Veel processen zijn gedigitaliseerd. Waarom schakelen zorgmedewerkers dan nog tussen 5 systemen?

We digitaliseren onderdelen

De valkuil van de afgelopen jaren? Vaak werd er voor ieder stukje van het zorgproces een aparte oplossing gezocht. Een systeem voor het patiënten/cliëntendossier. Een applicatie voor thuismonitoring. Een portaal voor patiënten/cliënten. Een oplossing voor planning. Een dashboard voor stuurinformatie. Een applicatie voor meldingen. En daarnaast hebben we nog Excel en e-mail om de gaten tussen die oplossingen op te vullen.

Iedere oplossing heeft natuurlijk wel een logische functie. Maar veel zorgorganisaties zijn inmiddels op het punt beland waarop medewerkers vooral tússen al die systemen en applicaties moeten werken. Dus ja, de informatie is digitaal beschikbaar. Maar nee, het proces is daarmee nog niet goed gedigitaliseerd.

De vraag is niet: welk systeem missen we nog?

Wanneer een bepaald proces vastloopt, ontstaat al snel de vraag welke tool, of inmiddels welke AI-oplossing, nodig is om dit op te lossen. Maar misschien is dat niet de vraag die je moet stellen. Een betere vraag is: ‘Hoe zou dit proces moeten lopen als we opnieuw mochten beginnen?’.

Of: Welke informatie heeft een medewerker op welk moment nodig? Welke actie volgt daarna? Wie is daarvoor verantwoordelijk? Waar moet informatie worden vastgelegd? En welke uitzonderingen komen in de praktijk voor?

Pas daarna wil je naar technologie kijken. Want eerlijkheid gebiedt te zeggen dat je wellicht helemaal geen nieuw systeem nodig hebt… Misschien zijn de systemen er al, maar ontbreekt de werkbare laag die alles bij elkaar brengt.

Het hoofddoel zou wat ons betreft moeten zijn om taken, acties en informatie uit verschillende schermen samen te brengen. Zo ontstaat één overzicht: een centrale werkomgeving van waaruit een medewerker het proces kan doorlopen. Hoe breed je die omgeving maakt, bepaal je zelf.

Voor de ene organisatie gaat het om het beoordelen en opvolgen van patiënt- of cliëntmeldingen. Voor de andere om het volledige proces rond opname, ontslag of doorstroom. Ergens anders ligt het knelpunt bij capaciteitsplanning, incidentmeldingen, indicaties, verwijzingen of de overdracht tussen teams.

De gedachte blijft hetzelfde: de medewerker hoeft niet zelf alle losse onderdelen bij elkaar te brengen. Dat doet de oplossing op de achtergrond.

Van 5 systemen naar één werkbaar proces

Je bestaande kernsystemen spelen daarin nog steeds een belangrijke rol. Een elektronisch patiëntendossier of cliëntendossier bevat informatie die daar thuishoort. Een systeem voor thuismonitoring verwerkt metingen. Een HR-systeem bevat personeelsgegevens. En een planningssysteem is ingericht voor capaciteit en roosters.

Die systemen hoef je dus niet te vervangen. Je wilt vooral voorkomen dat iedere medewerker zelf zoekt en schakelt tussen die systemen.

Om dat probleem op te lossen kun je een flexibele digitale schil boven op het bestaande applicatielandschap ontwikkelen. In die omgeving komen de informatie, taken en acties samen die een medewerker voor een bepaald proces nodig heeft. De achterliggende systemen blijven doen waarvoor zij zijn ingericht. Zo ga je van meer naar minder. Het is niet voor niets een gezegde: less is more.

Hoe creëer je zo’n flexibele schil?

Allereerst zul je de huidige processen en systemen in kaart moeten brengen en kritisch moeten bevragen. Niet alleen aan de hand van het procesmodel of werkinstructie, maar ook naar wat er op de werkvloer werkelijk gebeurt en wat de gewenste situatie is.

Hoe ziet de ideale procesgang eruit? Waar zoeken medewerkers naar informatie? Welke gegevens nemen zij handmatig over? Welke lijstjes zijn in de loop der jaren ontstaan? Wanneer wordt een mailbox onderdeel van het proces? Waar moet iemand wachten op een collega of afdeling? En op welk moment verdwijnt het overzicht?

Juist die omwegen zijn interessant.

Een Excelbestand dat een afdeling zelf heeft gebouwd, is niet alleen iets wat je zo snel mogelijk moet verwijderen. Het vertelt je vaak precies welke functionaliteit in het huidige proces ontbreekt. Hetzelfde geldt voor een gedeelde mailbox, een zelfgemaakte actielijst of een medewerker die uit ervaring precies weet welke dossiers als eerste aandacht nodig hebben. Daar zit proceskennis in.

De kunst is om die kennis niet te verliezen, maar mee te nemen in de oplossing.

Vervolgens kijk je hoe de lijnen optimaal zouden lopen. Welke informatie moet automatisch beschikbaar komen? Welke stappen kunnen verdwijnen? Waar is een menselijke beoordeling noodzakelijk? En hoe zorg je ervoor dat medewerkers niet alleen worden geraadpleegd, maar zich ook herkennen in wat er wordt gebouwd?

Begin niet direct met een groot project

Vervolgens wil je van start met het project. Maar, bij dit soort trajecten ontstaat vaak de neiging om direct het volledige applicatielandschap opnieuw te ontwerpen. Dat klinkt lekker daadkrachtig, maar het maakt de verandering ook groot, abstract en moeilijk te overzien.

Je kunt beter beginnen bij één proces waar de pijn duidelijk voelbaar is. Breng dat proces samen met de betrokken medewerkers terug tot de kern. Ontwikkel vervolgens een eerste werkbare oplossing en toets die in de praktijk.

Niet pas wanneer alles af is, maar al tijdens het ontwikkelen.

Laat medewerkers meekijken. Laat hen zien hoe een melding binnenkomt, welke informatie zichtbaar wordt en hoe zij een vervolgactie uitvoeren. Dan krijg je geen algemene reactie op een functioneel ontwerp, maar heel concrete feedback:

‘Deze informatie heb ik eerder nodig.’

‘Dit veld vullen wij nooit zelf in.’

‘Bij spoed loopt het proces anders.’

‘Deze melding hoort niet bij mijn team.’

Precies dat soort opmerkingen bepaalt of een oplossing straks echt gaat werken.

Tegelijkertijd wil je zicht houden op het volledige digitaliseringsprogramma. Welke processen kun je later nog meer toevoegen? Zo wordt het niet wéér een extra systeem voor één proces, maar bundel je meerdere processen in één oplossing: één flexibele schil.

Een flexibele schil op basis van Mendix

Wij ontwikkelen dit soort digitale schillen binnen de zorg op basis van Mendix, een agentic ontwikkelplatform. Een belangrijke reden daarvoor is dat Mendix is ingericht om veilige applicaties te ontwikkelen die je snel en flexibel kunt uitbreiden.

Ook kunnen we goed integreren met de systemen die je al gebruikt. Denk aan een koppeling met een EPD of ECD, een patiëntportaal, een planningssysteem of een HR-oplossing.

Daarbij hoeft het ook niet altijd om een groot zorgsysteem te gaan. Soms staat een belangrijk onderdeel van het proces nog in Excel, komt informatie binnen via een mailbox of gebruikt een afdeling een eigen database of applicatie die nergens anders mee samenwerkt. Ook die bronnen kun je meenemen.

De medewerker merkt daar uiteindelijk zo min mogelijk van.

Die ziet in één omgeving welke taken openstaan, wat prioriteit heeft en welke gegevens nodig zijn om de volgende stap te zetten. Op de achtergrond haalt de applicatie informatie op uit verschillende bronnen en verwerkt die waar nodig weer in het juiste systeem.

Je legt dus geen nieuwe laag náást het bestaande landschap. Je legt er een werkbare laag overheen.

Waar past AI in dit verhaal? 

Met de komst van AI kun je kritisch kijken naar werkstromen die je binnen die schil kunt ondersteunen of automatiseren. Denk aan het prioriteren van binnenkomende meldingen, het samenvatten van relevante patiëntinformatie, het signaleren van ontbrekende gegevens of het voorbereiden van een mogelijke vervolgactie.

Ook hier geldt: begin niet met de AI. Begin bij het proces.

Welke beslissing neemt een medewerker nu? Welke informatie gebruikt die persoon daarvoor? Waar kost dat onnodig veel tijd? En op welk moment kan AI werkelijk ondersteunen?

Anders loop je het risico dat je opnieuw een losse oplossing toevoegt.

Een AI-tool die naast het EPD, de planning en de mailbox staat, betekent voor de medewerker namelijk vooral: nóg een scherm. De echte waarde ontstaat juist wanneer AI binnen de applicatie en binnen het proces werkt.

En laat Mendix zich nu bij uitstek lenen als agentic development platform om AI binnen applicaties en workflows te realiseren.

Samen dit doel bereiken

Eigenlijk zou iedere zorgmedewerker moeten kunnen zeggen: ‘Ik krijg op het juiste moment de informatie en acties te zien die ik nodig heb.’

Dat is ons doel, en daarom kijken wij als ontwikkelpartner samen met zorgorganisaties kritisch naar het volledige proces. Waar loopt het vast? Welke informatie ontbreekt? En welke handelingen kosten onnodig veel tijd?

Daarvoor starten we met een verkenningssessie. Het liefst met zoveel mogelijk stakeholders die het proces van binnen en buiten kennen. Van daaruit werken we toe naar een eerste proof-of-concept. Zo maken we snel zichtbaar wat er mogelijk is én of de oplossing in de praktijk werkt.

Wil je vrijblijvend sparren over jouw vraagstuk? Neem dan contact met ons op via onderstaand contactformulier. We helpen je graag.