Hoe bereik je operational excellence met werkordermanagement?

Operational excellence is meer dan een modewoord. Het is een doel dat iedere organisatie zou moeten nastreven. Dat geldt zeker in de dynamische wereld van field service, met voortdurend veranderende werkpakketten, snelle technologische innovaties en toenemende klantverwachtingen.

De vraag is: hoe bereik je dat doel?

Het antwoord: met effectief werkordermanagement.

Wat is werkordermanagement?

Werkordermanagement vormt de ruggengraat van iedere field service-operatie. Het zorgt ervoor dat medewerkers in het veld de juiste informatie en instructies bij de hand hebben.

Zo kunnen zij hun taak First Time Right, oftewel in één keer goed, uitvoeren. Vervolgens worden ook de noodzakelijke activiteiten op kantoor op het juiste moment in gang gezet.

Wat betekent operational excellence in field service?

Bij operational excellence in field service draait het om uitblinken in de dienstverlening aan je klanten.

Dat betekent dat werkzaamheden de eerste keer goed worden uitgevoerd, op tijd worden opgeleverd en tegen een passende prijs plaatsvinden.

Een goed werkordermanagementsysteem is daarbij onmisbaar. Het helpt je om verschillende soorten werkzaamheden te ondersteunen en deze op een passende manier in je software in te richten.

Hoe helpt FieldService+ je hierbij? 

FieldService+ is een field service-platform dat bij uitstek geschikt is voor organisaties met een grote diversiteit aan opdrachten. Iedere opdracht wordt in de software, met alle unieke kenmerken, vertaald naar:

• een duidelijke fasering;
• activiteiten voor medewerkers op kantoor;
• werkzaamheden in het veld;
• de benodigde informatie per fase;
• logische overgangen tussen de verschillende fasen.

Voor de buitendienst worden verschillende werkordertypen ingericht. Ieder type sluit aan op de specifieke behoeften van een bepaalde opdrachtsoort. Deze typen kunnen variëren van inspecties en storingen tot installaties. Ieder werkordertype bevat eigen processtappen en informatievereisten.

Daardoor ondersteunt FieldService+ verschillende soorten opdrachten en kun je werkprocessen stroomlijnen, digitaliseren en automatiseren. Van begin tot eind. Over verschillende afdelingen heen. Binnen én buiten. Met verschillende achterliggende bronsystemen en zelfs met meerdere samenwerkende partijen.

Verdieping: cases, activiteiten en werkorders

Ben je benieuwd hoe je een klantspecifieke opdrachtsoort inricht? Hieronder leggen we uit hoe dit binnen de software FieldService+ werkt.

In de software noemen we een opdracht een klantopdracht, oftewel een case.

De klantopdracht bestaat uit:

• activiteiten die op kantoor worden uitgevoerd;
• werkorders die in het veld worden uitgevoerd.

De klantopdracht vormt daarmee één compleet dossier van alles wat voor de opdracht moet gebeuren. Zo kun je de werkzaamheden volgens afspraak en op tijd afronden.

Werkorders

Een werkorder wordt ingericht met een sjabloon dat we een werkordertype noemen. Voorbeelden zijn:

• schouwopdracht;
• storing verhelpen;
• installatie;
• inspectie.

Medewerkers in de buitendienst voeren de werkorders uit met behulp van een mobiele app. Ieder werkordertype bevat eigen stappen, informatie en velden waarin gegevens worden vastgelegd.

Activiteiten op kantoor

Ook activiteiten op kantoor worden ingericht met sjablonen. Deze noemen we taaktypen. Denk bijvoorbeeld aan:

• de intake van opdrachten;
• het aanvragen van documenten;
• het afhandelen van administratieve werkzaamheden.

Voor ieder taaktype kun je verschillende schermen gebruiken. Zo leg je alle benodigde informatie en documenten op een overzichtelijke manier vast.

Klantopdrachttypen

Binnen FieldService+ stel je zelf sjablonen op voor verschillende opdrachtsoorten en bijbehorende processen. Dit noemen we klantopdrachttypen. Daarbij bepaal je:

• de fasering;
• de statussen;
• de statusovergangen;
• de benodigde activiteiten;
• de benodigde werkorders.

De activiteiten en werkorders worden in de juiste volgorde aan de verschillende fasen gekoppeld. Vervolgens worden zij afgehandeld op basis van de ingestelde statussen en statusovergangen.

Praktijkvoorbeeld binnen field service: levering

Laten we kijken naar het field service-concept ‘Levering’.

Tijdens de intakefase wordt, naast de werkzaamheden op kantoor, een werkorder van het type ‘Schouwopdracht’ uitgevoerd.

Daarna volgt de werkvoorbereiding. In deze fase kun je bijvoorbeeld: vergunningen aanvragen, de omvang van de werkzaamheden vaststellen en de benodigde materialen en het benodigde materieel bepalen.

Na de voorbereiding volgt de uitvoering. De werkorder in het veld is in dit geval van het type ‘Installatie’. Daarna wordt de opdracht afgesloten met nazorg, zoals het reviseren van tekeningen en documentatie op kantoor.

Voor de schouwopdracht en de installatie gebruikt de buitendienst een mobiele app. Ieder werkordertype bevat eigen stappen en geeft aan welke informatie nodig is en welke gegevens moeten worden vastgelegd.

Het belang van een integraal dossier

Tijdens het hele proces wordt alle verzamelde informatie opgeslagen in één integraal dossier bij de klantopdracht. Dat zorgt voor een compleet en actueel overzicht. Zo weet je altijd wat de voortgang is en welke werkzaamheden al zijn uitgevoerd.

Voor een totaaloverzicht van alle gebeurtenissen kun je de tijdlijn van de klantopdracht raadplegen.

Is iedere opdracht uniek? Kies dan voor flexibel werkordermanagement

Binnen sectoren als telecom en infrastructuur kan iedere klantopdracht anders verlopen. Daarom is een flexibel en betrouwbaar werkordermanagementsysteem onmisbaar.

Met FieldService+ stroomlijn je werkorderprocessen en verbeter je tegelijkertijd de dienstverlening aan je klanten.

Dat maakt effectief werkordermanagement een belangrijke schakel in het bereiken van operational excellence binnen jouw organisatie. Wil je ontdekken of FieldService+ geschikt is voor jullie organisatie? Vraag dan een gratis demo aan via onderstaand contactformulier.