Bij veel zorgorganisaties is informatie overal, behalve daar waar je het nodig hebt. Voelt herkenbaar? Een deel staat in het EPD/ECD, een deel in het planningsysteem, een stuk in mailboxen, en dan zijn er nog Excels die op afdelingsniveau worden bijgehouden. Op ‘papier’ is alles geregistreerd, maar in de praktijk is het hebben van alle relevante informatie, lastiger dan je zou denken.

De gevolgen merk je direct: zorgprofessionals besteden kostbare tijd aan navragen, overtypen, zoeken en corrigeren. Niet alleen is dat vervelend, maar informatieversnippering is daarmee ook één van de grootste verborgen kostenposten in de zorg. Gelukkig is er voor ieder probleem ook een oplossing. Eén die steeds meer zorgorganisaties toepassen. Daarover lees je verderop in dit artikel meer.

De grootste tijdlekken

Informatieversnippering klinkt abstract, maar in ziekenhuizen, VVT, GGZ en jeugdzorg zie je dezelfde patronen terug. De lekken ontstaan niet in één groot incident, maar door kleine momenten op de werkvloer:

  • Dubbele registratie. Medewerkers voeren dezelfde gegevens meerdere keren in: in het EPD/ECD, in kwaliteitsformulieren, in Excel lijsten, in een plannings- of capaciteit systeem, en ga zo maar door. Dat kost tijd, vergroot de kans op fouten en zorgt voor verschillende waarheden.
  • Zoeken. Omdat informatie verspreid staat over systemen, mappen en mailboxen, zijn mensen veel tijd kwijt aan zoeken: ‘Waar staat het laatste verslag?’, ‘Wie had het laatste contact met deze cliënt?’, ‘Wat is de status van deze aanvraag?’.
  • Excel- en e-mail. Waar standaardsoftware niet goed aansluit op het echte werk, ontstaan eigen lijstjes, Excel overzichten en mailrondes. Die voelen flexibel, maar creëren nieuwe silo’s: gegevens staan los van de bron, zijn niet altijd actueel en zijn kwetsbaar als iemand vertrekt of uitvalt.
  • Gebrekkige overdracht en ketensamenwerking. In ketens zoals jeugdzorg, wijkteams of VVT lopen trajecten over meerdere organisaties en systemen heen. Als informatie niet correct en tijdig wordt overgedragen, ontstaat er vertraging, onduidelijkheid en het risico dat er belangrijkste signalen worden gemist.
  • Gebrek aan inzicht. Doordat data verspreid staat, kost het veel tijd om rapportages te maken voor management, de financiële afdeling en toezichthouders. Cijfers zijn er vaak achteraf, en samengesteld uit verschillende bronnen. Dat maakt het lastig om bij te sturen op capaciteit, kwaliteit, kosten en uitkomsten. Daarnaast maakt dit het ook lastig om te starten met AI. Want wil je daarmee beginnen? Dan moet je data wel beschikbaar zijn.

Kortom: informatieversnippering is een (on)zichtbare kostenpost: in tijd, motivatie, kwaliteit én uiteindelijk, ook financieel…

Niet alleen naar standaardsoftware kijken

De meeste zorgorganisaties werken met één of meerdere grote standaardpakketten voor dossiervoering, planning en administratie. Een goede ruggengraat, maar tegelijkertijd niet altijd voldoende om de dagelijkse praktijk volledig te dekken. Die spanning ontstaat omdat systemen ontworpen zijn rond een standaard proces, terwijl iedere organisatie (en soms zelfs iedere afdeling) anders werkt. Het gat tussen systeem en de praktijk wordt opgevuld met handmatige stappen, notities, Excel en e-mail. Vervanging van systemen lijkt dan bijna noodzaak, maar is kostbaar, risicovol en vaak helemaal niet nodig. In veel gevallen zijn de kernsystemen op zich prima; het probleem zit in de gaten daartussen.

De slimme route? Dicht de gaten, vervang niet alles.

Leon de Ridder

Client Manager Zorg

In plaats van vervangen, vinden steeds meer organisaties een andere route: behoud de kernsystemen, en vul de gaten daartussen op met slimme, gebruikersgerichte oplossingen. Denk aan:

  • Workflow-automatisering tussen bestaande systemen: Door workflows in te richten die data automatisch ophalen, doorzetten en verrijken tussen systemen, voorkom je dubbele invoer en handmatige overdracht. Niet ieder systeem hoeft alles te kunnen; het proces wordt leidend, niet de individuele applicatie.
  • Een geïntegreerde portal-, tool- of dashboard laag: In plaats van dat gebruikers zelf moeten ‘hoppen’ tussen systemen, bied je één digitale oplossing waar alle relevante informatie samenkomt voor een specifieke rol of taak. Dat is de laag waar de happy flow in vastligt: één startpunt, één overzicht, één manier van werken die past bij de praktijk.
  • Slim gebruik van AI: AI moet het werk van zorgprofessionals écht ondersteunen, niet als losse tool ernaast bestaan. Je wilt applicaties ontwikkelen waarin AI direct in de workflow is ingebouwd. Bijvoorbeeld voor het samenvatten van dossiers, slimmere zoekfuncties, prioritering van taken of het signaleren van risico’s. Zo wordt AI een logisch onderdeel van de software waar mensen elke dag mee werken.
  • Samenwerken met bestaande systemen: Voor kritieke processen of ketens die nergens binnen vallen kan een maatwerkapplicatie de verbindende schakel zijn. De kunst is om die oplossing naadloos te laten praten met de bronsystemen, zodat je geen nieuw eiland creëert, maar juist een brug bouwt tussen bestaande eilanden.

Praktijkvoorbeeld

Een concreet klantvoorbeeld is een plaatsingsportaal in de jeugdzorg, waarin het gehele plaatsingsproces van jongeren, met meerdere partijen, in één systeem is vastgelegd. In plaats van mailtjes, losse documenten en Excel-lijsten werkt iedereen in dezelfde workflow, met dezelfde actuele informatie. De versnippering verdwijnt, de doorlooptijd daalt en de kwaliteit van de beslissingen neemt toe.

Happy flow voor gebruikers én beslissers

Het doel van deze aanpak is niet “nog een systeem”, maar een werkende keten. Je brengt informatie samen op de plek waar mensen beslissingen nemen en acties uitvoeren:

  • Voor zorgprofessionals betekent dat: minder zoeken, minder overtypen, minder schakelen, meer tijd voor cliënten.
  • Voor managers en financieel verantwoordelijken betekent het: direct inzicht in actuele cijfers, doorlooptijden, bezetting en uitkomsten, zodat er beter gestuurd kan worden op kwaliteit én kosten.
  • Voor de organisatie als geheel betekent het: minder verborgen kosten, meer wendbaarheid en een stevige basis voor verdere digitalisering.

Informatieversnippering is dus geen onvermijdelijk gevolg van digitalisering, maar een signaal dat de puzzelstukjes nog niet goed genoeg in elkaar vallen. Door niet te vervangen, maar slim te automatiseren en een gebruiksvriendelijke laag boven je applicatielandschap te leggen, maak je van losse systemen één logisch geheel.

Samen bouwen aan een duidelijke digitale koers

Informatieversnippering los je niet op met een eenmalig project, maar met een duidelijke digitale koers. Daarom denken wij bij Axians niet alleen mee over de oplossing van vandaag, maar ook over wat je de komende jaren nodig hebt. Dat kan betekenen dat we een nieuwe oplossing opzetten die naadloos integreert met jullie bestaande systemen, of juist een portal- of dashboard laag ontwikkelen bovenop wat er al staat. Afhankelijk van de gekozen technologie en jullie eigen ambities kan de verdere doorontwikkeling bij de interne IT-afdeling liggen, in co-creatie plaatsvinden, of volledig door ons worden beheerd en onderhouden.  Zo blijft de regie waar hij hoort, bij de zorginstelling, en heb je een partner die helpt om stap voor stap naar een applicatielandschap te groeien waarin de happy flow niet de uitzondering is, maar de standaard.

Stel je vraag via onderstaand formulier

Heb je vragen over dit artikel? Of wil je in contact komen met één van onze experts. Vul dan onderstaand contactformulier in. We helpen je graag.