Nu we in de afgelopen blogs gekeken hebben naar werving en selectie van vakmensen in het algemeen en de rol die HRM-software hierbij speelt wil ik het vandaag hebben over de leverancier van HRM-software, want je relatie met de softwareleverancier is van wezenlijk belang voor het goed blijven functioneren van de software. Hoe je dit voor elkaar kunt krijgen bespreek ik in dit blog.

Het belang van controle over de relatie met de leverancier

Voor bouwbedrijven is het essentieel om een solide en transparante relatie met de HRM-softwareleverancier te onderhouden. De samenwerking met een leverancier kan het succes van de software-implementatie bepalen, en een gebrek aan controle kan leiden tot onnodige kosten, gebrekkige ondersteuning, of een gebrek aan transparantie over updates en upgrades. Door duidelijke afspraken te maken en een actief beheer van de samenwerking na te streven, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun HRM-oplossing optimaal blijft aansluiten bij hun behoeften en dat de leverancier betrokken blijft bij de prestaties van de software.

Belangrijke afspraken voor een effectieve samenwerking

Het vastleggen van specifieke afspraken met de leverancier kan bijdragen aan een soepele samenwerking en helpt om misverstanden te voorkomen. Enkele belangrijke contractuele afspraken die bouwbedrijven kunnen overwegen zijn:

Service Level Agreements (SLA’s): Een Service Level Agreement (SLA) specificeert de prestaties die van de softwareleverancier worden verwacht, zoals uptime, responstijden bij storingen, en de snelheid van technische ondersteuning. Een gedetailleerde SLA zorgt ervoor dat bouwbedrijven duidelijkheid hebben over de beschikbaarheid van de software, hoe snel problemen worden opgelost, en welke compensatie er wordt geboden bij schending van de afgesproken serviceniveaus. In de bouwsector, waar projecten afhankelijk zijn van tijdige beschikbaarheid van personeelsdata, is een goed SLA essentieel.

Updates en onderhoud: Maak afspraken over de frequentie en aard van software-updates en onderhoud. Vraag de leverancier om een planning voor updates en een overzicht van geplande onderhoudsvensters, zodat deze momenten goed kunnen worden ingepland. Dit voorkomt dat updates en onderhoud de dagelijkse bedrijfsvoering verstoren en zorgt ervoor dat HR-teams altijd werken met een up-to-date systeem.

Gegevensbeheer en -beveiliging: Bouwbedrijven hebben vaak te maken met vertrouwelijke personeelsinformatie en moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Maak duidelijke afspraken over hoe de leverancier de veiligheid en privacy van gegevens waarborgt. Dit omvat afspraken over gegevensopslag, versleuteling, en het verwijderen van data na beëindiging van het contract.

Contractuele flexibiliteit: Overweeg clausules die het bedrijf flexibiliteit geven bij veranderende behoeften. Bijvoorbeeld, als een bouwbedrijf groeit en extra functies of gebruikers nodig heeft, kan het gunstig zijn om vooraf afspraken te maken over schaalbaarheid en de kosten voor extra licenties. Flexibiliteit in het contract voorkomt verrassingen wanneer de bedrijfsomvang of behoeften wijzigen.

Transparantie en communicatie met de leverancier

Naast formele contracten is transparante communicatie een cruciale factor in een succesvolle samenwerking. Bouwbedrijven kunnen proactief meer grip houden op de samenwerking door regelmatige contactmomenten te plannen met hun leverancier en een systeem voor feedback en evaluatie in te stellen:

Regelmatige evaluatiesessies: Plan evaluatiesessies, bijvoorbeeld elk kwartaal of halfjaarlijks, om de voortgang en prestaties van de software te bespreken. Deze sessies bieden de kans om eventuele knelpunten te identificeren en te bespreken of de software nog steeds aan de bedrijfsbehoeften voldoet. Daarnaast biedt het leveranciers de gelegenheid om updates over nieuwe functies te delen die mogelijk waardevol zijn voor het bouwbedrijf.

Feedbackmechanismen: Het instellen van een gestructureerd feedbackmechanisme maakt het eenvoudiger voor HR-teams en andere gebruikers om problemen en verbeterpunten door te geven. Dit kan bijvoorbeeld via een interne portal waar gebruikers feedback kunnen geven, wat vervolgens met de leverancier kan worden besproken. Dit zorgt ervoor dat de leverancier snel kan inspelen op gebruiksproblemen en dat eventuele wijzigingen of verbeteringen worden afgestemd op de daadwerkelijke ervaringen van gebruikers.

Toegewijde accountmanager bij de leverancier: Het toewijzen van een toegewijde accountmanager bij de leverancier kan helpen om communicatiekanalen te stroomlijnen. Deze persoon fungeert als het vaste aanspreekpunt voor het bouwbedrijf en zorgt ervoor dat vragen en problemen snel en efficiënt worden opgepakt.

Risicomanagement bij de samenwerking met leveranciers

Voor bouwbedrijven kan het risicovol zijn om volledig afhankelijk te zijn van één softwareleverancier. Het identificeren en beheren van potentiële risico’s is daarom van belang om ervoor te zorgen dat de bedrijfscontinuïteit gewaarborgd blijft:

Escalatieprocedures: Een escalatieprocedure kan nuttig zijn als er problemen optreden die niet direct kunnen worden opgelost. Dit betekent dat er een formeel proces bestaat voor situaties waarin de software tijdelijk niet beschikbaar is of kritieke fouten optreden. Door een escalatieprocedure vast te leggen, weten beide partijen precies welke stappen ondernomen worden om het probleem snel op te lossen.

Back-up en dataherstel: Hoewel de meeste HRM-leveranciers geavanceerde back-upsystemen hebben, is het belangrijk dat bouwbedrijven ervoor zorgen dat hun data veilig is. Maak duidelijke afspraken over de frequentie van back-ups, waar de data wordt opgeslagen, en hoe snel data kan worden hersteld in het geval van een storing of gegevensverlies.

Exitstrategie en data-overdracht: In het geval van beëindiging van de samenwerking, bijvoorbeeld bij een overstap naar een andere leverancier, is het essentieel dat het bouwbedrijf toegang heeft tot al zijn data en dat deze veilig wordt overgedragen. Maak afspraken over hoe data zal worden overgedragen, in welk formaat en tegen welke kosten, om ervoor te zorgen dat het bedrijf te allen tijde controle over de eigen gegevens behoudt.

Praktijkvoorbeelden van bouwbedrijven die grip hielden op hun leveranciersrelatie

Hieronder volgen enkele voorbeelden van bouwbedrijven die door strategische afspraken meer controle hebben verkregen over hun HRM-softwareleverancier:

Case Study 1: Onderhoudscontract bij “Bouw Nederland” 

Bouw Nederland sloot een onderhoudscontract af met duidelijke afspraken over updates en support. Door kwartaalvergaderingen te houden met de leverancier en problemen door te nemen, slaagde het bedrijf erin om up-to-date te blijven en de HRM-software effectief in te zetten. Dit resulteerde in een hogere tevredenheid van gebruikers en een vermindering van downtime tijdens geplande updates.

Case Study 2: Gegevensoverdracht en continuïteit bij “InfraTech Solutions” 

InfraTech Solutions had vooraf een exitstrategie opgenomen in hun contract met de HRM-leverancier, inclusief een plan voor gegevensoverdracht. Toen het bedrijf besloot over te stappen naar een andere softwareleverancier, kon de data zonder complicaties worden overgedragen, wat zorgde voor een soepele overgang zonder verlies van personeelsdata.

Conclusie: verkrijg meer grip op de relatie met een HRM-leverancier

Het verkrijgen van meer grip op de relatie met een HRM-softwareleverancier is essentieel voor bouwbedrijven die afhankelijk zijn van een goed functionerend HRM-systeem. Door gedetailleerde contracten op te stellen, regelmatige evaluatiesessies te plannen, en duidelijke afspraken te maken over data en continuïteit, kunnen bedrijven een stabiele samenwerking opbouwen. Een goede relatie met de leverancier zorgt ervoor dat het HRM-systeem optimaal blijft presteren en mee-evolueert met de veranderende behoeften van het bedrijf. In de volgende blog zal ik de voor- en nadelen van bekende HRM-softwareoplossingen voor de bouwsector behandelen.