In de voorgaande blog heb ik besproken hoe belangrijk een goede relatie met een HRM-softwareleverancier is en hoe je daar meer grip op kunt krijgen.    Dit keer wil ik het hebben over de diverse HRM-softwareoplossingen die voorhanden zijn en wat de voor- en nadelen  ervan zijn.

Het belang van de juiste softwarekeuze voor bouwbedrijven

Voor bouwbedrijven is de keuze voor een HRM-systeem niet alleen een investering in personeelsbeheer, maar ook in operationele efficiëntie en naleving van regelgeving. HRM-software speelt een belangrijke rol in het stroomlijnen van administratieve processen, zoals tijdregistratie, verlofbeheer, certificeringen en werving en selectie. Echter, niet alle systemen bieden de functionaliteit die specifiek aansluit bij de eisen van de bouwsector. Ik bespreek de voor- en nadelen van enkele populaire HRM-oplossingen om bedrijven te helpen bij het vinden van een systeem dat aan hun behoeften voldoet.

Bekende HRM-softwareoplossingen in de bouwsector

Hier volgt een overzicht van populaire HRM-systemen die vaak worden gebruikt door bedrijven in de bouwsector, met de nadruk op hun sterke en zwakke punten:

1. HRM Suite 365 – Axians

Voordelen:

  • Naadloze Integratie met Business Central en andere Microsoft-tools: Dynamics 365 integreert goed met Microsoft Business Central, wat een populaire ERP-oplossing is voor bouwbedrijven, en biedt zo een compleet ecosysteem.
  • Dit is een product van Axians; een internationale marktleider op het gebied van digitale transformatie. Hierdoor profiteer je van de expertise van duizenden experts in het werkveld.
  • Sterke rapportagemogelijkheden: Het systeem biedt geavanceerde rapportage- en analysemogelijkheden, wat nuttig is voor bedrijven die data-gedreven besluiten willen nemen.
  • Flexibiliteit voor schaalbare implementatie: De software is geschikt voor bedrijven van verschillende groottes en biedt de mogelijkheid om modules toe te voegen naarmate het bedrijf groeit.
  • Innovatief: Copilot (AI) zit standaard geïntegreerd in de oplossing, wat intelligente vooprdelen met zich meebrengt.

Nadelen:

  • Niet geschikt voor small business: Dynamics 365 is voor kleine bedrijven eigenlijk net iets te kostbaar

2. AFAS Software

Voordelen:

  • Uitgebreide Integratiemogelijkheden: AFAS biedt koppelingen met andere systemen, waaronder ERP-software en projectmanagementtools, wat helpt bij een naadloze gegevensoverdracht binnen de organisatie.
  • Gebruiksvriendelijke Interface: Het systeem staat bekend om zijn gebruiksgemak, wat de adoptie door HR-teams en medewerkers vergemakkelijkt.
  • Compliance-functionaliteiten: AFAS ondersteunt bedrijven in het naleven van Nederlandse regelgeving, inclusief de AVG en de Arbeidstijdenwet.

Nadelen:

  • Beperkingen bij projectmatige planning: Hoewel AFAS goed functioneert voor algemeen personeelsbeheer, mist het sommige functies die specifiek gericht zijn op projectmatige personeelsplanning in de bouw.
  • Kosten voor aanpassing en maatwerk: voor bouwspecifieke behoeften kunnen extra aanpassingen nodig zijn, wat de kosten kan verhogen.

3. Raet Youforce

Voordelen:

  • Specialisatie in compliance en verlofbeheer: Raet biedt sterke functionaliteiten voor het beheren van verlof en uren, met een focus op naleving van regelgeving.
  • Goede mobiele ondersteuning: Het systeem biedt een gebruiksvriendelijke mobiele app, wat belangrijk is voor medewerkers die veel op locatie werken.
  • Modulaire opbouw: bedrijven kunnen modules toevoegen of verwijderen op basis van hun behoeften, wat flexibiliteit biedt bij veranderende bedrijfsomstandigheden.

Nadelen:

  • Minder geschikt voor certificeringsbeheer: Raet heeft beperkte mogelijkheden om bouwspecifieke certificeringen en veiligheidsvereisten bij te houden, wat extra handmatige processen kan vereisen.
  • Complexiteit in gebruikersbeheer: Voor sommige gebruikers kan de configuratie en het beheer van verschillende modules complex zijn, vooral voor bedrijven zonder een IT-afdeling.

4. Exact HRM

Voordelen:

  • Focus op tijdregistratie en verlofbeheer: Exact biedt uitgebreide tijdregistratie- en verloffunctionaliteiten, wat cruciaal is voor de bouwsector.
  • Modulaire structuur voor bouwbedrijven: Exact biedt specifieke modules die zijn ontworpen voor de bouwsector, waaronder tijdregistratie voor projectmatig werk.
  • Betaalbaarheid voor MKB-bedrijven: Exact HRM is vaak kostenefficiënter dan sommige andere HRM-systemen, waardoor het toegankelijker is voor kleine en middelgrote bedrijven.

Nadelen:

  • Beperkte functionaliteit voor geavanceerd certificeringsbeheer: Voor bedrijven die behoefte hebben aan uitgebreide certificeringsmogelijkheden, kan Exact beperkt zijn.
  • Gebrek aan in-depth rapportage: Hoewel het basale rapportagemogelijkheden biedt, zijn de analysetools van Exact beperkter in vergelijking met sommige andere systemen, wat een nadeel kan zijn voor bedrijven die uitgebreide analyses nodig hebben.

 

5. SAP SuccessFactors

Voordelen:

  • Krachtige analytics en data-driven decision-making: SAP biedt geavanceerde analysetools en dashboards die HR-managers helpen om datagedreven beslissingen te nemen.
  • Sterke ondersteuning voor compliance en naleving van beveiligingsnormen: Dit systeem ondersteunt wereldwijde compliance en biedt robuuste beveiligingsmaatregelen.
  • Breed ecosysteem met integratiemogelijkheden: SAP SuccessFactors is gemakkelijk te integreren met ERP- en projectmanagementtools, wat een voordeel is voor bedrijven die al met SAP werken.

Nadelen:

  • Kostenintensief en complex voor kleine bedrijven: SAP SuccessFactors is ontworpen voor grote organisaties en kan voor kleinere bouwbedrijven te kostbaar en complex zijn.
  • Lange leercurve voor gebruikers: Het systeem kan een lange inwerkperiode vereisen, vooral voor gebruikers zonder technische achtergrond, wat training en ondersteuning cruciaal maakt.

 

Factoren om in overweging te nemen bij de softwarekeuze

Bij het kiezen van een HRM-systeem zijn er enkele belangrijke overwegingen die bouwbedrijven kunnen helpen om de beste optie te selecteren. Deze overwegingen helpen om de balans te vinden tussen functionaliteit, kosten, gebruiksgemak en schaalbaarheid:

Schaalbaarheid en flexibiliteit: kies een systeem dat meegaat met de groei van het bedrijf. Voor bedrijven die uitbreiding voorzien, is het belangrijk om een systeem te selecteren dat gemakkelijk kan worden opgeschaald en dat extra functionaliteiten biedt wanneer dat nodig is.

Ondersteuning voor certificeringen en veiligheidseisen: Bouwbedrijven hebben specifieke behoeften op het gebied van certificering en veiligheid, zoals VCA en andere veiligheidscertificaten. Selecteer een systeem dat certificeringen automatisch kan bijhouden, herinneringen kan sturen voor vernieuwing, en voldoet aan de regelgeving voor veiligheid.

Gemakkelijke integratie met ERP-systemen: Een HRM-systeem moet goed samenwerken met andere systemen, vooral met het ERP-systeem dat het bedrijf gebruikt. Dit voorkomt duplicatie van werk en zorgt ervoor dat gegevens zoals projectstatus, urenregistratie en budgettering eenvoudig kunnen worden gekoppeld aan HR-processen.

Kosten en return on investment (ROI): Naast de initiële aanschafkosten moet ook worden gekeken naar de totale eigendomskosten, inclusief onderhoud, training, en eventuele maatwerkopties. Bouwbedrijven kunnen de ROI berekenen door te kijken naar de potentiële tijdsbesparingen, vermindering van fouten, en verbeterde naleving van regelgeving.

Gebruiksvriendelijkheid en training: In een sector als de bouw, waar niet alle medewerkers dagelijks met HR-software werken, is een eenvoudig te gebruiken interface cruciaal. Kies een leverancier die training en support biedt om de gebruikerservaring te optimaliseren en de inwerktijd te minimaliseren.

Conclusie: het balanceren van voor- en nadelen

Er is geen one-size-fits-all oplossing voor HRM-software in de bouw. Bedrijven moeten zorgvuldig de voor- en nadelen afwegen van de verschillende systemen en hun specifieke behoeften beoordelen. Voor grote bouwbedrijven kan een krachtig systeem zoals SAP SuccessFactors of Microsoft Dynamics 365 de juiste keuze zijn, terwijl voor kleine en middelgrote bouwbedrijven kostenefficiënte oplossingen zoals Exact of AFAS vaak voldoende zijn. De juiste softwarekeuze biedt bouwbedrijven de tools die nodig zijn om HR-processen te optimaliseren en zorgt ervoor dat de software een aanvulling vormt op de dagelijkse bedrijfsvoering in plaats van een obstakel.