In mijn vorige blog heb ik het gehad over wat veelvoorkomende obstakels zijn bij werving en selectie en hoe die te overwinnen zijn. Welke rol kan HRM-software hierbij spelen en hoe helpt het om beter in te spelen op de complexe eisen van de sector?
Waarom HRM-software essentieel is voor bouwbedrijven
HRM-software is niet langer een luxe, maar een noodzaak voor bouwbedrijven die hun personeelsbeheer willen optimaliseren en concurrerend willen blijven in een uitdagende arbeidsmarkt. Een goed ontworpen HRM-systeem biedt HR-managers in de bouw de tools om het wervingsproces te stroomlijnen, administratieve lasten te verlagen, en beter in te spelen op de complexe eisen die de sector stelt. In de praktijk helpt HRM-software bouwbedrijven om:
Efficiënter te werven en selecteren: Software biedt de mogelijkheid om sollicitaties automatisch te screenen, relevante documenten op één plek te verzamelen, en workflows in te richten die zorgen voor een snelle doorstroom van kandidaten. Dit voorkomt lange doorlooptijden, wat cruciaal is in een sector met hoge concurrentie om vakmensen.
Administratieve taken te minimaliseren: De sector heeft te maken met een hoge administratieve last, vooral op het gebied van veiligheidsvereisten, werktijdenregistratie, en verlofbeheer. HRM-systemen automatiseren een groot deel van deze taken en helpen bij naleving van wetgeving zoals de arbeidstijdenwet en specifieke bouw gerelateerde certificeringseisen. Dit bespaart tijd en verlaagt de kans op fouten, wat zorgt voor een nauwkeurig personeelsbeheer en een hogere efficiëntie.
Medewerkersdata centraal te beheren en te analyseren: Een goed HRM-systeem biedt centraal inzicht in alle medewerkersdata, zoals certificeringen, werkervaring, en loopbaanontwikkeling. Dit stelt HR-teams in staat om de inzetbaarheid van medewerkers nauwkeurig te volgen, medewerkers met specifieke skills in te plannen voor passende projecten, en het verloop te analyseren om beter in te kunnen spelen op retentieproblemen.
Ondersteuning bij het proactief beheren van wervings- en retentiebehoeften
Bouwbedrijven met voorspellende analyses en rapportagetools binnen hun HRM-software kunnen anticiperen op personeelsbehoeften en tijdig inspelen op wervingsuitdagingen. Deze functionaliteit helpt HR-managers om trends te identificeren, zoals stijgende vraag naar specifieke vakmensen tijdens piekperiodes, en hierop te reageren voordat er tekorten ontstaan. Enkele toepassingen van HRM-software bij proactief personeelsbeheer zijn:
Predictive analytics voor strategische planning: Door historische data en projectvoorspellingen te combineren, kan de software een beeld geven van de toekomstige wervingsbehoeften. Zo kunnen bedrijven bijvoorbeeld zien dat er een seizoensgebonden vraag is naar extra vakmensen in de zomermaanden en hierop anticiperen door hun wervingscampagnes vroegtijdig in te zetten.
Realtime rapportages en dashboards voor direct Inzicht: Een goed HRM-systeem biedt dashboards die inzicht geven in bijvoorbeeld de verloopcijfers, aantal openstaande vacatures per functie, en de gemiddelde doorlooptijd van het wervingsproces. Dit helpt HR-managers om knelpunten in het personeelsbeheer te identificeren en de focus te leggen op de meest kritieke functies en afdelingen.
Selfservice als verhoger van efficiëntie en betrokkenheid
Een van de grootste voordelen van moderne HRM-software is de mogelijkheid voor medewerkers om hun gegevens zelf te beheren via een selfservice-portaal. In de bouwsector, waar medewerkers vaak op locatie werken, biedt dit flexibiliteit en vergroot het de betrokkenheid van medewerkers. Enkele voordelen van selfservice-opties binnen HRM-software zijn:
Eenvoudige gegevensbeheer en verlofaanvragen: Medewerkers kunnen zelf hun gegevens bijwerken, verlof aanvragen en hun gewerkte uren registreren. Dit vermindert de administratieve last voor HR en geeft medewerkers meer controle over hun eigen planning en verlof.
Eenvoudige toegang tot certificeringen en veiligheidsdocumentatie: Vooral in de bouw is het essentieel dat medewerkers snel toegang hebben tot hun certificeringen, zoals VCA-certificaten (Veiligheid, Gezondheid en Milieu). Met een selfservice-systeem kunnen zij dit zelf controleren en bijwerken, waardoor HR verzekerd is van up-to-date informatie over de kwalificaties van het personeel.
Inschrijvingen voor trainingen en opleidingen: Selfservice-tools geven medewerkers de mogelijkheid om zich aan te melden voor relevante trainingen en bijscholingsmogelijkheden. Dit vergroot niet alleen hun betrokkenheid bij het bedrijf, maar biedt ook HR inzicht in de opleidingsbehoeften van medewerkers en helpt bij het opstellen van gerichte ontwikkelingsprogramma’s.
HRM-software als ondersteuning bij wet- en regelgeving
In een sector waarin veiligheidsnormen en wetgeving voortdurend veranderen, helpt HRM-software om naleving van regelgeving en wettelijke vereisten te beheren. Dit omvat onder andere compliance met de arbeidstijdenwet, de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), en bouwspecifieke veiligheidseisen. Door HR-processen te digitaliseren, kunnen HR-managers beter toezicht houden op de naleving en sneller reageren op wijzigingen in regelgeving. Voorbeelden van HRM-softwaretoepassingen die helpen bij compliance zijn:
Arbeidstijdenregistratie en verlofbeheer: In de bouwsector zijn overuren en werkurenregistratie essentieel. HRM-software helpt om gewerkte uren nauwkeurig bij te houden en waarborgt dat deze voldoen aan de wettelijke eisen. In het geval van externe controles kunnen bedrijven snel en accuraat de benodigde gegevens leveren.
Verloop- en contractbeheer: De software waarschuwt automatisch wanneer tijdelijke contracten verlengd moeten worden of wanneer medewerkers in aanmerking komen voor doorstroom naar een andere functie. Dit voorkomt niet alleen compliance-problemen, maar zorgt er ook voor dat HR-managers actief kunnen inspelen op de loopbaanontwikkeling van medewerkers.
Praktische voorbeelden van HRM-software in actie
Hieronder twee voorbeelden van bouwbedrijven die hun HRM-processen succesvol hebben geoptimaliseerd door middel van HRM-software:
Case Study 1: Aannemerij vereenvoudigt projectmanagement en inzet van personeel
Aannemerij X implementeerde HRM-software met een geavanceerde personeelsplanningstool die specifiek is afgestemd op de bouwsector. Door middel van de software kan het bedrijf direct zien welke medewerkers beschikbaar zijn en beschikt het over inzicht in de kwalificaties die voor specifieke projecten vereist zijn. Dit vermindert fouten in de inzet van personeel, zorgt voor optimale benutting van beschikbare vakmensen, en vergroot de projectefficiëntie.
Case Study 2: Bouwbedrijf optimaliseert verlofbeheer en arbeidstijdenregistratie
Bouwbedrijf Y was op zoek naar een manier om de administratie rondom verlof en arbeidstijden te automatiseren, omdat het handmatig bijhouden van deze informatie leidde tot fouten en inefficiënties. Na de implementatie van HRM-software met selfservice-opties kunnen medewerkers hun uren en verlof zelf bijhouden, terwijl het HR-team real-time inzicht heeft in de gewerkte uren en verlofstanden. Dit verminderde de administratieve belasting en gaf HR meer tijd om zich te richten op strategische taken.
Conclusie
HRM-software speelt een cruciale rol in het verbeteren van efficiëntie en nauwkeurigheid binnen HR-afdelingen van bouwbedrijven. Door voorspellende analyses, selfservice-portals, en compliance tools kunnen HR-managers beter inspelen op hun wervings- en personeelsbeheerbehoeften. Met geïntegreerde software worden administratieve processen geoptimaliseerd en kunnen bouwbedrijven zich onderscheiden in een competitieve arbeidsmarkt door zowel hun interne organisatie als medewerkers ervaring te verbeteren.
In de volgende blog zal ik ingaan op de veelvoorkomende problemen met HRM-software in de bouwsector. Dit biedt inzicht in de uitdagingen die HR-managers ervaren bij het implementeren en gebruiken van HRM-software en de specifieke problemen die deze software soms niet oplost of zelfs veroorzaakt.
