Leer in 8 minuten
- Waarom een modern dataplatform veel finance-processen kan versnellen
- Hoe je met een dataplatform het verhaal achter de cijfers nauwkeuriger en gedetailleerder kunt vertellen
- Hoe een modern dataplatform verschilt van het traditionele data warehouse
De behoefte aan informatie is bij veel finance-afdelingen de afgelopen jaren fors toegenomen. Ten eerste om basisprocessen zoals de consolidatie, budgettering, rapportage, verslaglegging en forecasting beter te ondersteunen. Maar ook om de organisatie te helpen bij verandering en besluitvorming. Vanuit directie en management wordt van financials verwacht dat ze uit kunnen leggen wat er gebeurt in de organisatie, waarom het gebeurt, wat er gaat gebeuren, wat daarvan de impact is en hoe je daarmee om moet gaan. Het verhaal achter de cijfers wordt steeds belangrijker. Uit alle onderdelen van de organisatie en ook vanuit externe stakeholders groeit de vraag naar betrouwbare en snelle rapportages en analyses. En het liefst zo snel mogelijk, want morgen is veel informatie al niet meer relevant.
Dat is nog niet zo’n eenvoudige opgave voor de meeste financials. Veel organisaties werken nog met eenvoudige oplossingen zoals Excel om rapportages en analyses te maken. Financials zijn aan het knippen en plakken uit verschillende spreadsheets en documenten, met alle kans op storende fouten en inconsistenties. Een alternatief voor organisaties was het data warehouse, maar dat bleek ook niet altijd een succes. Het duurde meestal te lang voordat informatie beschikbaar was, de data die gebruikt werd was vaak al één of meerdere dagen oud en het was lastig om veranderingen door te voeren in grote hoeveelheden informatie.
Door technologische ontwikkelingen zoals cloud computing, datavirtualisatie en data science heeft het traditionele data warehouse zich de afgelopen jaren echter flink ontwikkeld tot een modern dataplatform. Deze platformen maken optimaal gebruik van alle functionele en technische mogelijkheden van de cloud. Daarnaast wordt er gebruikgemaakt van technologie om de replicatie van data te minimaliseren en maximaal gebruik te maken van bestaande logica. Daardoor wordt het mogelijk om data sneller te verwerken, eenvoudig verbeteringen door te voeren en data near real-time aan te bieden.
Dat klinkt natuurlijk allemaal mooi, maar wat is nou eigenlijk de toegevoegde waarde van een modern dataplatform voor de financial? Dat leggen we uit in dit blogartikel aan de hand van vijf voorbeelden. We laten je zien hoe je finance-processen aanzienlijk kunt versnellen en hoe je meer grip krijgt op de cijfers – zowel actuele als historische informatie. Maar ook hoe je ervoor zorgt dat de juiste mensen toegang krijgen tot rapportages en hoe je bijvoorbeeld de maandafsluiting sneller dan ooit kunt afronden. Kortom, we laten je zien waarom je als financial eigenlijk niet meer zonder een modern dataplatform kunt.
1. Informatie sneller tot je beschikking
Financiële systemen bewegen steeds meer naar de cloud toe en dat geldt ook voor andere softwarepakketten zoals CRM, HRM etc. Bij cloud computing zijn er tal van voordelen te noemen zoals de beschikbaarheid, schaalbaarheid en software die altijd up-to-date is. Wanneer je echter een geïntegreerd financieel inzicht probeert samen te stellen, zijn er ook uitdagingen. Data wordt nog meer verspreid over meerdere oplossingen en is technisch lastiger te integreren. Een van de grootste voordelen van een dataplatform is dat het krachtige technologieën bevat om deze verschillende databronnen in de cloud eenvoudig met elkaar te koppelen. Je hoeft dus niet meer handmatig data uit allerlei bronnen te halen en vervolgens samen te voegen in Excel. Een modern dataplatform helpt je om gestructureerde en ongestructureerde data uit systemen, applicaties, databases en losse bestanden sneller te vinden en eenvoudig te verwerken. Daardoor wordt het makkelijker om informatie te ontsluiten en te combineren in bijvoorbeeld een BI-applicatie, waarmee je gedetailleerde rapportages en dashboards kunt ontwikkelen.
2. Eén versie van de waarheid
Als financial wil je uiteraard dat overal in je organisatie dezelfde actuele en correcte cijfers gebruikt worden en dat iedereen die cijfers op dezelfde manier interpreteert. Zo voorkom je fouten en neemt het vertrouwen in de cijfers toe binnen je organisatie. Met een dataplatform zorg je ervoor dat alle gebruikers naar dezelfde informatie kijken en op de juiste manier daarover rapporteren. Dat doe je door niet alleen onbewerkte data hierin centraal op te slaan, maar juist ook door de business logica, die van deze data echte informatie maakt, centraal en eenduidig vast te leggen. Denk bij business rules bijvoorbeeld aan het vertalen van de grootboekstructuur naar een rapportagestructuur. Maar ook de allocatie van kosten naar bepaalde producten of het koppelen van data uit het salarissysteem met het financiële systeem. Daardoor zorg je ervoor dat iedereen in je organisatie dezelfde logica gebruikt en er slechts één versie van de waarheid is. Daarnaast houdt een dataplatform zogenoemde audit trails bij, waardoor je altijd kunt zien waar data vandaan komt en wanneer en door wie de data bewerkt is. Zo kun je eventuele afwijkingen in cijfers snel signaleren en herleiden tot de bron. En je weet als financial zeker dat wat je rapporteert ook juist is, zodat je kunt aantonen richting auditors dat je ‘in control’ bent.
3. Altijd zicht op historische informatie
Data waarmee organisaties rapportages maken staat in veel gevallen nog opgeslagen in bronsystemen, zoals een ERP-systeem. Als deze data aangepast wordt, kan dat grote gevolgen hebben voor je rapportages. Lang niet alle bronsystemen houden namelijk historische informatie bij, waardoor je na een wijziging niet kunt terugvinden hoe de data er voorheen uitzag. Bovendien zijn je bronsystemen vaak niet uitgerust om grote hoeveelheden data op te slaan en te verwerken. Een dataplatform bied je de mogelijkheid om historische informatie van verschillende bronsystemen op een veilige manier op te slaan en wijzigingen bij te houden. Dankzij de onderliggende cloudopslag heb je meer capaciteit en rekenkracht tot je beschikking, waardoor je bronsystemen niet meer hoeft te belasten met grote hoeveelheden data. Daardoor blijft de performance van je bronsystemen beter. Door historische data te verzamelen op één centrale plek, wordt het mogelijk om informatie te bekijken zoals het ooit was en zoals het nu in je bronsystemen staat. Je kunt inzien hoe er in het verleden gerapporteerd is en je kunt historische data vergelijken met nieuwe cijfers. Bovendien is het opslaan van grote hoeveelheden (historische) data in de cloud vaak kostenefficiënter dan in de onderliggende bronsystemen. Dat komt omdat je alleen betaalt voor wat je afneemt qua capaciteit. Daarnaast bieden cloudleveranciers vaak verschillende opties aan voor de opslag van data. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om historische data die je minder vaak raadpleegt en ook niet in real-time nodig hebt, op een goedkopere manier op te slaan.
4. Eenvoudige en slimme autorisatie
Als financial wil je voorkomen dat gevoelige (financiële) informatie in de verkeerde handen terechtkomt. Maar het is bijna onbegonnen werk om informatie te beveiligen als je organisatie werkt met verschillende systemen en talloze Excel-bestanden. Door je informatie op een centrale plek op te slaan wordt het eenvoudiger om controle te houden over wie er toegang heeft tot bepaalde informatie. Met een dataplatform kun je per gebruiker de autorisatie tot in detail regelen. Zo kun je gebruikers op diverse niveaus wel of geen toegang geven tot bepaalde datasets, doorsnedes of alleen gemaskeerde data. Deze autorisaties kunnen worden gekoppeld aan gebruikersaccounts of gebruikersgroepen. Bijkomend voordeel is dat gebruikers niet extra in hoeven te loggen om toegang te krijgen tot bepaalde informatie. Daarnaast weet je zeker dat ze de juiste data te zien krijgen wanneer ze deze data inlezen in een BI-oplossing of andere rapportagetool.
5. Wijzigingen zijn sneller zichtbaar
Als je bezig bent met de maandafsluiting en je ontdekt dat er iets verkeerd staat of nog niet geboekt is, dan wil je dat snel aan kunnen passen. Met een traditioneel data warehouse moest je na een aanpassing meestal een dag wachten, omdat wijzigingen ’s nachts werden verwerkt. Daardoor verloor je vaak kostbare tijd die je bij een afsluiting eigenlijk hard nodig had. Moderne dataplatformen kunnen data veel sneller ophalen en verwerken omdat ze heel snel kunnen op- en afschalen in hun rekenkracht. Je kunt dus bij bepaalde processen – zoals bij het inlezen en verwerken van data uit je ERP-systeem – extra rekencapaciteit toevoegen om data sneller tot je beschikking te hebben. Daardoor wordt het mogelijk om informatie bijvoorbeeld om de paar minuten te verversen. Zo kun je (bijna) direct controleren in je rapportages of de wijziging het gewenste effect heeft gehad en kun je dus sneller verder met je maandafsluiting. En als je die rekenkracht niet meer nodig hebt, schaal je de capaciteit weer eenvoudig af om kosten te besparen.
Wanneer zet jij de stap naar een modern dataplatform?
Door de steeds grotere behoefte naar actuele en correcte informatie vanuit de business, sta je als financial steeds meer onder druk. Je hebt minder tijd om bezig te zijn met het verzamelen van data om deze vervolgens om te bouwen naar informatie. Een modern dataplatform helpt je om dit tijdrovende proces te versnellen. Daardoor kun jij je als financial bezighouden met het analyseren van de informatie, zodat je de vragen vanuit de business, het management en externe stakeholders kunt beantwoorden en zodat je zeker weet dat je organisatie alles onder controle heeft. De vraag is dus niet óf je moet gaan werken met een modern dataplatform, maar wanneer je die stap zet.
Hoeveel tijdswinst zou het jou opleveren als je als financial met een modern dataplatform werkt?