Wellantcollege is klaar voor de toekomst met Axians

Kinderen die nu geboren worden gaan na 2075 met pensioen. Maar niemand weet hoe de wereld er uit zal zien over pakweg 60 jaar. Sterker nog: niemand weet echt hoe de wereld er uit ziet over tien jaar, of zelfs over vijf jaar. Toch moeten we de jongeren van nu opleiden met het oog op die onduidelijke toekomst. Wellantcollege biedt een lesprogramma dat leerlingen de instrumenten geeft om de toekomst met vertrouwen tegemoet te treden. Maar daar moeten de onderwijsomgeving en de infrastructuur natuurlijk wel op voorbereid zijn. Onlangs implementeerde Wellantcollege samen met Axians een nieuw, toekomstbestendig netwerk op 34 verschillende locaties. Er werden 800 nieuwe access points en maar liefst 72 kilometer nieuwe bekabeling aangelegd.

Wellantcollege is een grote organisatie van kleinschalige scholen in de Randstad. Samen zijn zij goed voor meer dan 13.000 leerlingen per jaar. Met groene vmbo- en mbo-opleidingen, zijn het scholen met toekomst, die ontwikkelingen en trends in de samenleving goed in de gaten houden. Maar het is niet altijd even eenvoudig om de behoeften van een onderwijsinstelling te vertalen naar de praktische eisen voor een netwerk.

21st century skills

“In onderwijsland gaat het vaak over ’21st century skills’,” vertelt Wilma van Roomen, Manager ICT bij Wellantcollege. “Daarbij gaat het om de vraag welke vaardigheden jongeren in de toekomst nodig hebben om succesvol te zijn in de samenleving en hoe onderwijs hierin kan voorzien. Maar als je vraagt wat het onderwijs nou precies wil van ICT, dan vindt men dat erg ingewikkeld. Dat is iets wat kenmerkend is voor ICT en nieuwe technologie in het algemeen: de vraag wordt vaak pas achteraf door de gebruikers bepaald. Het is voor ICT daarom zaak om trends te signaleren en een visie te formuleren op wat er nodig is als die trends zich doorzetten in de toekomst. Zo zie je dat men steeds meer plaatsonafhankelijk gaat werken en samenwerking steeds belangrijker wordt. Daaruit volgt dat de prestaties van het netwerk steeds zwaarder gaan wegen. Of neem bijvoorbeeld SaaS, waarbij je steeds meer naar ketens van informatie kijkt en steeds minder naar losse applicaties. Examencijfers worden bijvoorbeeld opgeslagen in een kernregistratiesysteem en doorgezet naar DUO. Maar we hebben nu ook cijfers van het leerlingvolgsysteem, die we koppelen aan de examencijfers. Dat gebeurde eerst handmatig, maar dat gaan we nu automatiseren. Denk je in losse applicaties, dan kom je er niet: het gaat om functionaliteit van voor tot achter. En dan heb je nog het feit dat iedereen tegenwoordig vanaf eigen apparatuur werkt. Hoe kun je je netwerk zo inrichten dat je er eenvoudig mee kunt werken vanaf ieder willekeurig apparaat?”

“Het mooie van de benadering van Wellantcollege, vind ik, is dat ze gekozen hebben om te investeren in het netwerk als generieke IP voorziening en dat als basis te laten dienen voor verdere ontwikkelingen nu en in de toekomst,” zegt Hendrik Visser, Senior Accountmanager Education bij Axians. “Het was een flinke operatie, want het is een groot netwerk. Bij een netwerk van een dergelijke omvang moet je goed bepalen hoe je de stabiliteit garandeert en hoe je de ketenverantwoordelijkheid op orde krijgt. Wie is er verantwoordelijk als er een incident is? Is dat de glasvezelleverancier, de fabrikant van de firewall, de fabrikant van de switches, Wellantcollege zelf of zijn wij dat? Dat is precies waar een partner als Axians een bepalende rol kan spelen: wij zijn tenslotte niet sec hardwareleverancier maar een kennisleverancier en een systeemintegrator.”

Draadloos netwerk niet ingericht op basis van capaciteit

Ten tijde van de aanbesteding was er op de 34 verschillende locaties van de onderwijsinstelling wel een draadloos netwerk, maar dat was ingericht op basis van dekking en niet op basis van capaciteit. Naar de locaties toe was er zeer weinig bandbreedte, er werd gewerkt met verschillende omgevingen zonder gecentraliseerd beheer, er werd gebruik gemaakt van uiteenlopende apparatuur en ook de firewall had niet voldoende capaciteit en was nodig aan vervanging toe. “Er was niet overal wifi en bij pieken raakte het netwerk snel overbelast,” vertelt Van Roomen. “De firewall kon het aantal verbindingen niet aan en was bovendien afgeschreven. Het netwerk heeft de afgelopen jaren een enorme vlucht genomen als onderdeel van de dienstverlening die je als onderwijsinstelling levert. Waar het voorheen een ‘nice to have’ was, kunnen we nu niet meer zonder. Voor bijvoorbeeld gepersonaliseerd leren moeten leerlingen natuurlijk wel te allen tijde bij het lesmateriaal kunnen, dus wij stonden voor de taak om een betrouwbaar netwerk te realiseren dat aan de eisen van deze tijd en de nabije toekomst zou kunnen voldoen.”

De aanbesteding

Onderwijsinstellingen zijn verplicht om voor dit soort grote opdrachten aanbestedingen uit te schrijven en Wellantcollege liet zich hierin adviseren door een externe aanbestedingspartner. Deze aanbesteder adviseerde om niet de hardware aan te besteden, maar het partnerschap en de leverancier. “Wij wilden een modern, snel en robuust netwerk, waarbij het wel een eis was dat de verschillende locaties ieder hun eigen decentrale LAN zouden krijgen,” zegt Van Roomen. “Als de verbinding naar buiten wegvalt, wil je natuurlijk nog wel gewoon les kunnen geven en examens af kunnen nemen. Het draadloze netwerk moest echter wel centraal worden beheerd vanuit één datacentrum. Wij kozen voor HP, omdat het bij onze situatie paste. Met de software van HP kunnen we alles beheren: de switches uit de beginfase en de switches die we nu hebben. Axians kon ons hierin goed adviseren en begeleiden. Dat is voor ons het voordeel van een systeemintegrator als Axians.”

Een cadeau aan de organisatie

De implementatie van het nieuwe netwerk was een omvangrijk project: op 34 locaties werden 800 nieuwe access points, 40 nieuwe switches en 72 kilometer nieuwe bekabeling aangelegd. Daarnaast moest er een nieuwe, high-tech firewall komen. Ook de firewall werd op advies van Axians met het oog op de toekomst geselecteerd: “Een aantal zaken was van tevoren duidelijk,” stelt Visser. “Wellantcollege gaat steeds meer bandbreedte nodig hebben en er komen steeds meer endpoints bij op het draadloze netwerk. Wanneer iemand bijvoorbeeld op een telefoon verbinding maakt met Spotify, wat natuurlijk erg populair is onder studenten, dan kunnen er al veertig verschillende verbindingen worden gemaakt. Je hebt dus een apparaat nodig dat veel meer sessies aankan dan er leerlingen zijn, want anders ga je uit je sessies lopen. Daarnaast is het belangrijk dat er voldoende verbindingen gemaakt kunnen worden, in onderwijsapplicaties staan bijvoorbeeld veel verwijzingen naar andere bronnen.

Voor er met de aanleg kon worden begonnen, moest er natuurlijk wel draagvlak worden gecreëerd in de organisatie. “Ook hier stonden we weer voor het probleem dat het onderwijs zelf niet goed weet wat het in de toekomst nodig heeft. We moesten als ICT-afdeling dus een duidelijke visie formuleren. De implementatie ging tenslotte veel tijd en flexibiliteit vragen, met mogelijke verstoringen van lessen,” vertelt Van Roomen. “Onze centrale boodschap voor de regiodirecteuren was dan ook: wij proberen zo goed mogelijk invulling te geven aan wat jullie nog lastig vinden om te benoemen. We zorgen voor een robuust en snel netwerk, waarmee overal in de gebouwen draadloze toegang is, met een veelvoud aan apparaten en met hele klassen tegelijkertijd. Zo kregen we de groep in beweging. We zorgden ervoor dat ons cadeau aan de organisatie ook echt als cadeau werd ontvangen.”

Echt partnerschap

Inmiddels is het netwerk op alle locaties geïmplementeerd en is de samenwerking tussen Wellantcollege en Axians uitgekristalliseerd. In het dagelijks beheer heeft de kleine ICT-afdeling van Wellantcollege (22 FTE) de regie en wanneer er innovatie nodig is of als er problemen zijn die niet door Wellantcollege zelf kunnen worden opgelost, wordt de hulp van Axians ingeschakeld. Van Roomen: “In principe zijn wij zelf eigenaar en beheerder van het netwerk en bellen we Axians alleen als we er niet uitkomen. Het is een samenwerking op basis van expertise en partnerschap. Wij zijn generalisten, wij kennen het onderwijs en de onderwijsomgeving. Wanneer we een incident niet zelf op kunnen lossen en meer gespecialiseerde expertise nodig hebben, dan schakelen we Axians in. Zij geven ons advies en helpen ons met de implementatie. En dat werkt prima, in de praktijk.”

Axians laat op zijn beurt de aanpak zoveel mogelijk aansluiten op de wensen van Wellantcollege, vertelt Visser. “Ons maatwerk zit niet zozeer in de producten die we leveren, want bij een dergelijk grootschalig wifinetwerk wil je geen maatwerkproducten. Ons maatwerk zit hem in het zo goed mogelijk naar onze klant luisteren. Wij geven advies en kijken naar het totaaldesign van het netwerk. Het is aan Wellantcollege om dat advies al dan niet op te volgen. Daar hebben wij volgens mij een goede dialectiek in gevonden. Wij staan daarbij altijd achter ons advies en nemen ook onze verantwoordelijkheid.”

Dit kan Van Roomen beamen: “Op de momenten dat er problemen waren, wat natuurlijk onvermijdelijk is bij een draadloos netwerk van deze omvang, was Axians er ook echt voor ons. Er wordt alles in het werk gesteld om incidenten op te lossen. Daar heb ik de afgelopen tijd echt partnerschap ervaren. Axians is er als Axians er moet zijn.”

IT moet onzichtbaar zijn

In 2013 werden de eerste mbo-instellingen aangesloten en in 2014 volgde de rest van de organisatie. Wellantcollege is bovendien aangesloten op Eduroam, zodat studenten wereldwijd eenvoudig gebruik kunnen maken van de draadloze netwerken van alle aangesloten onderwijsinstellingen. Er ligt nu volgens beide partners een mooie basis voor verdere ontwikkelingen. “We kunnen nu heel veel remote doen, wat voor een kleine ICT-organisatie als de onze natuurlijk een groot voordeel is,” zegt Van Roomen. “Incidenten lossen we zelf op en als ik innovatie zoek, dan bel ik Axians. Omdat er goed over de inrichting van het netwerk is nagedacht, stelt het beheer in de praktijk niet zo heel veel voor. Zoals het hoort.”

Wellantcollege is dan ook uitermate tevreden over het resultaat. Van Roomen: “We hebben als partners beiden de verantwoordelijkheid gevoeld om er iets moois van te maken. Axians heeft echt met ons meegedacht en dat zorgde ervoor dat we in een bijzonder dynamische schoolomgeving, met zijn eigen specifieke kenmerken, een prachtig resultaat konden realiseren. Ik vind het bovendien heel prettig dat we ook nu nog steeds gezamenlijk het belang hanteren dat het goed moet werken. Want een gebruiker vindt niet zoveel van IT, behalve als het niet werkt. IT moet eigenlijk onzichtbaar zijn en die visie delen we met Axians. Wij zijn in ieder geval klaar voor de toekomst!”