NGO’s beschikken tegenwoordig over meer informatie dan ooit. Projectteams leggen voortgang vast. Financiële afdelingen monitoren budgetten. Impactgegevens worden verzameld voor donoren en subsidieverstrekkers. Daarnaast zijn er rapportages voor bestuurders, toezichthouders en accountants. Op papier lijkt er geen tekort aan data. Toch worstelen veel organisaties met een belangrijke vraag: Wat dragen onze projecten eigenlijk écht bij? Helaas blijkt het vaak nog lastig om het volledige verhaal boven tafel te krijgen. Lees hier hoe je dat oplost!

Wanneer organisaties meer grip willen krijgen op projecten, ontstaat al snel de neiging om meer informatie te verzamelen. Meer rapportages. Meer dashboards. Meer spreadsheets. Toch leidt dat zelden tot meer duidelijkheid. Sterker nog: hoe meer losse informatiebronnen er zijn, hoe groter de kans dat mensen verschillende conclusies trekken uit dezelfde werkelijkheid.

Het gevolg? Projectteams besteden steeds meer tijd aan het verzamelen, controleren en combineren van informatie. Terwijl ze juist behoefte hebben aan inzicht.

Het probleem is vaak niet een gebrek aan informatie

Veel NGO’s herkennen deze situatie. Financiële gegevens zijn beschikbaar. Projectinformatie is vastgelegd. Impactgegevens worden verzameld. Maar zodra iemand vraagt: “Kunnen we laten zien wat dit project daadwerkelijk heeft opgeleverd?” begint het verzamelen van informatie uit verschillende systemen. Cijfers moeten worden gecontroleerd. Rapportages moeten worden samengevoegd. Definities blijken niet overal hetzelfde. En voor je het weet ontstaat er discussie over de cijfers in plaats van inzicht in de resultaten.

De uitdaging zit dan niet in de hoeveelheid data. Maar in het gebrek aan samenhang.

Versnipperde informatie maakt sturen moeilijk

Wanneer informatie verspreid staat over verschillende systemen, ontstaan er allerlei praktische problemen.

  • Rapportages kosten meer tijd
  • Besluitvorming duurt langer
  • Afwijkingen worden later ontdekt
  • Teams werken met verschillende versies van de werkelijkheid
  • Stakeholders krijgen niet altijd hetzelfde verhaal te horen

Dat zorgt voor onzekerheid. Niemand heeft immers volledig overzicht.

Wat succesvolle organisaties anders doen

Organisaties die veel grip hebben op hun projecten beschikken meestal niet over méér informatie. Zij hebben hun informatie beter georganiseerd. Financiële gegevens, projectinformatie, budgetten en resultaten worden met elkaar verbonden en in één applicatie geregistreerd. Daardoor ontstaat één betrouwbaar beeld van wat er gebeurt. Dat maakt het mogelijk om tijdig bij te sturen, beter te rapporteren en onderbouwde keuzes te maken.

Inzicht geeft vertrouwen

Bestuurders willen met vertrouwen beslissingen nemen, donoren willen weten dat hun bijdrage goed wordt besteed en projectteams willen tijdig kunnen reageren wanneer iets afwijkt van het plan. Dat begint allemaal met hetzelfde fundament: betrouwbaar inzicht. En ervoor zorgen dat iedereen naar dezelfde werkelijkheid kijkt.

Van data naar impactvolle inzichten

Bij Axians zien we dat NGO’s zelden een tekort hebben aan data. De uitdaging zit juist in het vertalen van die data naar inzichten die helpen om betere beslissingen te nemen en de maatschappelijke impact aantoonbaar te maken.

Daarom ondersteunen wij NGO’s met Unit4 ERPx en het speciaal ontwikkelde Industry Model voor de non-profitsector. Door financiële gegevens, projectinformatie en rapportages samen te brengen in één geïntegreerde omgeving ontstaat een compleet en actueel beeld van de organisatie. Zo wordt zichtbaar welke middelen worden ingezet, wat projecten daadwerkelijk opleveren en hoe deze bijdragen aan de missie. Van losse gegevens of afzonderlijke rapportages, naar één betrouwbare bron voor sturing en verantwoording.

Veelgestelde vragen

Over hoe NGO’s van data naar inzicht gaan.

  • 1. Hoe zorgt ERPx ervoor dat ik inzicht krijg in de impact van mijn projecten?

    Unit4 ERPx brengt financiële en projectinformatie samen. Dit geeft je je inzicht in budgetten, bestedingen en projectresultaten, wat je vervolgens kunt gebruiken voor rapportages en dashboards. Dat helpt je om sneller bij te sturen en transparanter verantwoording af te leggen aan management, donoren en subsidieverstrekkers.

  • 2. Hoe ziet het Industry Model voor de non-profitsector er precies uit?

    Het Unit4 Nonprofit Industry Model is ontwikkeld vanuit de specifieke behoeften van non-profitorganisaties. Het bevat onder andere functionaliteit voor finance, budgeting, procurement, projecten, tijd en declaraties, award management en planning, reporting & dashboards. Ook processen rondom grant management en het verdelen van indirecte kosten over projecten zijn in het model opgenomen.

    Voor de implementatie heeft dit als voordeel dat Axians een sectorspecifiek vertrekpunt heeft. Samen kijken we vervolgens waar de standaard goed aansluit en waar jouw organisatie andere keuzes nodig heeft.

  • 3. Hoe ondersteunt Axians mij nog meer in het vertalen van data naar inzicht?

    Technologie levert data. De echte waarde ontstaat als je weet wat je ermee moet doen. Daarom kijken we bij Axians verder dan de implementatie van Unit4 ERPx. We helpen organisaties om financiële en projectinformatie zo in te richten dat deze daadwerkelijk ondersteunt bij het sturen, rapporteren en het nemen van beslissingen. Voor NGO’s is ERPx daarbij gericht op onder meer financiële transparantie en realtime inzicht in projecten.

    We blijven ook ná de livegang naast je staan. Met Axians AppCare ondersteunen we organisaties bij service, beheer, optimalisatie en de verdere ontwikkeling van hun ERP-omgeving.

Ook van data naar inzicht?

 

 

We helpen je graag! Laat je gegevens achter zodat we contact met je kunnen opnemen.