Van boom tot certificaat: hoe SKH haar certificeringsproces digitaliseerde met audit-app van Axians

SKH is een onafhankelijke geaccrediteerde en genotificeerde certificeringsinstantie van de houtbranche, die de bouwsector ondersteunt met kwaliteitsborging, certificering en kennisontwikkeling. De organisatie zocht een oplossing voor het verder optimaliseren en digitaliseren van haar certificeringsproces. Samen met Axians werd die oplossing gerealiseerd met Exact Globe en Synergy als basis, aangevuld met een audit-app gemaakt met ActDigital. “Synergy creëert overzicht en zekerheid in al onze processen”, vertelt Peter Kipp, Bureaumanager bij SKH.

Wie is SKH?

SKH is een onafhankelijke geaccrediteerde en genotificeerde certificeringsinstantie voor de houtbranche, voor o.a. het certificeren van producten, processen en personen in de bouw, bosbouw en industrie. SKH koppelt mensen en bedrijven aan kennis en kunde om zo het gebruik van verantwoord geproduceerd hout te maximaliseren, met een duurzamer en innovatiever Nederland als resultaat.

Certificeringsproces digitaliseren in drie stappen

Digitalisering is de afgelopen jaren een doorlopende ontwikkeling geweest bij SKH, die je kunt indelen in drie grote stappen. De eerste stap was de ingebruikname van Exact Globe en Synergy, waardoor losse lijstjes en bestanden in Word en Excel voorgoed tot het verleden behoren. “Als het niet in Exact staat, bestaat het niet”, stelt Peter dan ook.

Exact Synergy geconfigureerd naar wensen SKH

Omdat de standaard inrichting van Exact Synergy niet geheel aansloot bij de behoeften van SKH, configureerde Axians Exact Synergy zodanig dat het volledig past bij de bedrijfsprocessen SKH.

Consultant Maikel Leemans, die al bijna 20 jaar ‘over de vloer komt’ bij SKH, licht toe; “Waar bij andere organisaties alles is opgehangen aan de relatiekaarten in Synergy, draaien de bedrijfsprocessen bij SKH juist om de certificaten. Om die reden ontwikkelden we de ‘certificaatkaart’ voor SKH.”

De certificaatkaart

“Op de certificaatkaart vind je onder andere bij wie het certificaat is uitgegeven, hoe lang het certificaat geldig is en hoeveel controles er per jaar worden uitgevoerd.” Onder in de kaart zijn extra tabbladen aangemaakt, namelijk:

•  Welke controle plaatsen (inspectie locaties) zijn aan dit certificaat gekoppeld;
• Gekoppelde controle verzoeken;
• Gekoppelde issue verzoeken;
• Gekoppelde schorsing verzoeken;
• Andere documenten die nog aan het certificaat gekoppeld zijn, zoals facturen.

Een mooi voorbeeld van hoe de standaard software zo wordt geconfigureerd dat het precies aansluit op de business processen van de klant. En een cruciale stap bovendien, vindt Maikel: “Als we dat niet hadden gedaan, hadden we Exact Synergy nooit van de grond gekregen zoals het er nu staat.”.

Audit-app met ActDigital

Het enige dat nog niet via Exact verliep, waren de daadwerkelijke controles. “De controlelijsten stonden nog in Word, wat bewerkelijk en foutgevoelig was”, vertelt Peter. “De Raad voor Accreditatie (RvA) ziet erop toe dat certificerende instanties voldoen aan de regels. Daarom moet het certificeringsproces inzichtelijk zijn. Wij hechten dezelfde waarde aan kwaliteit en inzichtelijkheid. Het certificeringsproces digitaliseren en verbinden met onze Exact-omgeving, was daarom een logische vervolgstap voor SKH”, aldus Peter.

Dit deed Axians met behulp van een audit-app in ActDigital. Dit is het platform van Axians, waarmee organisaties business apps en AI-agents toevoegen aan hun Exact-omgeving.

“Wij hechten dezelfde waarde aan kwaliteit en inzichtelijkheid. Het certificeringsproces digitaliseren en verbinden met onze Exact-omgeving, was daarom een logische vervolgstap voor SKH.”

Certificeringsproces gedigitaliseerd én geïntegreerd in Exact Synergy

Het certificeringsproces wordt opgestart vanuit een controleverzoek in Exact Synergy, wat door achtergrondprocessen met Orbis en Trigger and Validation Manager (TVM) wordt uitgevoerd. Vervolgens hebben de inspecteurs via de audit-app van ActDigital direct toegang tot alle relevante dossierinformatie. Afhankelijk van het type controle presenteert de app de juiste vragenlijst en beoordelingscriteria, waardoor controles uniform worden uitgevoerd en gegevens eenduidig worden vastgelegd.

Van registratie naar rapportage

De inspecteur registreert de bevindingen digitaal in de audit-app, waarna deze automatisch worden verwerkt in Exact Synergy. Daar wordt een review- en goedkeuringsproces gestart, waarbij de juiste personen binnen SKH het rapport moeten fiatteren. Zodra het rapport is goedgekeurd, ontvangt de klant automatisch het controlerapport.

Afwijkingsverzoek in Exact Synergy én per mail

“Als onze inspecteur tijdens een keuring van bijvoorbeeld een bosbouwer constateert dat een zaagmachine niet is voorzien van het juiste beveiligingsmechanisme, wordt dit zowel in het controlerapport als in een separaat afwijkingsverzoek vastgelegd”, vertelt Peter.

Dit afwijkingsverzoek ‘landt’ in de Exact Synergy-omgeving van SKH en wordt per mail verzonden aan de klant. In die e-mail is tevens vermeld binnen welke termijn de klant de afwijking moet verhelpen. Enkele dagen voor het verstrijken van die termijn ontvangt de klant, ook geheel automatisch, nog een herinneringsmail. Ook deze e-mails worden verzonden met behulp van achtergrondprocessen met Orbis en TVM.

De resultaten en voordelen van de oplossing

“Door het certificeringsproces op deze wijze te digitaliseren in Exact Synergy, is het volledige proces sluitend en inzichtelijk”, aldus Peter. Twee andere belangrijke voordelen zijn het feit dat SKH nu beschikt over één centrale bron van de waarheid én de handmatige administratieve stappen zijn geëlimineerd. “ActDigital is voor keuringen met één bezoek per jaar echt een uitkomst. Veel administratieve handelingen zijn verdwenen.” Voor de keuringen met meerdere bezoeken per jaar, worden de vragenlijsten nog verwerkt in ActDigital.

“ActDigital is voor keuringen met één bezoek per jaar echt een uitkomst. Veel administratieve handelingen zijn verdwenen.”

Tot slot verloopt het traject van controleverzoek tot rapportage consistenter en met minder kans op fouten. Een grote pre voor SKH, aangezien ze jaarlijks meer dan 4.000 inspectieverzoeken aanmaken.

Waarom Axians

SKH werkt al jaren samen met Axians. “Onze samenwerking valt of staat met de consultants. Wat keer op keer bevestigt dat ons partnerschap goed werkt, is het feit dat ze onze organisatie zeer goed kennen. Vanwege het zeer geringe verloop bij Axians hebben we al jaren dezelfde medewerkers van Axians. Dat zorgt voor betrokkenheid met veel expertise.”

Daarnaast voegt ActDigital en de dienstverlening echt wat toe voor SKH. “De kritische blik van Axians zorgt ervoor dat alle medewerkers zien dat veranderingen leiden tot verbeteringen.” En de service? “Die is uitstekend. In elke relatie is het een kwestie van gunnen. Ons gevoel is dat Axians SKH het beste gunt en dat is ook wederzijds.”

“De kritische blik van Axians zorgt ervoor dat alle medewerkers zien dat veranderingen leiden tot verbeteringen.”

Toekomstplan: Verder met ActDigital en AI

De digitaliseringsreis van SKH is nog niet ten einde. Wet- en regelgeving, normeringen en certificeringsrichtlijnen veranderen weleens, vaak onder invloed van brancheorganisaties en certificerende instanties. “Iedere wijziging kan gevolgen hebben voor bestaande processen, documenten en certificaten”, vertelt Peter.

Daarom onderzoekt Axians hoe ActDigital en AI kunnen worden ingezet voor geavanceerde risico- en impactanalyses. “Op het moment dat er wettelijke veranderingen zijn, willen we ActDigital inzetten om sneller inzicht te krijgen in welke certificeringen, documenten en klanten hierdoor worden geraakt. Zo wordt de impact vroegtijdig beoordeeld en kunnen er direct passende maatregelen worden getroffen.”