Hoe kun je een voorraadverschil snel analyseren?

Volgens het systeem heb je nog voldoende voorraad, maar toch is het vak in het magazijn leeg. Wat nu?! Vooral als je op basis van je administratieve voorraad al een order hebt toegezegd aan een klant, is dit een groot probleem. Niet voor niets vormen voorraadverschillen een van de grootste ergernissen en bottlenecks bij (groot)handelsbedrijven. Om een voorraadverschil te voorkomen, is het belangrijk de oorzaak te analyseren. In dit blog lees je hoe je dit snel en efficiënt doet!

Effect van voorraadverschillen op leverbetrouwbaarheid

Het grootste probleem van voorraadverschillen, is dat je klanten teleurstelt door terug te moeten komen op reeds gemaakte afspraken. Vooral als dit vaker gebeurt, heeft dat negatieve invloed op je klanttevredenheid en leverbetrouwbaarheid.

Versnelde leveringen of schuiven met je voorraad

Als je te maken krijgt met een voorraadverschil, zul je er dan ook alles aan doen de situatie te repareren. Wellicht ga je proberen de producten versneld te kunnen leveren, wat voor tijdsdruk zorgt. Of ga je schuiven met je voorraad, door leveringen die voor andere klanten bedoeld zijn te gebruiken om het gat te dichten. Dan ontstaat er intern al gauw een discussie; welke klant is het belangrijkst? Wie wil je uit commerciële overwegingen absoluut niet teleurstellen? En welke klant kan iets langer wachten op zijn bestelling?

Voorraadverschillen kun je snel analyseren met.. de juiste software

Om deze situaties te voorkomen, doe je er goed aan voorraadverschillen te analyseren. Hiervoor heb je allereerst een geschikte oplossing nodig waarmee je kunt traceren wat er gebeurd is. Mijn absolute voorkeur heeft Exact Warehouse Management (WMS). Daarin kun je de registratie van je producten gedetailleerd volgen en herleiden. Een zogenaamd datatrail laat je tot op productniveau zien wat er allemaal gebeurd is, wanneer en door wie. Dé manier om te ontdekken wat er mis is gegaan.

Laat jezelf bovendien ondersteunen door BI tooling, waarmee je een rapport van je analyse kunt maken. Door eenmalig een rapportage te definiëren, kun je deze in geval van voorraadverschillen in de toekomst met enkele kliks nogmaals uitdraaien.

Kennis en expertise

Uiteraard ben je er dan nog niet. Je moet tot slot over de kennis en expertise beschikken om de resultaten te analyseren. Dit vergt zowel kennis van het proces als een sterk analytisch vermogen om de bevindingen op de juiste wijze te beoordelen.

Wat doe je met de analyse van een voorraadverschil?

Uit je analyse van voorraadverschillen kunnen diverse oorzaken naar voren komen. Zo werden er bijvoorbeeld verkeerde aantallen ingeboekt bij de ontvangstregistratie, zijn producten simpelweg op de verkeerde plek neergezet of zijn beschadigde producten niet afgeboekt. Wat ook weleens gebeurt, is dat producten worden toegezegd aan een klant voordat de kwaliteitscontrole plaatsvindt. Als enkele producten of zelfs complete batches niet blijken te voldoen en de commerciële afdeling dit niet weet, kan ook dit leiden tot een voorraadverschil en dus gecancelde orders.

Welke vervolgacties koppel je aan je analyse?

Hier wil je uiteraard vervolgacties aan koppelen. Een aantal manieren om voorraadverschillen in de toekomst te voorkomen:

• Cycle counting: controleer je voorraad periodiek. De zogenaamde ‘hardlopers’ en de meest kostbare artikelen in je assortiment tel je uiteraard het vaakst. Exact WMS ondersteunt je hierin, door je te vertellen wat je wanneer moet tellen.
• Aanvullende software: Door gebruik te maken aanvullende software zoals ActDigital of scanning, kunnen je medewerkers nog efficiënter data ingeven en raadplegen. Hierdoor wordt het nog gemakkelijker om wijzigingen in je voorraad te registreren én verrijk je de kwaliteit van je datatrail.
• Pas het proces achter je voorraadbeheer aan: Gaat er systematisch wat fout in je goederenontvangst? Of juist in de allocatie van je producten? Blijkbaar verloopt het proces niet goed en behoeft dit verbetering. Praat vooral met je team over waar het misloopt en bedenk samen een oplossing die wél werkt. Is er ondanks een efficiënt proces en de juiste automatisering sprake van menselijke fouten? Train je medewerkers en motiveer ze om secuurder te werk te gaan.
• Producten pas vrijgeven na kwaliteitscontrole: Blijkt het voorbeeld van kwaliteitscontrole van toepassing op de voorraadverschillen in jouw handelsbedrijf? Werk dan met twee locaties binnen je magazijn. Op de ene locatie staan producten die nog door de kwaliteitscontrole moeten, terwijl op de andere locatie enkel goedgekeurde producten staan die zijn vrijgegeven voor orders.

Meer weten over voorraadbeheer in Exact Globe?

Zoals je hebt gelezen zijn er diverse manieren om voorraadverschillen te analyseren. En zijn er een keur aan mogelijke oorzaken en – gelukkig – ook oplossingen. Oplossingen waar jij mee aan de slag wil, want de gevolgen van voorraadverschillen kunnen groot zijn voor je leverbetrouwbaarheid. Wil je hier met ons over sparren? Neem gerust contact met ons op! En download ook eens de brochure “Concurreren door handelsprocessen te digitaliseren”, over wat Axians en Exact Globe voor jouw handelsbedrijf kan betekenen.