Ambiente: “Altijd realtime inzicht in voorraad, productieplanning en orderstatus”

Ambiente produceert servetten en tafelaccessoires in de beste kwaliteit en mooiste prints. De productie en logistiek vinden plaats vanuit Beugen. Met twee collecties per jaar die elk 240 designs (!) bevatten, is de bedrijvigheid enorm. Toch bewaren productieleider Daan van der Venne en zijn collega’s moeiteloos het overzicht van de vier productielijnen die 24 uur per dag, vijf dagen per week draaien. Het geheim? “Ons kantoor, de werkvloer en de productieketen zijn gedigitaliseerd met Exact Globe, aangevuld met de planning software van vPlan”, aldus Daan. “Dankzij Exact Globe en vPlan hebben we altijd realtime inzicht in voorraad, productieplanning en orderstatus. Dat voorkomt fouten en dubbel werk. Ook zorgt het ervoor dat we soepel en flexibel kunnen produceren.”

Exact Globe voor invoeren productieorders

Bij Ambiente gaan gezelligheid en bedrijvigheid hand in hand. De sfeer is ontspannen, maar er wordt hard gewerkt om de klant van de beste producten te voorzien. Het productieproces wordt al jaren naar volle tevredenheid ondersteund door de productiemodule van Exact Globe. Daan vertelt: “We gebruiken de productiemodule van Exact Globe voor het invoeren van al onze productieorders. Via de productieorders kunnen we alle benodigde data ophalen van elk product, dat in Exact Globe geregistreerd staat. Zo hoeven we data maar eenmalig in te voeren, te controleren, om vervolgens de kwaliteit waarborgen.”

Uitdaging: papieren orders en omslachtige planning

Tot enkele jaren geleden maakte Ambiente nog gebruik van papieren productieorders, wat inefficiënt en foutgevoelig was. Ook zodra een order was voltooid, werd dit op papier genoteerd. Een collega zorgde dan voor een gereed melding van de order en boekte de nieuwe voorraad handmatig op in Globe. Overnamefoutjes en incorrecte voorraadstanden lagen hierdoor op de loer.

Ook was het niet mogelijk om per machine te plannen. Iets waar Ambiente – waar wekelijks 100 orders per machine draaien met drie ploegendiensten – wel behoefte aan had.

Klant specifieke inrichting, gebruiksgemak en accurate data

Tegenwoordig gebruikt Ambiente voor het plannen van mensen en resources vPlan. Een oplossing die visueel inzicht in alle taken, projecten en deadlines geeft. Hiermee elimineerde Ambiente de papierstroom en werd het mogelijk om centraal en per machine te plannen. Daan is allereerst zeer tevreden over de inrichting van vPlan: “vPlan is een overzichtelijke tool, waarbij we onze eigen wensen kunnen configureren. Dit maakt het dat het geen standaard programma is, maar specifiek voor ons ingericht.”

Simpel, overzichtelijk en effectief

Ook het gebruiksvriendelijke karakter van vPlan is een grote pré: “Tijdens onze zoektocht zijn we erachter gekomen dat iedereen die met een smartphone overweg kan, ook met vPlan overweg kan. Simpel, overzichtelijk en effectief.”

En dat droeg bij aan de overstap op vPlan, aldus Daan: “Verandering kan een lastig proces zijn binnen een organisatie. Maar wanneer iedereen er snel en goed mee kan werken, wordt het veranderingsproces zelfs leuk.”

Accurate data dankzij slimme koppeling

Om vPlan te laten communiceren met Exact Globe ontwikkelde Axians met partner Any2Info een slimme koppeling voor Ambiente. Deze koppeling haalt specifieke velden uit Exact Globe op en vult deze in vPlan – en vice versa. “Hierdoor is de informatie in beide oplossingen altijd hetzelfde en up to date, zonder de handmatige overname van data.”

“Om vPlan te laten communiceren met Exact Globe ontwikkelde Axians met partner Any2Info een slimme koppeling voor Ambiente. Deze koppeling haalt specifieke velden uit Exact Globe op en vult deze in vPlan – en vice versa.”

Zó verloopt het productieproces bij Ambiente

Zodra er in Exact Globe een productieorder wordt aangemaakt, verschijnt deze automatisch in vPlan via de koppeling. De order wordt in vPlan omgezet naar een plankaart met alle relevante informatie: van aantallen tot benodigde grondstoffen. Zo kan Ambiente binnen de planning bijvoorbeeld sorteren op een bepaalde grondstof. “Dit zorgt ervoor dat orders van deze grondstof achter elkaar geproduceerd kunnen worden.”

Planning op basis van capaciteit per machine

Vervolgens wordt de order ingepland op basis van de beschikbare capaciteit per machine. In de lijstweergave is in één oogopslag zichtbaar wat er gepland staat op de vier productielijnen van Ambiente. Bij elke lijn zien medewerkers op hun desktop wat er geproduceerd moet worden. Zo zijn de lijntjes tussen planning en uitvoering kort, en is iedereen continu op de hoogte van de actuele status. Daan: “Onze werknemers hebben vrijheid binnen de planning, dit om ombouwtijd te minimaliseren. Doordat ze een totaaloverzicht hebben, kunnen ze makkelijk switchen in orders. De planning is wat dat betreft dynamisch.”

Digitale sticker voor spoedorders

Extra handig is dat spoedorders – waar elk productiebedrijf weleens mee te maken heeft – een digitale ‘Spoed’ sticker krijgen op de zogeheten productiekaart. En dat is erg handig, aldus Daan. “De klant staat bij Ambiente voorop. Wanneer we merken dat bepaalde designs snel gewenst zijn kan ik de order als spoedorder markeren. De werknemers weten dan dat deze order de volgende dag nodig is.”

Gereed melding zorgt voor automatische opboeking

Zoals te zien in de planning van Ambiente is één veld leeg totdat de order is afgerond, namelijk het veld ‘werkelijk geproduceerd’. Dat veld wordt gevuld zodra de order gereed is. “Die gereed melding leidt automatisch tot een opboeking in Exact Globe, met vermelding van alle eigenschappen van het geproduceerde artikel én eventuele afwijkingen.”

Centraal, per machine én op weekniveau plannen

De voordelen van de combinatie van Exact Globe en vPlan voor Ambiente zijn helder. “Orders worden efficiënter gepland. Namelijk centraal, per machine én op weekniveau. Ook is het mogelijk om orders flexibel te kunnen verplaatsen over machines en weken.”

En die flexibiliteit vindt Ambiente erg belangrijk. Daan: “Klantbehoeftes kunnen per dag verschillen. Daardoor is het gewenst dat de planning flexibel en dynamisch is. Met de combinatie van vPlan en Exact Globe hebben we daar de perfecte oplossing in gevonden.”

“Orders worden efficiënter gepland. Namelijk centraal, per machine én op weekniveau. Ook is het mogelijk om orders flexibel te kunnen verplaatsen over machines en weken.”

Automatische voorraadopbouw

Daarnaast is het aantal handmatige fouten afgenomen en is Ambiente erg tevreden over de automatische voorraadopbouw op basis van daadwerkelijke productie. “Op het moment dat een order gereed is, hoeft het eindproduct alleen nog naar de juiste magazijnlocatie te worden verplaatst. De tijd die we daarmee besparen is enorm. De automatische voorraadopbouw zorgt er daarnaast voor dat de betrouwbaarheid van de beschikbare voorraad klopt. Zo kunnen we de klanten beter en sneller bedienen.”

Realtime inzicht en gestructureerd productieproces

Een ander groot voordeel is dat iedereen – van kantoor tot werkvloer – weet wat er wanneer, voor wie en in welke aantallen geproduceerd moet worden. Ook de voortgang en doorlooptijden van productieorders zijn voor iedereen inzichtelijk. De digitale ondersteuning bij de productielijnen zorgt ervoor dat op de werkvloer ook alle informatie beschikbaar is. “Wanneer een klant een order instuurt, kan onze klantenservice direct zien wanneer een bepaald product gepland is om te produceren, zo kunnen we onderling snel schakelen, zodat we op tijd kunnen leveren”, aldus Daan.

Meegegaan met de tijd

“Doordat we werken met een digitale planning, zijn we meegegaan in de tijd”, vertelt Daan. “Dit maakt het voor toekomstige werknemers ook interessanter om bij ons te werken. Wie groeit er tegenwoordig niet op met applicaties op een tablet of smartphone. Dit maakt het makkelijk om er snel mee te kunnen werken.”

Digitalisering creëert inzicht en maakt milieuvriendelijker

“Ons logboek is digitaal geworden. In plaats van storingen en tellerstanden op papier in te vullen, kunnen we deze nu sneller en overzichtelijker inzien. Onze technische dienst kan daarmee ook gemakkelijker preventief onderhoud plannen. Tot slot zorgen we voor minder papierverbruik, wat bijdraagt aan een beter milieu.”

Toekomstige ontwikkelingen

Daan heeft een duidelijke visie op de toekomst. “Onze toekomst ziet er door het digitaliseren van de planning rooskleurig uit. Techniek en digitalisering staan altijd in ontwikkeling, waarin wij zeker mee zullen gaan. Het zou mooi zijn om in de toekomst AI te integreren binnen de combinatie van Exact Globe en vPlan. Zo kunnen we simpel data ophalen en inzichten creëren om nog efficiënter te produceren.”