Een organisatie kent veel processen waarvoor een handtekening vereist of wenselijk is. Dit is niet alleen het geval bij offertes die je naar klanten stuurt, maar ook intern zijn er een hoop documenten waar een handtekening onder gezet moet worden. Zo begint het al met het arbeidscontract als een nieuwe collega in dienst treedt. Vervolgens heb je nog de pensioenregeling, collectieve verzekeringen en leasecontracten die allemaal ondertekend moeten worden. Deze zaken spelen alleen al in het instroomproces. Voor een HR-professional is het zetten en verwerken van papieren handtekeningen een activiteit waarmee flink tijd op bespaard kan worden. Gelukkig heb je tegenwoordig de digitale handtekening!

Het tijdperk van de digitale handtekening is hier

Tegenwoordig worden processen steeds meer geautomatiseerd om de efficiëntie binnen een organisatie te bevorderen. Ondanks het feit dat het ondertekenen van document zo vaak voorkomt, wordt het zetten van een handtekening veelal nog met pen en papier gedaan. Zonde dat juist dit proces achterwege wordt gelaten, want het neemt stiekem veel tijd in beslag! Een document moet namelijk eerst uitgeprint worden en opgestuurd naar de ontvanger(s) ter ondertekening. Vervolgens moet je in de gaten houden of alles netjes retour komt omdat je wellicht zelf ook nog een handtekening moet zetten. Dan scan je de documenten weer in om ze digitaal op te kunnen slaan in Synergy. Niet bepaald papierloos en zeker niet efficiënt.

Tegenwoordig kan het gelukkig allemaal een stuk makkelijker. Door het ondertekenen van documenten allemaal digitaal te laten lopen, verhoog je de efficiëntie en neem je de volgende stap richting maatschappelijk verantwoord ondernemen. Ook ben je ervan verzekerd dat het ondertekenproces te allen tijde rechtsgeldig gebeurt. Het daadwerkelijk ondertekenen kan op verschillende manieren. Denk hierbij aan SMS, een bankoverschrijving van 1 cent of simpelweg een muiskrabbel. Waar jouw voorkeur ook naar uit gaat; de overstap naar digitaal ondertekenen kent vele voordelen.

De voordelen van digitaal ondertekenen voor de HR-afdeling

✓  Sneller en efficiënter
Ondertekenaars worden automatisch gevraagd de desbetreffende documenten te lezen en te ondertekenen. Duurt het te lang? Dan wordt er automatisch een reminder gestuurd. Zo heb je sneller de handtekening die je nodig hebt en hoef je niets meer in te scannen.

✓  Milieubewust
Het spreekt natuurlijk voor zich, maar het gebruik van papier is natuurlijk niet bepaald duurzaam. Door te kiezen voor de digitale handtekening bespaar je papier en draag je bij aan een beter milieu.

✓ Kostenbesparing
Papier, postzegels en enveloppen kosten natuurlijk geld. Met digitaal ondertekenen heb je dit allemaal niet meer nodig. Zo verdien je jouw investering snel terug, zonder de uren die bespaard worden aan administratie überhaupt mee te rekenen.

✓ Meer controle

Je kunt te allen tijde de status van het te ondertekenen document inzien. Zo weet je altijd waar je aan toe bent, heb je grip op de processen en kun je gerichter handelen.

De switch van de papieren naar de digitale handtekening is zo gemaakt. Stap daarom vandaag nog over op digitaal ondertekenen!