Beheer en onderhoud van telecomnetwerken: hoe versterk je netbeheerders?

Wat verandert er als de focus verschuift naar beheer en onderhoud? 

Bij aanleg ligt de nadruk vaak op projectmatig werken en het realiseren van nieuwe aansluitingen. Bij beheer en onderhoud draait het juist om snel reageren, goed afstemmen en continu zicht houden op de status van storingen, schades en herstelwerkzaamheden.

Daarbij zijn vaak meerdere partijen betrokken. Denk aan de netbeheerder, de field service-organisatie, onderaannemers, medewerkers in het veld en soms ook de eindklant. Juist dan wordt het belangrijk dat iedereen vanuit dezelfde actuele informatie werkt. Zodra meldingen, planning, uitvoering en terugkoppeling over verschillende systemen en kanalen verspreid raken, neemt de kans op vertraging, miscommunicatie en onvolledige informatie toe. Een storing wordt dan misschien wel snel opgelost, maar de terugkoppeling laat op zich wachten. Of de uitvoering is afgerond, terwijl de administratieve afhandeling nog niet is gestart.

Om netbeheerders echt te ontzorgen, moet daarom niet alleen het werk in het veld goed verlopen. Ook de planning, communicatie, administratie en terugkoppeling moeten goed op elkaar aansluiten.

Hoe ondersteunt FieldService+ beheer en onderhoud?

Met de software: FieldService+ stroomlijnen we processen voor onder andere het beheer en onderhoud van telecomnetwerken.

De oplossing ondersteunt het volledige proces: vanaf het moment waarop een storing of schade wordt gemeld tot en met de voorbereiding, uitvoering, administratie en terugkoppeling aan de opdrachtgever.

Zo verbind je de verschillende onderdelen van field service-management in één proces.

Iedere betrokken partij ziet de informatie die voor zijn of haar rol relevant is. Medewerkers op kantoor houden overzicht, medewerkers in het veld beschikken over de juiste instructies en de opdrachtgever blijft op de hoogte van de voortgang.

Hoe dat er in de praktijk uitziet? Dat laten we zien aan de hand van twee voorbeelden.

Praktijkvoorbeeld 1: een storing afhandelen voor een netbeheerder

Stel dat er een storing binnenkomt bij een netbeheerder, zoals KPN of DELTA Fiber.

Via een business-to-businesskoppeling wordt de storing automatisch doorgegeven aan FieldService+. De oplossing controleert of alle benodigde informatie aanwezig is en activeert direct de geldende service level agreement, oftewel SLA.

Vervolgens start de voorbereiding van de werkzaamheden. Denk aan:

• het beoordelen en aanvullen van de melding;
• het plannen van de werkzaamheden;
• het toewijzen van een geschikte monteur;
• het beschikbaar maken van de juiste instructies en informatie.

De monteur ontvangt vervolgens alle relevante gegevens voor de uitvoering. Tijdens het werk wordt de voortgang vastgelegd en worden bevindingen, foto’s en andere informatie direct aan de opdracht toegevoegd.

Na afronding worden de resultaten automatisch teruggekoppeld naar de systemen van de opdrachtgever.

Zo blijft de netbeheerder op de hoogte, zonder dat medewerkers voortdurend handmatig informatie hoeven uit te wisselen via e-mail, spreadsheets of telefoontjes.

Praktijkvoorbeeld 2: een schade- en claimproces afhandelen

Een ander voorbeeld is het afhandelen van schade aan een telecomnetwerk.

Na de melding start FieldService+ automatisch het bijbehorende schade- en claimproces. Het volledige traject wordt vastgelegd: van de eerste beoordeling en planning tot de uitvoering, documentatie, terugkoppeling en facturatie.

Daarbij kan FieldService+ automatisch de juiste activiteiten en werkorders aanmaken. Zo weet iedere betrokken medewerker wat er moet gebeuren en welke informatie moet worden vastgelegd.

Is er een afspraak met een eindklant nodig? Dan ontvangt diegene een voorgesteld tijdstip of de mogelijkheid om via een online portaal zelf een afspraak in te plannen.

Na de uitvoering worden de bevindingen, gebruikte materialen en bewijsstukken toegevoegd aan het dossier. Vervolgens kan de administratieve afhandeling direct worden gestart.

Zo komen het operationele proces, de communicatie met de eindklant en de financiële afhandeling samen in één werkwijze.

Het belang van ‘continuous alignment’

FieldService+ houdt de opdrachtgever gedurende het hele proces op de hoogte. Van planning en uitvoering tot afronding en terugkoppeling.

Dit noemen we ‘continuous alignment’: de voortdurende afstemming van alle serviceactiviteiten tussen de betrokken partijen.

Het doel is dat iedereen vanuit dezelfde actuele informatie werkt en weet:

• wat de status van de opdracht is;
• welke werkzaamheden zijn afgerond;
• welke afwijkingen zijn ontstaan;
• welke afspraken gelden;
• wie verantwoordelijk is voor de volgende stap.

Dat levert verschillende voordelen op:

• efficiënter en effectiever werken;
• soepeler samenwerken met partners;
• minder handmatige afstemming;
• meer transparantie over de voortgang;
• minder kans op fouten en vertraging;
• meer onderling vertrouwen.

De netbeheerder hoeft niet voortdurend om updates te vragen. De field service-organisatie hoeft minder tijd te besteden aan losse rapportages en terugkoppelingen. En medewerkers beschikken op ieder moment over de informatie die zij nodig hebben.

Van uitvoerende partij naar strategische partner

Met FieldService+ kan jouw field service-organisatie opdrachtgevers vergaand ontzorgen bij het beheer en onderhoud van telecomnetwerken.

Je neemt niet alleen de uitvoering van werkzaamheden over. Je ondersteunt ook de planning, informatievoorziening, communicatie en terugkoppeling rondom het volledige proces.

Dat biedt voordelen voor de opdrachtgever én voor jouw eigen organisatie.

Door deze dienstverlening goed te organiseren, kun je jouw positie bij de opdrachtgever versterken. Je bent dan niet alleen de partij die werkopdrachten uitvoert, maar een partner die actief helpt om processen en dienstverlening te verbeteren. Je kunt bijvoorbeeld inzicht geven in:

• terugkerende storingen;
• doorlooptijden;
• het behalen van SLA’s;
• de kwaliteit van de uitvoering;
• oorzaken van vertraging;
• kansen om processen verder te optimaliseren.

Daarmee verschuift het gesprek van losse werkopdrachten naar structurele verbetering.

Een win-winsituatie voor netbeheerder en field service-organisatie

FieldService+ creëert zo een win-winsituatie. De netbeheerder krijgt meer grip op beheer en onderhoud. Jouw field service-organisatie kan werkzaamheden ondertussen efficiënter voorbereiden, uitvoeren en terugkoppelen.

Ook voor medewerkers in het veld wordt het werk eenvoudiger. Zij beschikken op het juiste moment over de informatie, instructies en hulpmiddelen die nodig zijn om de opdracht goed uit te voeren.

Tegelijkertijd versterkt jouw organisatie haar positie bij de opdrachtgever. Dat kan leiden tot een duurzamere samenwerking en een grotere rol binnen het beheer en onderhoud van het netwerk.

Nu de markt verschuift van aanleg naar beheer en onderhoud, ontstaat juist daar de kans om meer waarde toe te voegen. Niet alleen door het werk goed uit te voeren, maar door het hele proces daaromheen slimmer te organiseren.

Meer weten over de mogelijkheden van FieldService+?

Wil je meer weten over de mogelijkheden van FieldService+? Vraag dan een gratis demo aan via onderstaand contactformulier. We helpen je graag op weg!