ERP kostenindicatie: wat kost Exact-software? 

“Kun je een indicatie van de kosten geven?”, luidt een van de eerste vragen die we krijgen van organisaties die met Exact aan de slag willen. Logisch, want je wilt weten waar je aan toe bent. Toch is een snelle prijs noemen lastig of zelfs misleidend. Waarom? Omdat de kosten afhangen van veel factoren: van licenties tot implementatie en van uitbreidingen tot het kostenmodel waarvoor je kiest. In dit blog laten we zien waar het allemaal van af kan hangen. Inclusief een handig rekenvoorbeeld!

Welke factoren bepalen de kosten?

De basis van een ERP kostenindicatie begint bij de implementatie en hoeveel tijd die kost. Ook geldt dat hoe beter voorbereid we het implementatietraject in gaan, hoe minder tijd (en dus kosten) de implementatie vraagt. Jouw input draagt hieraan bij. Zorg er daarom voor dat je jouw business requirements uitgebreid in kaart hebt gebracht, bijvoorbeeld door het laten uitvoeren van een Business Requirements Scan (zie mijn eerdere blog!).

Verschillende licenties

Daarnaast zijn de kosten afhankelijk van het type licenties waarvoor je kiest. Exact werkt met de rollen basic, light, medium en heavy users. Je kunt bovendien kiezen voor een kooplicentie of een maandmodel, waarbij je per maand een licentie aanschaft. Een overzicht van de kosten vind je in tabel 1:

Mogelijke extra kosten

• Als jouw organisatie uit meer dan vier juridische entiteiten bestaat, betaal je per extra juridische entiteit een extra administratie.
• Bij on-premises implementaties heb je Windows-, Office- en SQL-licenties nodig.
• Als je voor hosting of Exact Cloud Services kiest, variëren de kosten per partij.

Exact en Eddon: wat betekent dat voor het budget?

De Eddon-bouwstenen zien wij als een soort gereedschapskist om je Exact-omgeving uit te breiden en nóg krachtiger te maken. Waarom hierin investeren? Met de bouwstenen kun je meerdere processen onderbrengen in één applicatie, waardoor je alles maar één keer hoeft in te voeren. Hier kun je tot 30% tijd mee besparen. Het is dus zeker de overweging waard!

De kosten van veelgebruikte Eddon-bouwstenen

Extra kosten

Om Eddon bouwstenen te kunnen gebruiken, heb je aanvullend de Exact ‘Enabling add-on’ rol nodig à € 1,60 p/m per gebruiker, of eenmalig voor € 54,- per gebruiker.

Een rekenvoorbeeld

Om je te helpen een globaal beeld van de kosten te vormen, volgt hieronder een rekenvoorbeeld. Dit betreft de jaarlijkse kosten van een fictief middelgroot bedrijf met 50 medewerkers, waarbij de omgeving on-premises draait, de technische licenties aanwezig zijn en er wordt gekozen voor het koopmodel in plaats van het maandmodel.

Dit totaalbedrag is exclusief implementatiekosten. Hiervoor mag je bij een gemiddelde implementatieduur van 30 dagen uitgaan van € 38.400 aan consultancykosten en € 10.080 voor projectmanagement.

Standaard lijntje met de helpdesk

Bij standaard implementatie zit een helpdeskovereenkomst; je kunt de helpdesk vragen stellen over issues en dergelijke. Meer ondersteuning gewenst? In dat geval is AppCare wat voor jou! Kijk hier voor meer informatie.

De kosten hangen af van jouw wensen en mogelijkheden

Zoals je hebt kunnen lezen worden de kosten voor een Exact-omgeving door diverse factoren bepaald. Niet alleen het aantal gebruikers speelt een rol; ook het type gebruikers dat je nodig hebt is van belang. Ook of en welke Eddon-bouwstenen je nodig hebt, is van invloed.

Uiteindelijk is de belangrijkste vraag of de ambities van jouw bedrijf passen bij het budget dat je hebt en wat je zelf kunt en wilt doen. Denk daarbij aan voorbereiding, testen, trainen, begeleiden van de wijzigingen in de organisatie, maar ook het beheer en de ondersteuning na ingebruikname van de oplossing. Laten we daar vooral over in gesprek gaan!

Aan de genoemde prijzen in dit blog kunnen geen rechten worden ontleend. Elke prijsaanvraag wordt individueel beoordeeld.