Hoe een flexibel, betrouwbaar en effectief salarisadministratie op te zetten in de zorgsector

Salarisadministratie is niet zomaar een routineklus; het is een belangrijk financieel fundament van je organisatie. Het waarborgt niet alleen naleving van wetten en cao’s, maar biedt financiële stabiliteit aan medewerkers. Want een gebrekkige uitvoering kan leiden tot ontevredenheid onder personeel. Bovendien verschaft een goede salarisadministratie je organisatie de broodnodige helderheid en transparantie, zowel voor medewerkers als het management. Een goed softwaresysteem zorgt ervoor dat je als zorginstelling zelf eenvoudig in staat bent om je salarisadministratie goed uit te voeren.

Om die autonomie te realiseren moet het systeem wel een aantal functionaliteiten hebben, daarnaast taken geautomatiseerd uitvoeren, en te allen tijde inzicht bieden door middel van analyses, zodat je altijd beheert en beheerst! In dit blog laten we zien hoe je met een state-of-the-art software pakket gericht op de zorg, en het hebben van een software leverancier met kennis van de cao in de zorg, je salarisadministratie van A tot Z zelfstandig beheert!

Autonomie in je salarisadministratie op 8 manieren

1. Te allen tijde inzicht met voorlopige stroken

Salarissen worden meestal per maand, per week, of vier weken uitbetaald. Voor de salarisverwerking worden alle zaken die relevant zijn vanuit het HR-proces meegenomen zoals: naam, adres, woonplaats, functie, contracturen per week, het vaste salaris en eventuele toeslagen. Dit leidt in eerste instantie tot een voorlopige salarisberekening.

Tijdens het initiële proces worden salarisstroken met bruto/netto berekeningen en het logo van jouw organisatie beschikbaar gesteld. In eerste instantie maakt de salarisadministrateur de voorlopige salarisberekeningen aan. Naast individuele controles van berekeningen kan de administrateur gebruikmaken van tientallen controlerapporten. In een hoogwaardige oplossing is het mogelijk om gedetailleerd in te zoomen op elke berekening, waardoor je de precieze berekening voor bijvoorbeeld pensioenpremies of loonheffing kunt achterhalen.

 

2. Breng alles in kaart met standenregisters, rapportages en analyses

Ontdek de kracht van een geavanceerd platform dat tevens de optie biedt om meerdere standenregisters te gebruiken! Met standenregisters vergelijk je de looncomponenten van verschillende perioden met elkaar. Let hier op het gebruik van het meervoud ‘registers’. Dankzij diverse weergavemogelijkheden voer je namelijk altijd de gewenste analyse uit! Bijvoorbeeld op het bruto- of nettoloon, of op specifieke elementen zoals overuren of onregelmatigheidstoeslagen.

Zodra het voorlopige stadium is afgerond, is het tijd om analyses uit te voeren om te verifiëren of de verwachtingen zijn uitgekomen. Salarisadministrateurs zijn in staat om afwijkingen te analyseren. Als relevante verschillen worden waargenomen tussen de voorlopige en bijvoorbeeld de geboekte resultaten van de vorige periode, onderzoek je deze nader op eenvoudige wijze. De standenregisters bieden richtlijnen voor de procesvoortgang, terwijl de rapportagemogelijkheden vrijwel onbeperkt zijn. Denk hierbij aan rapportages over onderwerpen zoals werkkostenregeling, pensioenpremies, leaseauto’s, fietsvergoedingen, enzovoort!

Wanneer de salarisadministrateur de salarisberekeningen goedkeurt, worden deze definitief gemaakt en geboekt.

 

3. Betalingsbestanden

Los van deze salarisboekingen, worden er uiteraard ook betalingsbestanden aangemaakt. De SEPA (Single Euro Payments Area: één Europese betaalmarkt) bestanden worden aangeleverd aan de bank en vervolgens wordt het salaris op het juiste moment betaalbaar gesteld. Een goede software leverancier biedt keuze met verschillende abonnementen, bijvoorbeeld: basis, uitgebreid en compleet. Vanaf het uitgebreide pakket krijg je er meestal ook een app bij. Medewerkers krijgen hun salarisstrook eenvoudig en inzichtelijk te zien via een app. Met de app zijn ze ook in staat om hun salarisstrook te downloaden, evenals jaaropgaves. Zo hebben medewerkers deze gegevens 24/7 binnen handbereik.

Alle aanpalende processen, die gekoppeld zijn aan het salarisproces, zoals loonaangifte aan de belastingdienst, vinden volledig automatisch plaats. Evenals aanleveringen aan de pensioenfondsen bijvoorbeeld, of het aanleveren van informatie aan de verzekeraars. Zo wordt je ontzorgd door het systeem!

 

4. Op basis van ingangsdatum

Met een state-of-the-art salarisadministratiesysteem ben je altijd een stap vooruit! Tijd is cruciaal en een essentieel aspect van een effectieve salarisadministratie is dan ook dat het systeem alle handelingen baseert op de ingangsdatum. Als je vandaag een wijziging doorkrijgt die pas vanaf mei volgend jaar van kracht wordt, wil je deze het liefste nu al in het systeem vastleggen. Zonder te hoeven wachten. Dit principe geldt voor alle berekeningen en controles. Bijvoorbeeld, wanneer je naar rapportages kijkt met betrekking tot voltijd-equivalenten (fte’s), dan wordt iemand die tegen die tijd niet meer in dienst is, niet langer meegerekend.

 

5. TWK (terugwerkende kracht) functionaliteit

En er is meer! De TWK (terugwerkende kracht) functionaliteit komt in actie op het moment wanneer een mutatie te laat is binnen gekomen, of wanneer iemand een fout heeft gemaakt. En dat laatste gebeurt nu eenmaal wel eens – want hey, we zijn allemaal menselijk, toch? Deze functionaliteit berekent automatisch de verschillen en zo wordt automatisch het saldo, de vordering of het tegoed, gecalculeerd en geboekt. En het beste van alles? Het is een bijzonder gebruiksvriendelijke functionaliteit, zodat je intuïtief je weg erin vindt!

 

6. Tijdbesparing door geautomatiseerde salarisprocessen

Het volledige salarisproces kan geautomatiseerd worden, inclusief planning van taken op specifieke tijdstippen. Een efficiënt systeem voert de processen uit, zoals salarisverwerking, terwijl je als gebruiker altijd controle behoudt. Het systeem biedt real-time inzicht in de status en geeft je de vrijheid om te kiezen welke processen je handmatig wilt beheren. Het is een waardevolle hulpbron, waardoor je tijd bespaart en toch volledige controle behoudt.

 

7. Ondersteuning bij salarisverwerking

Daarbij biedt een goede softwareleverancier ondersteuning voor salarisverwerking bij (tijdelijke) discontinuïteit. Zoals bij ziekte, langdurige afwezigheid of ontslag van salarisadministratief personeel. De leverancier neemt je administratie over, waardoor je wordt ontzorgd. Het is belangrijk om op zoek te gaan naar een leverancier die sterk gericht is op de zorg, omdat zo’n leverancier de cruciale kennis in huis heeft over de cao in de zorg en die kennis al succesvol in praktijk brengt. Zo blijven je processen te allen tijden ononderbroken!

 

8. Conform wet en regelgeving plus wijzigingen in CAO direct doorgevoerd

Als laatste moet je er uiteraard op letten dat het systeem conform de wet- en regelgeving is. Op het moment dat zaken besproken worden of besloten zijn in de cao heeft een goede softwareleverancier gericht op de zorg, de salaristechnische-vertaling daarvan direct in het systeem gebouwd. Zo is je salarisadministratie altijd actueel conform de regels en heb je hier zelf geen omkijken naar.

Daarbovenop onderhoudt een goede leverancier/software ook je eigen bedrijfsspecifieke regelingen, zoals bijvoorbeeld specifieke reiskostenvergoedingen. Tevens bestaat de mogelijkheid om zelf eenvoudig regelingen toe te voegen vanuit de standaardinrichting.

De voordelen van het geïntegreerde ERP-systeem voor de zorg: Zorg ^ERP

Zorg ^ERP is gebaseerd op Microsoft Business Central met de voordelen van het volledige ecosysteem van Microsoft. Zorg ^ERP is een geïntegreerd softwaresysteem. Dit betekent dat de software automatisch de stippellijntjes invult en zaken wanneer je ze links wijzigt automatisch ook rechts wijzigt. Zorg ^ERP bestaat namelijk standaard uit: Inkoop-financiën en logistiek. Dit is zeg maar de basis Zorg ^ERP. Daarbovenop kan men extra modules afnemen, zoals HRM of Salaris. Of extra zorg-logistiek, of OK-logistiek.

Met de module ‘salaris’ zijn salariskosten bijvoorbeeld direct zichtbaar in het grootboek van de financiële administratie. Zo is er geen verschil in de data, en zo hoef je geen koppeling te maken of import te doen met een ander systeem. Omdat Zorg ^ERP in de cloud zit omdat het een volledige SaaS-oplossing is (die als één centrale database werkt) is alles direct bijgewerkt voor iedereen. Op het moment dat je alle salariskosten in beeld hebt, kun je die eenvoudig controleren ten opzichte van bijv. de begroting die gemaakt is met de financiële administratie.

We hanteren een open loonmodel in onze oplossing waarin, naast de algemene wet- en regelgeving én ondersteuning voor de cao, ook eenvoudig bedrijfsspecifieke onderdelen kunnen worden toegevoegd. Denk hierbij aan: reiskostenvergoedingen, verlofregelingen of aanvullende pensioenregelingen. Onze klanten kunnen en mogen zelf zaken hierin aanpassen. Zo houden we de flexibiliteit groot én de begeleidingskosten laag. En het allermooiste: alle bovengenoemde functionaliteiten en service zitten in Zorg ^ERP en bieden wij als dé software leverancier voor de zorg!

Kies voor software die je autonomie geeft! En versterk de zorgvuldigheid in je salarisadministratie! Voldoe, zonder er over na te hoeven denken, aan de verplichtingen van de wet en cao’s, behoud financiële stabiliteit, en waarborg de tevredenheid van je medewerkers en management dankzij transparantie. Allemaal dankzij de salaris component van Zorg ^ERP!  Lees hier meer over hoe Zorg ^ERP jouw zorgprocessen feilloos kan ondersteunen.