In de eerste fase ‘envision’ bespreken we allereerst je visie en formeren we samen jouw beleid. Hierbij kijken we bij voorkeur niet naar de techniek, maar vragen we aan jouw medewerkers wat zij nodig hebben om goed te communiceren. Evenals de bewustwording over de manieren van samenwerken. We demonstreren de mogelijkheden en analyseren de gebruikerservaring van je medewerkers. Op deze manier achterhalen we hoe snel je medewerkers de nieuwe middelen accepteren en deze succesvol inzetten.

Dit doen wij aan de hand van vier stappen:

  • Aan de hand van analyses kijken we naar de gewenste situatie
  • We onderzoeken de bestaande architectuur
  • We ontwerpen de gewenste architectuur
  • Voor een succesvolle uitrol is goede voorbereiding nodig

Gewenste situatie

We analyseren de functionele behoeften van je organisatie, bepalen de gewenste middelen die nodig zijn om het doel te bereiken en baseren de te hanteren adoptiestrategie hierop.

  • Inzicht verkrijgen in de gewenste situatie: We  bepalen samen met je organisatie welke stappen van het UNITE traject we gaan doorlopen. Op basis van visie en beleid wordt er een strategie gekozen en voorstel uitgewerkt. We maken daarbij een beslissing over op welke functionaliteit en business indicatoren we gaan sturen om zorg te dragen dat de nieuwe manier van werken bijdraagt aan het bereiken van je visie en doelstellingen.
  • Analyse van gebruikersbehoeften: Tijdens gebruikersinterviews onderzoeken we wat de functionele behoeften zijn en hoe we de samenwerking kunnen stimuleren. We gaan met gebruikers in gesprek over hoe het contact met klanten en medewerkers onderling verbeterd kan worden, hoe we de bereikbaarheid van je organisatie als geheel kunnen vergroten en wat is het adoptieve vermogen van je medewerkers?
  • Functionaliteit en adoptiestrategie: We vertalen de geïdentificeerde gebruikersbehoeften, visie, beleid en ambities naar een functioneel ontwerp en gebruikersprofielen voor de oplossing. Het functioneel ontwerp omvat een adoptiestrategie afgestemd op het adoptieve vermogen van de medewerkers en cultuur aanwezig binnen je organisatie.

Onderzoek

We onderzoeken of je bestaande netwerk geschikt is voor het samenwerkplatform, passen daar de adoptiestrategie op aan en komen waar nodig met aanbevelingen.

  • Inventarisatie netwerkinfrastructuur: We nemen de netwerk afhankelijkheden van het samenwerkplatform door. Samen met een netwerk consultant achterhalen we gegevens en informatie die benodigd zijn om je netwerk infrastructuur te onderzoeken waardoor we een kwalitatieve werking van de applicatie kunnen realiseren.
  • Onderzoek van de bestaande netwerkinfrastructuur: We analyseren het netwerk, waarbij we zicht krijgen op de bestaande apparatuur en configuratie. Op basis van deze analyse geven we onze aanbevelingen en bepalen we samen met je organisatie of het netwerk geschikt is voor het samenwerkplatform. Conclusies en aanbevelingen worden uiteengezet in een adviesrapport.
  • Inventariseren technische afhankelijkheden: We gaan door alle IT gerelateerde afhankelijken heen die invloed kunnen hebben op een juiste werking en gebruiksvriendelijke interface van het samenwerkplatform.

Ontwerp

We ontwerpen de gewenste architectuur en bepalen op basis van het adoptievermogen van je medewerkers een succesvolle migratiestrategie.

  • Ontwerpen van de gewenste architectuur: Op basis van de wensen en eisen van je organisatie, gebruikers interviews, inventarisatie van de huidige netwerkinfrastructuur en je IT landschap bepalen we de architectuur van het samenwerkplatform. Deze bespreken we samen met je organisatie en borgen we in een technisch ontwerp. Ook de IT-professionals doorlopen een adoptieproces en worden hier nauw bij betrokken.
  • Bepalen van het migratieplan: Het technisch ontwerp en migratie strategie worden vertaald naar een plan van aanpak hoe gebruikers(groepen) overgaan naar de nieuwe omgeving. Het doel is om risico’s te beperken zodat gebruikers gecontroleerd naar de nieuwe omgeving overgaan. Om een hoge mate van adoptie te realiseren kan er afhankelijk van het adoptieve vermogen gebruik gemaakt worden van verschillende hulpmiddelen zoals een migratie portal.

Voorbereiding

Tot slot doorlopen we alle stappen die in deze fase worden beschreven om je organistie klaar te maken voor de ‘deliver’ fase. Voor een succesvolle uitrol van het samenwerkplatform definiëren we nu ook de projectrollen en bijbehorende verantwoordelijkheden.

  • Onboard kick off! We stellen de rolverdeling op voor de Onboard fase en zorgen dat alle stappen doorlopen zijn voor een succesvolle uitrol van het samenwerkplatform.

De tweede fase van de UNITE methodiek: Onboard

Vervolgens maken we in de tweede fase ‘onboard’ een roadmap die meegroeit met je organisatie, aansluit bij je gebruikersprofielen en rekening houdt met veranderingen in de markt. Ook je IT-afdeling doorloopt een adoptieproces, zodat zij de bedrijfswensen steeds beter naar passende oplossingen kunnen vertalen. Samen met je IT-afdeling maken we een ontwerp en onderzoeken we geschikte technologieën. We organiseren een ‘proof of concept’, waar jouw medewerkers kunnen proeven hoe het is om samen te werken. Waarna we een geschikte omgeving gaan bouwen. Het fundament is nu gelegd en we migreren jouw huidige omgeving naar de nieuwe communicatie infrastructuur.

Aan de slag met UNITE?

Onze experts staan voor je klaar om jouw samenwerking en klantcontact naar een hoger niveau te tillen! Vul onderstaand formulier in en wij bekijken vrijblijvend samen met jou de mogelijkheden voor je organisatie.