E-facturatie met Exact

Een e-factuur is wezenlijk anders dan een factuur in pdf-formaat. Een pdf is eigenlijk een digitale versie van een papieren factuur. Een mens kan de factuur prima lezen, maar een boekhoudpakket moet de gegevens eerst herkennen of interpreteren. Een factuur in pdf-formaat vergt handmatige verwerking of Optical Character Recognition (OCR); een softwaretechnologie die afbeeldingen of foto’s van tekst omzet in bewerkbare, digitale data. Een factuur in pdf-formaat wordt meestal via e-mail verzonden.

Een e-factuur bevat dezelfde informatie, maar dan in een gestructureerd, machineleesbaar formaat. De Europese standaard voor e-facturatie is EN 16931. Daardoor kunnen systemen de factuur automatisch verwerken zonder handmatige invoer. Een e-factuur wordt verstuurd via speciale netwerken. Elk land kiest zijn eigen netwerk. Het ministerie van Financiën raadde de Tweede Kamer Peppol aan, dat ook in België wordt gebruikt voor e-facturatie.

Concluderend schuilt het verschil tussen een factuur in pdf-formaat en e-factuur in een aantal zaken:

• Vorm: Een factuur in pdf-formaat is een document, terwijl een e-factuur data is.
• Ongestructureerde vs. gestructureerde data: Hoewel een factuur in pdf-formaat een digitaal document is, bevat het géén gestructureerde, machineleesbare data, zoals een e-factuur dat wel bevat.
• Verwerking: Een pdf-factuur verwerk je handmatig of met OCR, terwijl een e-factuur volledig automatisch wordt verwerkt.
• Manier van verzending: Een factuur in pdf-formaat wordt normaliter via e-mail verzonden, terwijl een e-factuur via netwerken zoals Peppol wordt verzonden.

Bij e-facturatie wordt een factuur niet als pdf per e-mail verzonden, maar als een gestructureerd digitaal bericht rechtstreeks uitgewisseld tussen de systemen van leverancier en klant. Dit verloopt via een netwerk, zoals in Nederland en België, via Peppol. Dit is een internationaal netwerk voor veilige en gestandaardiseerde uitwisseling van elektronische documenten. Binnen dit netwerk communiceren organisaties via gecertificeerde Peppol Access Points: beveiligde toegangspoorten die facturen valideren, routeren en afleveren bij de juiste ontvanger. Het proces verloopt als volgt:

1. Je maakt een factuur aan in je ERP- of boekhoudsysteem, bijvoorbeeld Exact.
2. De factuur wordt automatisch omgezet naar een gestandaardiseerd e-factuurformaat.
3. Het Peppol Access Point van de verzender ontvangt de factuur en verstuurt deze via het beveiligde Peppol-netwerk.
4. Het Access Point van de ontvanger ontvangt de factuur en levert deze af in het ERP- of boekhoudsysteem van de klant.
5. De factuurgegevens kunnen vervolgens automatisch worden verwerkt, geboekt en goedgekeurd.

Doordat de factuur als gestructureerde data wordt uitgewisseld, is handmatige invoer niet meer nodig. Dit vermindert de kans op fouten, versnelt de verwerking en zorgt voor een efficiënter facturatieproces

Ja, e-facturatie is een veilige manier om facturen uit te wisselen. E-facturen worden niet als bijlage via e-mail verstuurd, maar via beveiligde netwerken zoals Peppol waarbij de identiteit van verzenders en ontvangers is gevalideerd aan de hand van hun Peppol-ID. De kans op fouten of fraude is hierdoor zelfs kleiner dan bij facturatie per e-mail. Zo behoren spookfacturen tot het verleden!

Binnen het Peppol-netwerk verloopt de uitwisseling verloopt via gecertificeerde dienstverleners oftewel Access Points. Deze fungeren als een beveiligde toegangspoort tot het Peppol-netwerk.

Daarnaast bieden e-facturen extra zekerheid doordat:

• gegevens automatisch tussen systemen worden uitgewisseld;
• handmatige invoer en daarmee de kans op fouten afneemt;
• factuurgegevens niet kunnen worden aangepast zonder dat dit zichtbaar is;
• verzending en ontvangst beter te volgen zijn dan bij e-mailverkeer.

In Nederland ziet de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) namens het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) toe op de kwaliteit en betrouwbaarheid van het Peppol-afsprakenstelsel in Nederland.

Een aantal EU-lidstaten heeft reeds gekozen voor verplichte binnenlandse B2B e-facturatie. België voerde dit in op 1 januari 2026, Polen in februari datzelfde jaar. Frankrijk en Kroatië volgen later in 2026. Duitsland kiest voor een gefaseerde invoer van verplichte binnenlandse B2B e-facturatie tussen 2027 en 2028. In Spanje en het Verenigd Koninkrijk is al een verplichting aangekondigd.

Hoewel er in Nederland nog geen algemene B2B-verplichting geldt, kunnen internationaal actieve organisaties nu al met e-facturatieverplichtingen te maken krijgen. Voor Belgische en Poolse klanten is een pdf-factuur bijvoorbeeld al niet meer voldoende. Andersom kunnen Belgische en Poolse leveranciers jou vragen of je systeem al kan werken met een e-factuur. Of jouw bedrijf wel of niet kan e-factureren, kan zelfs een contractuele eis en dus concurrentievoordeel worden.

Ja, met de juiste inrichting van Exact integreer je e-facturatie moeiteloos in je bestaande processen. Door je Exact-omgeving te koppelen aan het Peppol-netwerk wissel je e-facturen rechtstreeks uit met klanten, leveranciers en overheidsinstanties. Dat zorgt voor een efficiënter facturatieproces, verkleint de kans op fouten en helpt je voorbereid te zijn op toekomstige ontwikkelingen en wetgeving rondom e-facturatie.

Axians ondersteunt je bij het inrichten van e-facturatie binnen Exact, zodat het facturatieproces naadloos aansluit op de behoeften van jouw organisatie. Met diverse oplossingen in ons portfolio bepalen we samen welke aanpak het beste past bij jouw situatie, nu én in de toekomst.

ViDA staat voor ‘VAT in a Digital Age’. De Europese Raad nam de ViDA-Richtlijn aan op 5 november 2024, om het Europese btw-stelsel te moderniseren, vereenvoudigen en digitaliseren. Het doel is transparantie, fraudebestrijding en een verlichting van de administratieve lasten voor bedrijven.

In de ViDA-Richtlijn worden alle EU-lidstaten verplicht per 1 juli 2030 een digitale rapportage van grensoverschrijdende B2B-prestaties en elektronische facturatie (e-facturatie) in te voeren. De landen mogen zelf beslissen of ook binnenlandse B2B e-facturatie verplicht wordt. Diverse EU-lidstaten hebben hier reeds voor gekozen en het Nederlandse ministerie van Financiën adviseerde dit onlangs ook aan de Tweede Kamer.