Wat heb ik nodig om een Quality Management System (QMS) te laten slagen?

Onveilige producten te koop via Bol en Amazon? Verbaasd las ik over het onderzoek van de Consumentenbond, waaruit blijkt dat externe verkopers de productcontroles van Bol en Amazon ‘met simpele trucs’ omzeilen. Dit deed me direct denken aan het belang van een goed gehandhaafd Quality Management System (QMS). Een systeem waarin je de processen, procedures en verantwoordelijkheden documenteert voor het bereiken van de kwaliteit waarnaar je streeft. Of het daaraan schort bij Bol en Amazon is natuurlijk maar de vraag. Maar stel nu dat jij het in je organisatie nog niet hebt; wat heb je nodig om een Quality Management System te laten slagen?

Wat is nut van een Quality Management System?

Steeds meer organisaties formaliseren hun kwaliteitsbeleid met een Quality Management System oftewel QMS. Veel organisaties moeten hun kwaliteitsbeleid zelfs formaliseren, om zo aan bepaalde normeringen te kunnen voldoen. Je kunt een QMS zien als een verzamelplek van alle relevante informatie over hoe jouw organisatie het gewenste kwaliteitslevel van je producten, diensten en werkwijzen bereikt. Dit maakt een QMS een onmisbare schakel in jouw kwaliteitsbeleid.

Dít heb je nodig voor een Quality Management System

Een aantal zaken zijn randvoorwaardelijk voor een goed QMS. Zoals altijd begint het met draagvlak! Maar een kwaliteitsnorm waaraan je je meet, toegankelijke automatisering en inzichtelijke resultaten zijn minstens zo belangrijk. Lees snel verder!

Draagvlak als absolute basis

Mijn collega Martijn Veenhuis omschreef een kwaliteitsbeleid zonder draagvlak onlangs als een papieren tijger. Een ‘indrukwekkend framework zonder meerwaarde’. Een redenering waar ik volledig achter sta. Een kwaliteitssysteem moet van het hoogste tot het laagste niveau van de organisatie gedragen te worden, wil het een bijdrage leveren. Hoe je dat draagvlak creëert? Lees daarvoor het blog ’7 manieren om draagvlak voor kwaliteitsmanagement te creëren’!

Een norm om je kwaliteitslevel aan te toetsen

Wat is je doel? Welk kwaliteitslevel wil je bereiken met je QMS? En waar kun je je dus aan meten of benchmarken? Deze norm kan zowel aan je eigen visie gekoppeld zijn – zo SMART mogelijk gedefinieerd – maar kan ook een wettelijk opgelegde normering betreffen. Zo zijn er diverse ISO certificeringen voor kwaliteitsmanagement in het algemeen, VCA voor veilig en gezond werken in de Nederlandse industrie, IFS voor voedselveiligheid en NEN normeringen die beschrijven aan welke specificaties producten, diensten of methodes moeten voldoen.

Bespeur je tijdens eenmalige of periodieke audits afwijkingen ten opzichte van de norm? Dan kun je direct bijsturen.

Toegankelijke automatisering voor kwaliteitscontrole

Papieren checklists behoren gelukkig steeds meer tot het verleden. Maar er wordt nog veel gebruik gemaakt van spreadsheets om audits uit te voeren. De informatie op deze wijze managen geeft veel kans op fouten. Door met de juiste automatisering toetsingsvragen eenvoudig via een webportal of device benaderbaar te maken, wordt kwaliteitscontrole een laagdrempelig onderdeel van de standaard werkzaamheden (ook weer goed voor het draagvlak!). Ook zorg je ervoor dat een audit elke keer op dezelfde manier wordt uitgevoerd en vastgelegd.

Onze eigen oplossing Bizzscore biedt bovendien de mogelijkheid om foto’s en documenten toe te voegen voor extra verduidelijking van de bevindingen. Zijn er veel vragen die beantwoord moeten worden in een audit? In dit geval biedt Bizzscore de mogelijkheid om tijdens elke audit een willekeurige selectie vragen te laten beantwoorden, zodat – bijvoorbeeld – elk kwartaal alle vragen minstens eenmaal beantwoord zijn.

Overzichtelijke resultaten

Tot slot móet toegevoegd worden dat je zonder inzicht in de resultaten van een audit nergens bent. Kies daarom voor een oplossing die op eenvoudige wijze – goed te begrijpen – rapportages genereert op basis van de bevindingen. Denk aan een dashboard functionaliteit met daarin een overzicht van de scores ten aanzien van de te auditen punten. Ook wil je inzicht hebben in de opvolging van eventuele verbeteracties, zodat je kunt zien wat de voortgang daarvan is. Hierin bepaal je idealiter per gebruikersrol wie welke resultaten kan inzien en wie slechts deels of helemaal niet. Bizzscore ondersteunt je zowel bij dashboarding als bij opvolging van de verbeteracties.

Heb je aanvullende randvoorwaarden voor een Quality Management System? Of anderzijds verder praten over dit onderwerp? Neem gerust contact met me op!