In de voorgaande blogs heb ik het specifiek gehad over de werving en selectie van vakmensen in de bouwsector. HRM-software speelt bij de werving en het behoud van personeel een cruciale rol, dat heb ik in blog 5 en 6 beschreven. Maar hoe weet je welke software het beste bij jouw bedrijf past? In dit blog ga ik meer duidelijkheid geven over hoe je tot een betere selectie komt, namelijk door een goede RFP.

Het belang van een goed gestructureerde RFP voor HRM-software

Een Request for Proposal (RFP) is een cruciaal document bij het kiezen van een HRM-systeem dat de unieke eisen van de bouwsector ondersteunt. Voor bouwbedrijven kan het RFP-proces complex zijn, omdat de software niet alleen moet voldoen aan standaard HR-functies, maar ook moet aansluiten bij bouwspecifieke behoeften, zoals projectmatige planning, veiligheidscertificeringen, en tijdregistratie in wisselende werkomgevingen. Een goed geschreven RFP helpt bedrijven hun eisen duidelijk te communiceren en geeft leveranciers inzicht in de functionaliteiten en ondersteuning die het bedrijf nodig heeft.

Essentiële onderdelen van een effectieve RFP

Een RFP voor HRM-software zou de volgende secties moeten bevatten om ervoor te zorgen dat leveranciers een goed beeld krijgen van de functionele en technische vereisten:

Bedrijfsprofiel en context: Begin met een korte beschrijving van het bedrijf, de grootte, de bedrijfsstructuur, en een overzicht van de projecten die typisch worden uitgevoerd. Dit helpt leveranciers om te begrijpen hoe de HRM-software de bouwspecifieke behoeften kan ondersteunen en welke uitdagingen uniek zijn voor het bedrijf.

Uitdagingen en doelen: Geef een gedetailleerde beschrijving van de huidige uitdagingen die het bedrijf ondervindt met het bestaande HR-beheer, zoals inefficiënties in tijdregistratie of gebrek aan overzicht in certificeringen. Beschrijf ook de doelen die het bedrijf hoopt te bereiken met de nieuwe software, zoals tijdsbesparing, betere naleving van veiligheidsnormen, en integratie met het ERP-systeem. Dit biedt leveranciers een helder beeld van wat belangrijk is voor de organisatie.

Functionele vereisten: Dit is het belangrijkste onderdeel van de RFP. Specificeer hier de HRM-functies die het bedrijf nodig heeft, waaronder werving en selectie, verlof- en tijdregistratie, certificeringsbeheer, en werknemersbeheer. Voor bouwbedrijven kan het helpen om de functionele vereisten op te splitsen in standaardvereisten (zoals verlofregistratie) en bouwspecifieke vereisten (zoals projectplanning en mobiele toegang).

Integratievereisten: Omdat bouwbedrijven vaak gebruik maken van ERP-systemen, zoals Microsoft Business Central, SAP of een andere projectmanagementsoftware, is integratie een cruciale vereiste. Vermeld duidelijk met welke systemen de HRM-software moet integreren en wat de verwachtingen zijn op het gebied van gegevensuitwisseling, rapportages en synchronisatie van personeelsgegevens.

Gebruiksvriendelijkheid en mobiele toegang: Medewerkers in de bouw werken vaak op locatie, dus is mobiele toegang essentieel. Specificeer dat de software eenvoudig te gebruiken moet zijn via mobiele apparaten en dat medewerkers hun tijdregistratie, certificeringsstatus en verlofaanvragen gemakkelijk kunnen bijhouden via een app. Dit onderdeel helpt leveranciers begrijpen dat mobiele functionaliteit voor het bedrijf een kritische vereiste is.

Beheer en rapportagemogelijkheden: Vraag naar geavanceerde rapportage- en analysemogelijkheden waarmee het HR-team data kan analyseren en belangrijke HR-inzichten kan verkrijgen, zoals verloopcijfers, doorlooptijd van vacatures en certificeringseisen. Een goed RFP zou om specifieke voorbeelden kunnen vragen van hoe de software rapporten kan genereren en dashboards kan bieden.

Compliance-ondersteuning: Specificeer dat de software moet voldoen aan de geldende wet- en regelgeving in Nederland, zoals de Arbeidstijdenwet, de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) en specifieke veiligheids- en certificeringseisen in de bouw. Vraag om informatie over hoe de software kan helpen om HR-processen te volgen en te voldoen aan deze voorschriften.

Training en ondersteuning: Beschrijf de verwachtingen omtrent trainings- en ondersteuningsmogelijkheden. Bouwbedrijven zouden hier kunnen vragen om training voor verschillende soorten gebruikers, inclusief HR-medewerkers, leidinggevenden en medewerkers op locatie. Vraag ook naar de beschikbaarheid van technische ondersteuning en onderhoud om ervoor te zorgen dat er ondersteuning is wanneer dat nodig is.

Tips voor het stellen van gerichte vragen in de RFP

Een RFP is het meest effectief wanneer deze vragen bevat die leveranciers in staat stellen om specifieke en gedetailleerde antwoorden te geven. Hier zijn enkele suggesties voor gerichte vragen die bouwbedrijven kunnen opnemen om te zorgen dat de antwoorden aansluiten bij hun behoeften:

Flexibele planning en tijdregistratie: “Hoe ondersteunt uw software flexibele en projectmatige planning en tijdregistratie? Geef voorbeelden van hoe de software omgaat met variabele werktijden en projectgerichte personeelsplanning.”

Certificering en veiligheidsbeheer: “Hoe kan de software ons helpen om certificeringen en veiligheidsdocumentatie bij te houden? Heeft uw systeem functies om de vervaldatums van certificeringen te beheren en te herinneren?”

Integratiemogelijkheden met ERP-systemen: “Welke integraties met ERP-systemen biedt uw software? Beschrijf hoe gegevensuitwisseling en synchronisatie met projectmanagementtools plaatsvindt en geef voorbeelden van succesvolle integraties met vergelijkbare systemen.”

Mobiele functionaliteit voor medewerkers op locatie: “Beschrijf de mobiele functionaliteiten van de software. Hoe zorgt de mobiele toegang ervoor dat werknemers op locatie eenvoudig toegang hebben tot tijdregistratie, verlofbeheer en certificeringsinformatie?”

Ondersteuning bij naleving van de Nederlandse wetgeving: “Hoe helpt uw software om te voldoen aan de Nederlandse regelgeving, zoals de Arbeidstijdenwet en bouwgerelateerde veiligheidsnormen? Beschrijf specifieke functies die naleving ondersteunen.”

Selectie van leveranciers en evaluatiecriteria

Om leveranciers effectief te evalueren, kunnen bouwbedrijven een scoring matrix gebruiken die elke leverancier beoordeelt op basis van de belangrijkste selectiecriteria. Deze matrix kan criteria omvatten zoals:

Functionaliteit en sector-specifieke ondersteuning: Beoordeel hoe goed de software aansluit bij de functionele en sector-specifieke eisen. Heeft het systeem voldoende mogelijkheden voor projectplanning en certificeringsbeheer?

Gebruiksvriendelijkheid en mobiele toegang: Evalueer de gebruikerservaring van de software, vooral voor medewerkers op locatie. Biedt het systeem een eenvoudige interface voor mobiele toegang?

Integratiecapaciteiten: Beoordeel de mate waarin het systeem integreert met bestaande ERP-systemen en andere cruciale software. Levert de software leverancier support bij het opzetten van integraties?

Kosten en onderhoud: Weeg de kosten af tegen de geboden functionaliteit, support en onderhoudsopties. Zijn er verborgen kosten, zoals kosten voor maatwerk of updates?

Training en supportmogelijkheden: Beoordeel de mate van ondersteuning die de leverancier biedt. Zijn er voldoende trainingsopties voor gebruikers en is er technische support beschikbaar voor langdurige ondersteuning?

Praktijkvoorbeelden van succesvolle RFP’s

Hier zijn enkele voorbeelden van bouwbedrijven die met succes hun HRM-behoeften hebben opgelost door goed gestructureerde RFP’s in te dienen:

Case Study 1: Aannemersbedrijf “Woningbouw Plus” vindt een Oplossing met Flexibele Tijdregistratie 

Woningbouw Plus gebruikte een gedetailleerde RFP om een leverancier te selecteren die flexibele tijdregistratie en mobiele toegang bood. Door specifiek te vragen naar mobiele toegankelijkheid en ondersteuning van wisselende werktijden, kon het bedrijf snel een oplossing implementeren die tijdregistratie op locatie mogelijk maakte. Dit resulteerde in een tijdsbesparing van 25% op de urenregistratie.

Case Study 2: “Bouw Innovatie Nederland” Kiest Software met Certificeringsbeheer 

Bouw Innovatie Nederland, dat te maken heeft met strikte certificeringsvereisten, stelde in hun RFP gerichte vragen over certificeringsbeheer en compliance. De geselecteerde software leverde automatische meldingen voor vernieuwing van certificeringen en veiligheidsdocumentatie, wat leidde tot een verbetering van 30% in naleving en minder fouten bij audits.

Conclusie: Mogelijkheid tot verduidelijking van eisen en verwachtingen

Een goed voorbereide RFP geeft bouwbedrijven de mogelijkheid om hun unieke eisen en verwachtingen te verduidelijken en biedt leveranciers een duidelijk kader voor hun oplossingen. Door vragen te stellen die gericht zijn op specifieke sector- en bedrijfsvereisten, kunnen HR-teams verzekeren dat ze software selecteren die aansluit bij hun behoeften en hen in staat stelt om hun HR-processen te optimaliseren. De volgende hoofdstukken zullen ingaan op manieren om meer grip te krijgen op de samenwerking met HRM-softwareleveranciers en op de voor- en nadelen van populaire HRM-oplossingen.