In de Leeuwardse woonwijk Bilgaard vind je Sa4-Zorg. Een specialistische GGZ-instelling waar volwassenen terechtkunnen wanneer ze vastlopen door psychische klachten zoals angst, somberheid, trauma of aanhoudende lichamelijke klachten.
Er ligt een hoge druk op de GGZ in Nederland. Als de administratie veel tijd opneemt, blijven er minder uren over voor de patiënten. Een tijdje liep het qua administratie inderdaad minder soepel bij Sa4-Zorg. Aan de mensen van Sa4-Zorg lag het niet, administratieve processen kostten onnodig veel tijd dankzij een ontoereikend software systeem. Medewerkers moesten voortdurend improviseren. Tot een paar maanden geleden. Sinds de overstap naar Zorg GGZ kijken drie belangrijke schakels binnen Sa4-Zorg (psycholoog en manager bedrijfsvoering Anne Marije Schipper, behandelaar Elise van der Laan en secretaresse Christina Koopmans) anders naar hun werkdag.
Liever de referentievideo bekijken? Klik hier!
De sprong wagen: wanneer ontevredenheid groter wordt dan de twijfel
Overstappen naar een nieuw systeem vinden velen spannend. Je weet wat je hebt, maar niet wat je krijgt. Anne Marije Schipper herinnert zich die twijfel nog goed. “We hadden eigenlijk heel veel ontevredenheid over het vorige systeem. We liepen tegen veel beperkingen aan en voelden weinig bereidheid bij de leverancier om daarin mee te denken. Aanpassingen konden wel, maar het was duur en kostte enorm veel inzet.” Terwijl Anne Marije vertelt, ligt haar poedel ‘Teddy’ rustig aan haar voeten. Af en toe kwispelt Teddy haar staart alsof ze instemmend meeluistert.
Toch bleef de twijfel knagen. “Je kunt een systeem van tevoren niet echt uitproberen. Dus je weet niet of het daadwerkelijk een verbetering wordt. Misschien blijkt het gras helemaal niet groener.”
Hoe de zorgen afnamen
Om die onzekerheid te verkleinen, bereidde Sa4-Zorg de overstap samen met Axians grondig voor. Er waren demo’s, uitgebreide vragenrondes en zelfs gesprekken mogelijk met andere organisaties die al met Zorg GGZ werkten. “Daardoor wisten we veel beter waar we aan begonnen.” Maar de zorgen waren de wereld nog niet uit. Bij elke systeemwisseling speelt één vraag een hoofdrol: blijven alle patiëntgegevens behouden? Oftewel: gaat de conversie wel goed?
Voor Sa4-Zorg was dat niet anders. “Onze grootste zorgen gingen over de conversie. Staan alle patiëntgegevens straks wel in de dossiers? Kunnen we meteen doorwerken op de dag dat we live gaan?” Die spanning bleek uiteindelijk ongegrond. “De conversie ging eigenlijk heel goed. De dag dat we startten met Zorg GGZ was alles beschikbaar.”
Een systeem dat meewerkt met de behandelaar
Voor behandelaren telt uiteindelijk maar één ding: ondersteunt het systeem hun werk? Volgens psycholoog Elise van der Laan is dat precies wat er nu gebeurt. Opmerkelijk genoeg maakte zij de kick-off niet eens live mee. “Ik was op vakantie toen het systeem werd geïntroduceerd. Toen ik terugkwam heb ik de kick-off teruggekeken en ben ik er dezelfde dag mee gaan werken. Tijdens mijn patiëntafspraken kon ik het systeem direct in de praktijk gebruiken en ermee oefenen. Dat ging eigenlijk verbazingwekkend goed.”
Wat haar vooral helpt, zijn de praktische functies. Zoals automatische afspraakherinneringen. “Daardoor hebben we minder no-shows.” Maar ook de mogelijkheid om taken naar zichzelf of collega’s te sturen. “Als psycholoog ben je toch veel met administratie bezig. Het is heel fijn als een systeem je daarin goed ondersteunt, zodat je meer tijd overhoudt voor het echte werk.”
En een onverwacht prettige feature? De mogelijkheid om in één oogopslag te zien hoe vaak iemand zich heeft afgemeld. “Dat had ik vooraf niet verwacht, maar het is ontzettend handig.”
Voor het secretariaat: eindelijk overzicht
Waar behandelaren vooral tijd winnen in hun administratie, merkt het secretariaat het verschil vooral in overzicht en eenvoud. Christina Koopmans herinnert zich nog goed hoe het vroeger ging. “Je had zoveel systemen openstaan. Alles stond los van elkaar.” Verwijzingen, cliëntgegevens, administratie: alles zat apart in aparte tabbladen en vensters. “Nu zit alles gewoon in één overzicht. Dat is echt superfijn.”
Voorheen moesten cliëntgegevens vaak handmatig worden ingevoerd. “Nu worden bijvoorbeeld NAW-gegevens automatisch ingevuld. Dat scheelt zoveel tijd.” Het resultaat: minder klikken, minder openstaande vensters en een veel overzichtelijkere werkdag.
Samen bouwen aan oplossingen
Tijdens de eerste maanden kwamen er ook situaties voorbij waarin Sa4-Zorg het systeem nét anders gebruikte dan andere organisaties. In plaats van vast te lopen, werd dat een kans. “Axians denkt echt met je mee,” vertelt Anne Marije. “We liepen tegen een beperking aan omdat wij het systeem anders gebruiken dan sommige anderen. Daar hebben ze een oplossing voor bedacht.” En die oplossing bleef niet alleen bij Sa4-Zorg. “Binnen drie maanden was die functionaliteit ontwikkeld en beschikbaar voor alle Zorg GGZ-gebruikers. Dat is heel prettig.’’
Weegt de conversie op tegen de baten?
Een systeemwissel kost altijd tijd en energie. Toch is de conversie het meer dan waard voor Sa4-Zorg. Door de overstap naar Zorg GGZ werkt Sa4-Zorg nu met één centraal systeem in plaats van meerdere losse tools. “Het systeem is niet alleen gebruiksvriendelijker. Zorg GGZ vergemakkelijkt de waarborging van kwaliteit. Er minder no-shows dankzij automatische herinneringen. Daarnaast hebben medewerkers meer inzicht in cliëntgegevens en afspraken, maar ook overzichtelijke rapportages zoals de UPM. En management heeft meer inzichten in de gemaakte omzet.’’
Er blijft meer ruimte over voor waar het echt om draait: de cliënt. “Voor ons weegt de investering van de conversie absoluut op tegen de baten.”
Benieuwd naar het hele verhaal? In de referentievideo vertellen Anne Marije, Elise en Christina over hun ervaringen met Zorg GGZ en de samenwerking met Axians. Bekijk ‘m hieronder: