Het systeem zegt ja of nee: hoe de politie materialenuitgifte automatiseerde met Exact en Axians

De politie wilde het proces omtrent de uitgifte van materialen aan medewerkers automatiseren. Dit ging om materialen die – met het oog op veiligheid – enkel mogen worden verstrekt aan medewerkers met de juiste bevoegdheden. Dit alles moest uiteraard zorgvuldig worden geadministreerd. Hier bestond geen kant-en-klare oplossing voor. Axians creëerde daarom speciaal voor de politie een streng beveiligde oplossing voor materialenuitgifte met Exact Software. Een mooi resultaat dat om veel overleg, denkwerk en creativiteit vroeg. Ontdek meer hierover in dit klantverhaal!

Handmatig regel- en uitzoekwerk

Om te waarborgen dat enkel de medewerkers met de juiste rol, bevoegdheden én diploma’s een bepaalde ‘pakketselectie’ van materialen ontvangen, was er sprake van een grote hoeveelheid regel- en uitzoekwerk. Dit leidde tot frustratie aan de uitgiftebalie van de politie en een traag proces. Een proces waar iedereen – van aanvrager, de betreffende medewerker tot de uitgiftemedewerker – last van had.

Toegang tot diverse systemen

De uitgiftemedewerker moest allereerst toegang hebben tot diverse systemen – zoals de HRM-omgeving – waarin handmatig moest worden nagezocht of medewerker A aan voorwaarde X, Y en Z voldeed. Aangezien de uitgiftemedewerker verder niets te zoeken had in die systemen, ging dit in tegen ‘The Principle of Least Privilege’ (POLP). Dit principe stelt dat de mate van toegang van gebruikers, applicaties en systemen tot data beperkt moet zijn tot hetgeen nodig is om hun taken te volbrengen. Ook kostte dit een extra licentie die minimaal werd benut.

Oude materialen in bezit?

Ook moest de uitgiftemedewerker nagaan of de medewerker nog oude materialen in bezit had. Die moesten namelijk eerst worden ingeleverd. Omdat er geen fouten mochten worden gemaakt en alles handmatig gecontroleerd moest worden, kostte dit alles veel tijd.

Materialenuitgifte automatiseren met een veilig systeem

De wens van de politie was helder. Ze wilden een systeem om de uitgifte van middelen te automatiseren en te stroomlijnen. Ook moest de voorraadadministratie hierin worden bijgehouden. Efficiëntie, overzicht en veiligheid stonden voorop.

Systemen koppelen

Naast de wens van de politie, was ook de uitdaging voor Axians duidelijk. De Synergy omgeving van de politie moest worden verbonden met verschillende externe systemen, namelijk de HRM-omgeving, training- en opleidingssysteem én de voorraadadministratie. Dit uiteraard via een beveiligde tussenlaag, die enkel de relevante informatie zou uitwisselen tussen de benodigde systemen.

Unieke oplossing voor uniek proces

Na veel overleg, denkwerk en met een flinke dosis creativiteit is er een unieke, klant specifieke oplossing gecreëerd die volledig past bij het unieke proces van de politie. Een oplossing die bereikt is met hoog configureerbare standaard software, die aansluit als maatwerk.

Hiervoor werd Exact Synergy met Eddon TVM en Eddon Solution Builder gebruikt. Dit was een goede oplossing, omdat Synergy een bewezen robuuste oplossing is met veel standaard functionaliteiten op het gebied van workflow en het automatiseren van bedrijfsprocessen. Daarbij komt dat Exact Synergy in hoge mate configureerbaar is. Hierdoor kon Axians leunen op bewezen technologie én de configuratie klant specifiek maken, waardoor unieke klantvragen als deze goed ingevuld kunnen worden.

Workflow geeft antwoord

Dit alles is aan de voorkant gestroomlijnd in een workflow voor aanvraag, controle en uitgifte, die resulteert in een simpel antwoord voor de uitgiftemedewerker. Een ‘Ja, deze medewerker mag object X in ontvangst nemen’. Of, uiteraard, een ‘nee’ met daarbij een onderbouwing.

Hiervoor werd Synergy, TVM Suite en Solution Builder gebruikt. Dit zorgt ervoor dat de uitgiftemedewerker niet meer verantwoordelijk is om de uitvraag te beoordelen, maar dat er vaste regels zijn die het systeem uitvoert.

Digitale handtekening rond het proces af

Zodra de medewerker zijn pakketselectie ontvangt, plaatst hij een digitale handtekening met een aan Exact Synergy gekoppelde ondertekenvoorziening. Dit vormt de laatste en daarmee afrondende stap in het complete proces voor materialenuitgifte.

Het proces is daarmee ook volledig gedigitaliseerd. Geen papieren, geen natte handtekeningen en het gehele dossier wordt automatisch opgebouwd door simpelweg het proces te volgen. Een proces waar het systeem je bovendien automatisch doorheen leidt.

Systeem zegt ja of nee

De politie maakt inmiddels enkele jaren gebruik van de oplossing voor materialenuitgifte met Exact. Daarbij geven de drie pijlers efficiëntie, overzicht en veiligheid de politie rust. Er kunnen geen fouten gemaakt worden, want het systeem zegt met slechts enkele kliks ja of nee. Afwijkingen van de te volgen procedure – met alle fiatteringen die daarbij horen – zijn bovendien onmogelijk.