TL;DR – In het kort
Veel organisaties verliezen ongemerkt grip op hun IT-landschap. Nieuwe tools, losse koppelingen en schaduw-IT zorgen voor verborgen kosten: vertraging, afhankelijkheden en dataverlies. Slechte systeemintegratie is geen technisch probleem, maar een organisatorisch.
Door inzicht te krijgen in je applicatielandschap, eigenaarschap te borgen en integratie als discipline te behandelen, voorkom je storingen en inefficiëntie. De winst: lagere beheerlast, betere datakwaliteit en rust in je IT-omgeving. Integratievolwassenheid begint bij structuur, niet bij nieuwe technologie.
Hoeveel systemen gebruik jij vandaag eigenlijk op je werkdag?
ERP, CRM, HR, Teams, SharePoint, Power BI, een handvol cloudtools en ergens daartussen nog een Excelbestand dat alles “aan elkaar lijmt”. Herkenbaar? Dan ben je niet de enige.
In veel organisaties groeit het IT-landschap langzaam uit tot een doolhof van applicaties, tools en koppelingen. Wat ooit overzichtelijk begon, verandert na verloop van tijd in een fragiel netwerk waarin één kleine wijziging een kettingreactie kan veroorzaken.
Het probleem is niet alleen technisch. Slechte systeemintegratie kost geld, tijd, energie en vaak ook vertrouwen. In deze blog ontrafelen we de verborgen kosten van slechte systeemintegratie en vooral: hoe je daar stap voor stap de controle over terugkrijgt.
De sluipende groei van complexiteit
Geen enkel bedrijf kiest bewust voor chaos. Toch gebeurt het bijna vanzelf.
- Een nieuwe applicatie voor planning.
- Een cloudtool voor goedkeuringsprocessen.
- Een SaaS-oplossing voor projectmanagement.
Allemaal waardevol op zichzelf maar zonder centrale afstemming worden ze losse eilanden.
Zo gaat het meestal:
- Afdelingen kiezen zelf tools. (“We gebruiken even iets van Microsoft, dat werkt lekker snel.”)
- IT koppelt systemen ad hoc om data tussen applicaties te krijgen.
- Documentatie ontbreekt. (“Jan weet hoe die koppeling werkt.”)
- Incidenten ontstaan zodra iemand een update doorvoert.
De groei van applicaties is zelden gepland. ERP-systemen, CRM’s, HR-tools, datawarehouses, cloudgebaseerde oplossingen allemaal beloven ze efficiëntie, maar voegen ook complexiteit toe. Uiteindelijk ontstaat een applicatielandschap vol afhankelijkheden waar niemand meer overzicht over heeft.
De zichtbare en onzichtbare kosten
Organisaties zien meestal alleen de zichtbare kosten: licenties, implementatie, onderhoud.
Maar de échte schade zit in de verborgen kosten en die zijn vaak groter dan je denkt.
🔹 Onderhoudskosten en beheerlast
Elke niet-gestandaardiseerde koppeling vraagt onderhoud. Als één API verandert of een leverancier zijn platform aanpast, moet iemand handmatig bijsturen. Dat kost tijd, en die uren worden zelden ingecalculeerd.
Resultaat: teams zijn continu bezig met brandjes blussen in plaats van verbeteren.
Incidenten nemen toe, wachttijden lopen op, en kleine storingen veroorzaken productieverlies.
🔹 Afhankelijkheid van individuen
Veel koppelingen hangen aan één persoon. Zodra die vertrekt of ziek is, verdwijnt cruciale kennis.
De rest van het team moet dan achterhalen hoe alles werkt, vaak door te proberen en hopen dat niets omvalt. Dat is niet efficiënt, dat is kwetsbaar.
🔹 Vertraging in projecten
Bij elke nieuwe implementatie blijkt het landschap complexer dan gedacht.
Tijdens de implementatiefase van een ERP-programma lopen koppelingen vast die nooit goed zijn gedocumenteerd. Dat zorgt voor vertraging, hogere kosten en frustratie bij het projectteam.
Een goede planning houdt rekening met afhankelijkheden maar alleen als je die kent.
🔹 Inefficiënte processen
Wanneer systemen niet goed praten, doen mensen het maar handmatig. Ze exporteren data naar Excel, corrigeren fouten, of voeren gegevens dubbel in. Zo sluipen handmatige processen in een organisatie die ooit wilde automatiseren.
Meer storingen. Meer fouten. Minder tijd voor echt werk.
Dat is de prijs van slechte integratie.
🔹 Verlies van datakwaliteit
Zonder betrouwbare integraties ontstaan dubbele, incomplete of tegenstrijdige gegevens. Afdelingen trekken conclusies op basis van verschillende cijfers. Dat ondermijnt vertrouwen in rapportages en vertraagt besluitvorming.
Een realistisch voorbeeld
Een productiebedrijf implementeerde een nieuw ERP-systeem om voorraad en orders beter te beheren.
De oude CRM-database bleef nog even draaien “omdat de migratie tijd kostte”.
Toen het nieuwe systeem live ging, liepen rapportages vast. Bestellingen verdwenen uit overzichten.
De koppeling tussen ERP en CRM bleek afhankelijk van een lokale script die niemand kende.
Het kostte drie weken, zes mensen en veel frustratie om de oorzaak te vinden.
De schade: € 45.000 aan stilstand en vertraging.
Conclusie: het was geen technisch probleem, maar een integratieprobleem.
De afhankelijkheden waren nooit goed in kaart gebracht.
Schaduw-IT: de sluipende chaos
Wanneer IT te traag lijkt of geen tijd heeft, nemen afdelingen het heft in eigen hand. Ze kopen zelf tools, automatiseren via externe services of gebruiken AI-tools zonder goedkeuring. Dat heet schaduw-IT en het groeit razendsnel.
De gevolgen:
- IT verliest zicht op welke data waar staat
- securityrisico’s door ongecontroleerde tools
- dubbele licenties en stijgende kosten
- inconsistentie tussen afdelingen
Schaduw-IT is geen teken van rebellie, maar van gebrek aan regie. Het laat zien dat integratie geen vakgebied is, maar een noodoplossing.
De rol van leveranciers en externe partners
Veel organisaties werken met meerdere leveranciers: één voor infrastructuur, één voor ERP, één voor data, één voor cloud. Op papier logisch maar in de praktijk leidt het vaak tot afstemmingsproblemen.
- Wie is verantwoordelijk bij een fout in een koppeling?
- Wie mag iets aanpassen?
- Wie bewaakt de samenhang?
Zonder governance wordt systeemintegratie een lappendeken van goedbedoelde ingrepen.
Het gevolg: niemand overziet het geheel, en elke wijziging voelt als een risico.
Van ad hoc naar beheersbaar – waar begin je?
Controle terugkrijgen hoeft niet in één keer.
Begin met inzicht.
Stap 1 – Breng het applicatielandschap in kaart
Welke systemen heb je? Wie gebruikt ze? Welke data stroomt ertussen?
Visualiseer koppelingen en afhankelijkheden.
Stap 2 – Bepaal kritieke integraties
Welke verbindingen zijn bedrijfskritisch (facturatie, klantdata, voorraad)?
Dat zijn je prioriteiten bij onderhoud en monitoring.
Stap 3 – Meet de beheerlast
Hoeveel tijd gaat er in storingen of handmatige correcties?
Wat kost dat aan uren en frustratie?
Stap 4 – Leg eigenaarschap vast
Elke integratie hoort een eigenaar te hebben – geen vage “IT-afdeling”, maar iemand die verantwoordelijk is.
Stap 5 – Verbeter stapsgewijs
Integreer niet alles tegelijk. Begin met één proces, verbeter de koppeling en schaal daarna uit.
Zo bouw je volwassenheid op in plaats van complexiteit.
Wanneer herziening onvermijdelijk is
Soms is repareren duurder dan opnieuw beginnen. Een herziening is nodig als:
- incidenten structureel toenemen
- koppelingen slechts door één persoon worden beheerd
- projectteams steeds dezelfde fouten tegenkomen
- licentiekosten stijgen zonder efficiëntie
Dan is het tijd om even te stoppen met plakken en repareren en opnieuw te ontwerpen. Vroegtijdig herzien is vaak goedkoper dan blijven oplappen.
De opbrengst van volwassen integratie
Stel je een werkdag voor zonder storingen. Data stroomt soepel, rapportages kloppen, en IT reageert op verandering in plaats van paniek.
De voordelen:
- Minder incidenten en storingen
- Lagere onderhoudskosten
- Betere datakwaliteit
- Kortere implementatiefases
- Tevreden gebruikers
- Betere samenwerking tussen IT en business
Dat is wat er gebeurt als je integratie ziet als een discipline in plaats van een bijzaak.
Tot slot: van brandjes blussen naar bouwen
Slechte systeemintegratie is geen technisch probleem, het is een organisatorisch signaal.
Het zegt: “We hebben geen gemeenschappelijke taal meer tussen systemen, mensen en processen.”
Wie dat herkent, heeft al de eerste stap gezet. De stap van overleven naar beheersen. Van reageren naar regisseren.
