Young Perfect creëert inzicht, versterkt veerkracht en groeit met Exact Synergy

Young Perfect is de partner in omnichannel (food) shopper marketing en experiences. De organisatie helpt merken en retailers het verschil te maken door middel van online en offline merkactivatiecampagnes . Young Perfect ondersteunt merken met strategie, concept, creatie, realisatie én communicatie van marketingacties. Daarnaast bereiken zij met hun online food inspiratieplatform met lokale winkelbeleving genaamd Eatertainment, 3 miljoen consumenten per dag.

Young Perfect is sinds de oprichting hard gegroeid, geeft Anniek Grosfeld, Director Operations, aan. “Onze systemen en bedrijfsprocessen zijn meegegroeid met de organisatie. Oorspronkelijk was de bedrijfsvoering gebaseerd op een kaartenbak en een maatwerk Access database. Hierin kwamen alle processen, van facturatie tot planning, samen. Op zich werkte deze aanpak, maar er waren diverse koppelingen en veel taken deden we nog handmatig.

Altijd 360 graden inzicht 

Uitbreiding van het team en de activiteiten onderstreepte de noodzaak om de bedrijfsprocessen verder te automatiseren. Grosfeld legt uit: “Het werkte allemaal wel, maar we hadden geen 360 graden inzicht in de bedrijfsvoering. Vóór de samenwerking met Axians hadden we bijvoorbeeld nog geen totaalinzicht in combinatie met logistiek.. Hiervoor ontbraken de nodige tools. Dit maakte het plannen van personeel voor projecten en acties complex. We wilden de processen vanuit een breder perspectief aanvliegen.”

De projectvoortgang was bijvoorbeeld nergens centraal te monitoren. Hierdoor was niet altijd inzichtelijk wat er qua planning en logistiek geregeld moest worden als een offerte is omgezet naar een order. “Dit is niet handig wanneer je voor grote klanten, zoals Albert Heijn, een grootschalig project draait”, zegt Grosfeld. “Kortom, er was een andere blik nodig om projecten en planning efficiënter te maken. We wilden één systeem waarin alles rondom projecten, planning, logistiek en financiën wordt vastgelegd en alle data integraal beschikbaar is.

Een complexe puzzel oplossen

Dan volgt bijna automatisch de keuze voor maatwerk of best-of-breed. In de loop der tijd is uitgekristalliseerd hoe Young Perfect het meest efficiënt werkt. De organisatie kent veel specifieke processen, zoals de logistiek en verloning. Grosfeld: “De activiteiten in winkels vereisen veel goed getrainde mensen (merkambassadeurs), een strakke planning en goede distributie van de juiste materialen. Dat is een complexe puzzel omdat merkambassadeurs vaak zelf al materiaal thuis hebben en een deel vanuit het centrale magazijn moet komen. Om de beste service aan klanten te waarborgen, moet dat proces soepel en foutloos lopen.

100 procent focus op ons werk

Young Perfect heeft onderzoek gedaan welk ERP-systeem het beste aansluit bij hun eisen en wensen omtrent de processen. Uiteindelijk bleek een combinatie van Exact Globe en Synergy Enterprise aangevuld met diverse bouwstenen van Axians het beste te passen. De bouw en inrichting van de omgeving was niet eenvoudig, volgens Grosfeld. “Young Perfect is een bedrijf dat niet onbeperkt kan investeren. We willen wel altijd de beste kwaliteit leveren aan klanten en verwachten dat ook van onze partners. Wat we aanschaffen moet goed zijn en perfect aansluiten op onze manier van werken. De ERP implementatie moest van A tot Z kloppen. Aan de andere kant willen we ons 100 procent focussen op ons eigen werk. Hoewel we de software natuurlijk willen begrijpen, vertrouwen we op onze partners voor de inrichting en ondersteuning.

Open communicatie en grote precisie

In nauwe samenwerking met Axians zijn alle bedrijfsprocessen nauwkeurig in kaart gebracht om ze vervolgens in de software te verankeren. “We hebben uitgebreid met het team van Axians aan tafel gezeten om de voorbereiding van de implementatie en de samenwerking tijdens het traject goed vorm te geven”, zegt Grosfeld. “Axians heeft dat proces met grote precisie uitgevoerd. Voor de implementatie überhaupt startte, is een heel uitgebreide blauwdruk gemaakt om zeker te weten dat alle details klopten.

Omdat het systeem zo bedrijf kritisch is, zat Young Perfect er tijdens de implementatie bovenop, onderstreept Grosfeld. “We wilden er absoluut zeker van zijn dat alles goed geregeld is. Het was prettig dat Axians zich open en eerlijk opstelde. Ze beloofden niet teveel, maar waren ook duidelijk als een wens niet of nog niet meteen te realiseren was. Open communicatie staat voor ons altijd centraal in samenwerking: als het goed gaat en als er knelpunten zijn. Ook dan bleek Axians steeds oplossingsgericht en in staat de veerkracht van onze organisatie te versterken.

Altijd een compleet beeld

Operationeel Manager Jurgen Schepens zegt over de uiteindelijke inrichting: “De kern van onze omgeving is de projectkaart. Hiermee is er altijd een centraal overzicht van alle relevante projectinformatie, van het project zelf tot de offerte en het betrokken team. Zo hebben we altijd in een oogopslag een compleet beeld van de basisinformatie, die bovendien centraal beschikbaar is voor geautoriseerde medewerkers. We kunnen altijd met een vogelperspectief naar de processen kijken en inzoomen als het nodig is.

De planning is een integraal onderdeel van de oplossing. Omdat Young Perfect veel projecten doet met meer dan 300 merkambassadeurs is dit best een uitdaging. Het doel is om de planning zo soepel mogelijk en kostenefficiënt te laten verlopen. “Het Plannings Informatie Systemen van CCM software ondersteunt de planning en koppelt het project via een wizard aan de merkambassadeur met de juiste competenties. Hierin worden ook aspecten als de beschikbaarheid en woonplaats meegenomen.

Voor de concurentie uitvliegen

In het verlengde daarvan is het belangrijk te weten welke materialen een medewerker op locatie nodig heeft. Schepens: “De combinatie van Synergy, CCM en Globe zorgt dat de juiste persoon de juiste materialen op tijd krijgt. Dit gebeurt op basis van het inzicht van wat iemand thuis al heeft en wat opgestuurd moet worden. Deze informatie is het vertrekpunt voor het klaarmaken en verzenden van de juiste materialen.” Young Perfect en Axians werken nog continu aan het verrijken van het systeem om voor de concurrentie uit te blijven vliegen. “We willen bijvoorbeeld onze bestellingen verder stroomlijnen en monitoren of materiaal op de afgesproken datum geleverd wordt. Zo kunnen we onze operatie nog beter aansturen.

Verder heeft Young Perfect een app in gebruik die door Indicia is ontwikkeld. Via deze app ontvangen merkambassadeurs de planning en vullen ze hun beschikbaarheid in. Na een werkdag delen zij hun werkbriefjes, evaluatie en resultaten via de app. Deze data wordt automatisch gesynchroniseerd met Synergy en via CCM volgt ook de financiële afhandeling binnen Globe. Het voordeel van de keuze voor Exact is ook dat we nu eenvoudig rapportages voor onszelf en voor opdrachtgevers uit het systeem genereren door de koppeling met Power BI.

ERP staat als een huis

Young Perfect heeft nog genoeg ideeën om het systeem verder te stroomlijnen en te verrijken. Schepens: “Dat doen we vanuit een goed fundament. Ons ERP-systeem staat als een huis en we hebben nauwelijks problemen. Het systeem is essentieel voor onze continuïteit en downtime is geen optie. Axians begrijpt dat en zorgt voor die stabiliteit. We hebben regelmatig overleg en zij denken ook mee over de invulling en realisatie van nieuwe projecten. Het voordeel is dat onze ERP-omgeving schaalbaar en flexibel genoeg is om snel te kunnen schakelen. Dat geldt zowel voor nieuwe diensten en projecten, als voor internationale uitbreiding.

Continu veerkracht tonen

Met het ERP-systeem dat we samen met Axians hebben opgezet, kunnen we ontwikkeling en groei faciliteren en tegelijkertijd grip en controle op de bedrijfsvoering en groei behouden. Daar ben ik heel trots op.