreeksdata. Kissen: “We maken nu views in het Azure Datalake. Dat zijn uniforme datatabellen die we binnenhalen in Power BI en die we vervolgens via verschillende typen dashboards ter beschikking stellen aan onze gebruikers.”

Dashboards die zich automatisch vullen

Die gebruikers zijn de afdelingen Inkoop, Transport en Logistiek, Binnendienst, Buitendienst, het management team en de afdeling Finance/Business Control. “Die afdelingen maken allemaal gebruik van terugkerende rapporten. Voorheen kostte het veel tijd om die iedere keer weer opnieuw te vervaardigen. Nu hebben we in Power BI dashboards gemaakt en die worden automatisch gevuld met de juiste data. Je hebt dus altijd real-time de juiste informatie bij de hand, zonder dat je daar steeds weer opnieuw tijd in hoeft te stoppen. Dat is een enorme vooruitgang”, vindt Kissen.

Je hebt dus altijd real-time de juiste informatie bij de hand, zonder dat je daar steeds weer opnieuw tijd in hoeft te stoppen. Dat is een enorme vooruitgang.”

Remon Kissen – Financieel Directeur bij
Vitelia Voeders

Zelfredzaam

Het duurde lang voordat hij in Axians de partij vond die Vitelia bij deze uitdaging kon helpen. Kissen: “We zochten een partij die ons praktisch bij de hand kon nemen. Wij hebben de visie dat we zelf de rapporten moeten kunnen maken, zonder tussenkomst van derden. In Axians hebben we een sparringpartner gevonden die de inrichting van de techniek voor zijn rekening neemt en die ons met raad en daad terzijde staat als we vervolgvragen hebben. Denk bijvoorbeeld aan training van medewerkers. Axians wil het functionele deel niet van ons overnemen. Sterker, ze helpen hun klanten zelfredzaam te worden. Dat was precies waar wij naar op zoek waren.” Bij die zelfredzaamheid speelt ook de gebruiksvriendelijkheid van Power BI een belangrijke rol. Kissen: “We hebben van Axians een Power BI-training gekregen in combinatie met een training over de inrichting van het datalake. Het was training on the job. Dus geen ‘knoppentraining’ waarin zij voordeden ‘zo doe je dit en zo doe je dat’, maar een vergevorderde cursus, waarbij wij onze dilemma’s aan Axians hebben voorgelegd. Omdat Power BI zo gebruiksvriendelijk is, heb je ook geen knoppentraining nodig om daarmee aan de slag te gaan. Zeker niet als je, zoals wij, gewend bent om met Excel te werken. Het is ten opzichte van de oude situatie alleen maar makkelijker geworden.”

Mensen die de techniek en de business begrijpen

Hij vindt het een groot voordeel dat Power BI een SaaS-dienst is. “De software is continu in ontwikkeling en wij profiteren daarvan mee. We hebben bovendien geen omkijken naar onderhoud en technisch beheer”, zegt Kissen. Over Axians is Kissen meer dan tevreden. “Ons aanspreekpunt is eerlijk en open in de communicatie. Hij belooft geen zaken die hij niet kan nakomen. Vooraf heeft Axians een goede inschatting gemaakt van de benodigde tijd. Ook zaten er goede mensen op het project, die zowel de techniek als de business begrepen.” Over het resultaat is hij helder. “We besteden nu zo weinig mogelijk tijd aan handmatige werkzaamheden; alle rapporten die we nodig hebben worden automatisch gegenereerd. Daardoor blijft er tijd over voor de dingen waar het werkelijk om gaat: nog beter gebalanceerde diervoeders ontwikkelen en nog beter inspelen op onze klantwensen.”

Omdat Power BI zo gebruiksvriendelijk is, heb je ook geen knoppentraining nodig om daarmee aan de slag te gaan. Zeker niet als je, zoals wij, gewend bent om met Excel te werken. Het is ten opzichte van de oude situatie alleen maar makkelijker geworden.

Remon Kissen – Financieel Directeur bij
Vitelia Voeders