7 manieren om draagvlak voor kwaliteitsmanagement te creëren

In control zijn van de kwaliteit en veiligheid. Dát is wat je wil. Om dit te bereiken, stel je regels en procedures op. Maar.. hoe zorg je ervoor dat je collega’s deze volgen? Want je hebt ze wel nodig! Zonder draagvlak onder je collega’s, wordt kwaliteitsmanagement namelijk al snel een papieren tijger. Een beleid dat gewichtig klinkt, maar waar je in werkelijkheid niets mee bereikt. In dit blog lees je over 7 manieren om draagvlak voor kwaliteitsmanagement te creëren!

Wat is het doel van kwaliteitsmanagement?

Het doel van kwaliteitsmanagement is het nastreven van de hoogste kwaliteit voor jouw organisatie, processen, producten en diensten. Het doel van kwaliteitsmanagement kan óók het behalen en behouden van relevante certificering(en) zijn. Denk aan diverse ISO certificeringen voor kwaliteitsmanagement in het algemeen, VCA voor veilig en gezond werken in de Nederlandse industrie, IFS voor voedselveiligheid en NEN normeringen die beschrijven aan welke specificaties producten, diensten of methodes moeten voldoen.

Zowel de medewerkers binnen jouw organisatie als de eindgebruiker van jouw product of dienst hebben profijt van kwaliteitsmanagement. Zo draagt het bij aan een veiliger en gezonder werkklimaat enerzijds, en aan betere producten en diensten anderzijds. Kwaliteitsmanagement is dus voor iedereen belangrijk. Maar… bij teveel regels en procedures haakt men helaas vaak af. Wat doe je dan?

Het belang van draagvlak voor kwaliteitsmanagement

De papieren tijger kwam al eerder aan bod. Als je geen draagvlak creëert voor kwaliteitsmanagement, wordt het een indrukwekkend framework zonder meerwaarde. Ook als regels en procedures enkel worden nageleefd tijdens een audit, met als enige doel dat certificaat, komt kwaliteitsmanagement niet van de grond. Je zult de nagestreefde kwaliteit op de lange termijn niet bereiken. Dit wil je voorkomen!

“Zonder draagvlak onder je collega’s, wordt kwaliteitsmanagement al snel een papieren tijger. Een beleid dat gewichtig klinkt, maar waar je in werkelijkheid niets mee bereikt.”

Zó creëer je draagvlak voor kwaliteitsmanagement

Wil je ervoor zorgen dat kwaliteit en kwaliteitsmanagement worden gedragen binnen de organisatie? En elke dag weer deel uitmaakt van de standaard werkwijzen? Stel je op als aanjager en motivator, in plaats van ‘de politieagent’! Hierbij 7 manieren om dit te bereiken:

1. Zorg ervoor dat het gehele management ‘aan boord’ is: Door allereerst onder het management draagvlak te creëren, zorg je ervoor dat de leidinggevenden de bedrijfsbrede sponsor worden van kwaliteitsmanagement. Hiermee helpen zij op hun beurt betrokkenheid en bewustzijn binnen hun afdelingen te creëren.
2. Stel je doel en visie vast: Met een helder resultaat voor ogen, kun je anderen beter meenemen in de reis daar naartoe. Zorg er bovendien voor dat je doelen SMART zijn en aansluiten bij de bedrijfsdoelen.
3. Maak keuzes en verdeel de benodigde inspanning omtrent kwaliteitsmanagement door jaar heen: Voer gerichte audits uit en val je collega’s niet lastig met alle regels en complete wetten tegelijk. En verspreid de benodigde bijdrage van collega’s over het gehele jaar.
4. Vertel ook wat al goed gaat: Voorkom dat je enkel optreedt als politieagent door ook positieve feedback te geven. En vier de behaalde successen!
5. Vertaal bevindingen en afwijkingen naar concrete acties: Kies voor Corrective And Preventive Actions (CAPA), wat wil zeggen dat je verbeteringen doorvoert op basis van audits om zaken te verbeteren en risico’s te verkleinen of zelfs te verhelpen.
6. Werk met digitale formulieren: Zorg voor extra efficiëntie (en daardoor minder gedoe!) door met digitale formulieren in plaats van met papieren formulieren te werken. Ideaal is het gebruik van mobile devices hiervoor.
7. Gebruik dashboards of management overzichten: Door inzicht te geven in de voortgang binnen kwaliteitsmanagement ontdekt de organisatie dat al die regels en procedures daadwerkelijk effect hebben. Voor een positieve stimulans kun je – indien dit past binnen je bedrijfscultuur – werken met interne benchmarks voor een gezonde onderlinge competitie tussen afdelingen of functiegroepen.

Met deze 7 handvatten ben ik ervan overtuigd dat je succesvol gaat zijn en je niet hoeft te vrezen voor een papieren tijger. Jij blij, je organisatie blij en de eindgebruiker ook. Verder praten over dit onderwerp? Neem gerust contact met me op!