Alle binnen- en buitenlandse werkprocessen in één systeem

Onlangs ging onze I-Fresh AGF-software live bij biologische groothandelaar Q-cape. Het familiebedrijf handelt op Europees niveau in Hollandse, biologische peen, uien en aardappelen en is sinds enkele jaren actief met het importeren van Zuid-Afrikaanse, biologische pompoenen en zoete aardappelen.

Commercieel directeur van Q-cape, Leo Stoker: “Voor we onze ERP software vernieuwden, werkten we met twee verschillende systemen. Dat was een inefficiënte situatie waarin het lastig was om in beide systemen hetzelfde beeld te krijgen.”

Nieuwe processen pasten niet meer in het oude systeem

“In de oude situatie stonden ons ERP-systeem en financiële systeem los van elkaar, wat niet efficiënt was. Daarbij komt dat de processen die bij de toenemende handel vanuit Zuid-Afrika komen kijken niet meer in het systeem pasten. Om onze werkprocessen te optimaliseren, gingen we opzoek naar een totaaloplossing die aan zou sluiten op al onze wensen.

Dat selectietraject heeft zo’n 5 á 6 maanden geduurd. Uiteindelijk kozen we Axians als nieuwe ERP-partner met de I-Fresh totaaloplossing voor de AGF-branche. Wij hebben niet enorm veel software-gebruikers, dus de partij die je dan uitkiest moet daar wel op aansluiten. Wij hadden het gevoel dat Axians dat goed zou kunnen, en ook dat zij goed zouden inspelen op onze specifieke wensen. Dat hebben zij waargemaakt.”

Een AGF-totaaloplossing voor alle binnen- en buitenlandse werkprocessen

“De nieuwe software is natuurlijk nog een beetje wennen, maar ik zie wel dat we echt een stuk efficiënter kunnen werken omdat we nu alles in één systeem hebben,” vertelt Leo verder. “De werkprocessen zijn geoptimaliseerd, we kunnen nu alle data vanuit Zuid-Afrika kwijt in hetzelfde systeem, het factureren gaat sneller en het inboeken een stuk efficiënter.”

Raymond Langeveld, client manager bij Axians vult aan: “onze ERP-software voor de AGF-branche biedt voor ieder bedrijf functionaliteiten die de bedrijfsprocessen optimaliseren. Vanuit onze persoonlijke aanpak kijken wij altijd eerst samen met de klant naar de functionaliteiten die aansluiten bij hun specifieke werkprocessen. En bij Q-cape heeft dat al in deze fase voor de volgende oplossingen gezorgd:

• Geen informatie meer dubbel invoeren;
• Niet meer handmatig bepaalde vrachtkosten verdelen over drie partijen;
• Betere inzage in nieuwe en lopende oogst contracten;
• Traceability is inzichtelijker en eenvoudiger uit te voeren;
• Betere inzichten van uitbesteedde (om)verpakkingswerkzaamheden;
• Digitale klachtenregistratie;
• Geautomatiseerd transportkosten overzicht;
• Gemakkelijk inzage in de marge per partij;
• De noodzakelijk certificaatnummers kunnen registeren in I-Fresh.”

Met Microsoft ERP-software altijd bij met de ontwikkelingen

“De keuze voor ERP-software op Microsoft-basis stond vanaf het begin af aan al vast.” vertelt Leo. “Behalve dat het herkenbaar en intuïtief is, profiteer je met zo’n grote speler altijd mee van de nieuwste ontwikkelingen. Die gaan erg snel, dus vinden wij het belangrijk om altijd bij te blijven.”

“Als Axians zijn wij Gold Partner van Microsoft en leveren wij het ERP systeem Microsoft Dynamics Business Central.” vertelt Raymond. “Dit systeem hebben wij uitgebreid met een extensie voor de AGF-sector, genaamd I-Fresh. In deze extensie zitten alle functionaliteiten die de AGF-branche nodig heeft.”

Goed kijken naar waar je bedrijf klaar voor is

“Eén van de uitdagingen tijdens de implementatie van een nieuw ERP-systeem, is om een duidelijke lijn te trekken bij wat je bedrijf écht nodig heeft.” vertelt Leo verder. “Er zijn zo veel functionaliteiten en data beschikbaar, dat het makkelijk is om de focus te verliezen. Daarom is een goede samenwerking met je ERP-partner belangrijk: met Axians hebben we de implementatie in verschillende fasen ingedeeld. Fase 1 zit er nu op, en in fase 2 gaan wij bijvoorbeeld kijken naar het Power BI dashboard, waarvan de demo er al veelbelovend uitzag.

Daarnaast is het belangrijk om de draagkracht binnen je bedrijf in kaart te brengen. Mensen moeten wel met het nieuwe systeem willen en kunnen werken. En door het uitstippelen van de fases samen met Axians, geven we hier goed vorm aan.

Vertrouwen in de samenwerking en in de toekomst

De samenwerking verloopt goed. Het was voor zowel Axians als voor ons even wennen dat het meeste digitaal ging, omdat we eind februari aan de implementatie begonnen, maar daar zijn we samen uitgekomen. En nu sturen we een mailtje als we vragen hebben, en krijgen we snel antwoord met uitleg.”

Ook de toekomst binnen de branche ziet er goed uit ziet er goed uit, voorspelt Leo: “Onze toekomst ligt in Zuid-Afrika, en ook de Nederlandse biologische markt groeit volop. Er is altijd wel iets te ontwikkelen naar de toekomst toe. En met de ondersteuning van onze nieuwe ERP software en de samenwerking met onze nieuwe ERP-partner zijn we er klaar voor. Daar heb ik vertrouwen in.”