Trigger and Validation Manager

Binnen de standaard functionaliteit van Exact Synergy is het beperkt mogelijk om bedrijfsregels (business rules) af te dwingen of specifiek toe te passen binnen een proces. Ook is het dubbel invoeren van gegevens niet altijd te voorkomen. Import en controles vinden vaak plaats via MS SQL achtergrond processen. Met TVM behoort dit tot het verleden en pas je business rules toe in al je processen. Gebruik TVM voor:

  • Toepassen van Business Rules in alle processen van Synergy Enterprise: aanmaken en afhandelen van werkstroom, invoer en bewerken van relaties, medewerkers, projecten, Solution Builder Entiteiten enzovoorts
  • Met de Trigger and Validation Manager bepaalt je zelf wanneer de controle wordt uitgevoerd
  • Je kunt elke entiteit binnen Exact Synergy Enterprise controleren. Op het moment dat een zelf te definiëren ‘gebeurtenis’ (de trigger) zich voor doet, wordt de actie uitgevoerd

Een trigger kan bijvoorbeeld zijn:

  • Het aanmaken, wijzigen of verwijderen van een entiteit
  • Het invoeren, wijzigen of verwijderen van een specifiek veld op een entiteit
  • Een specifiek veld heeft of krijgt een bepaalde waarde
  • Een periodieke evaluatie met behulp van een achtergrondproces ter controle op statuswijziging, bereiken einddatum, aantal dagen overdue enzovoorts

Je kunt de volgende acties automatisch laten uitvoeren:

  • Het geven van een specifieke melding aan gebruiker bij invoer van data op alle entiteiten
  • Het aanpassen van een of meerdere velden in Exact Synergy Enterprise
  • Het aanmaken of importeren van nieuwe entiteiten bijvoorbeeld documenten, verzoeken, relaties, projecten, artikelen, medewerkers en Solution Builder entiteiten in Exact Synergy Enterprise
  • Het opstarten van een MS Word Merge document (in combinatie met de MS Word Merge Add-on)
  • Het versturen van een email, met variabele gegevens die uit Exact Synergy Enterprise wordt samengevoegd in het email bericht
  • Het importeren van een bestand (Excel, CSV/TXT) naar een tussentabel, om vandaar uit nieuwe entiteiten aan te maken
  • Het exporteren van een bestandsbijlage uit Exact Synergy Enterprise
  • Uiteraard ben je ook in staat om meerdere gebeurtenissen en acties in 1 trigger te combineren
  • Je bent in staat om de door Exact beschikbaar gestelde entiteiten aan te maken in Exact Globe. Denk hierbij aan boekingen, verkoopfacturen, verkooporder en bestellingen.

Geef specifieke meldingen aan eindgebruikers

Binnen de standaardfunctionaliteit van Exact Synergy Enterprise krijgt de eindgebruiker op verschillende plaatsen binnen zeer generieke meldingen (bijvoorbeeld ‘Artikel: mag niet leeg zijn’), of wordt er helemaal geen melding gegeven. Je hebt geen mogelijkheid om te controleren of de waarde die is ingevuld ook correct is. Met de Trigger and Validation Manager kun je voor elk specifiek veld binnen Exact Synergy Enterprise je eigen validatieregels opstellen en de gebruiker een melding geven die is toegespitst op de situatie. Zo kun je bijvoorbeeld de juistheid en volledigheid van invoer van data controleren op de relatiekaart: ‘Het veld postcode mag niet leeg zijn’ of ‘De account manager van de crediteur moet van de afdeling Financiën zijn’. Of je kunt een melding geven aan gebruiker dat het aantal ingevoerde uren in het verzoek meer is dan het maximaal toegestane aantal van ‘x’ uur.

Pas één of meerdere velden van een entiteit aan

De voorbeelden zijn eindeloos. Binnen de standaardfunctionaliteit is het alleen binnen workflow verzoeken beperkt mogelijk om met rekenvelden te werken, nergens anders. Met de Trigger and Validation Manager kun je deze functionaliteit overal binnen Exact Synergy Enterprise uitvoeren. Bij het aanmaken van een nieuw artikel kun je bijvoorbeeld de artikelcode direct laten omzetten naar hoofdletters. Of je kunt het vrije veld “rayon” op de relatiekaart direct laten bijwerken als de account manager wordt gewijzigd. Of de einddatum van een project automatisch aanpassen als een gekoppeld werkstroom verzoek in de tijd wordt verplaatst.

Importeer entiteiten of maak nieuwe aan

Indien de betaaltermijn van de openstaande post van de klant is overschreden, is dat veelal niet bekend bij de account manager. Het aanmaken van een verzoek om de accountmanager te informeren, is alleen mogelijk met externe tooling als Orbis Taskcentre of de Exact Event Manager. Met de Trigger and Validation Manager ben je in staat om bijvoorbeeld een verzoek aan te laten maken voor de accountmanager als de openstaande post een bepaald bedrag overschrijdt of als de betaaltermijn is overschreden. Of je laat een nieuw verzoek aanmaken als een veld op de relatiekaart wordt gewijzigd. Of je voegt een nieuwe medewerker automatisch toe als projectlid van een specifiek project zodra de medewerker in dienst komt. je kunt nieuwe entiteiten en verzoeken aanmaken op basis van een trigger, of je kunt door middel van een achtergrondproces periodiek entiteiten en alle referentiegegevens gevalideerd importeren in Exact Synergy Enterprise.