De eindejaarsbalans: onnodig in dit digitale tijdperk

Elk jaar weer sluiten nog steeds veel retailers één dag de deuren. Alles ligt stil en een select gezelschap komt samen voor de eindbalans. Op 1 of 2 januari staat alles in het teken van het tellen en corrigeren van de winkelvoorraad. Altijd speciaal, om zo in een stille winkel of verder leeg bedrijfspand rond te lopen. Na het tellen worden alle lijsten verzameld en moet de voorraad ingevoerd worden. Dubbelchecken of er geen fouten zijn gemaakt en de tellijsten in een grote map met daarop ‘BALANS 20XX’. De voorraad is geteld en ingevoerd in het systeem. Daarna met z’n allen pizza en bier en morgen weer over tot de orde van de dag. Is dit efficiënt voorraadbeheer? Ik vind van niet. Mijn tip: maak gebruik van replenishment software en stel een aantal verstandige regels op om de voorraad zo slim mogelijk te tellen. En dit is waarom…

Het doel: de voorraadwaarde bepalen

Waarom balansen we eigenlijk? Omdat de accountant een betrouwbaar inzicht wil hebben in de voorraad op het moment dat de jaarrekening moet worden opgemaakt. Een terechte vraag van de accountant; de voorraadwaarde is een belangrijk onderdeel van de waarde die het bedrijf vertegenwoordigt.

Eindbalans is verouderde methode

Maar is dit nou wel zo handig, zo’n eindbalans? Het doel van het balansen is het opleveren van een voorraadstand waarvan de accountant zegt: dit geeft een betrouwbaar beeld van de voorraadwaarde. Is balansen dan de beste manier om dat voor elkaar te krijgen? Vroeger kon men niet anders. Toen was dit dé manier voor voorraadbeheer. Op papier de voorraadstand continu bijhouden was namelijk ondoenlijk. Alleen door alles in één keer te tellen en vast te leggen was het mogelijk om de totale voorraadwaarde te berekenen.

Nu geldt dat natuurlijk niet meer. Nu zijn er computers en die vergeten niets. Vertel je replenishment software wat de voorraad is op een gegeven moment en het systeem onthoudt dat. Zorg dat alle transacties ook worden vastgelegd en de voorraad houdt zichzelf bij. Aan het einde van het jaar een uitdraai maken van de voorraadstand, vermenigvuldigen met de waarde per product en voilà; de voorraadwaarde kan worden toegevoegd aan de jaarrekening. Voorraadbeheer op zijn best!

Een gecontroleerde, getelde voorraad

Maar we hebben natuurlijk wel te maken met ‘de mens’. Een kassière kan een product ongemerkt niet scannen of een klant ‘vergeet’ af te rekenen. Dus heeft de accountant behoefte aan een gecontroleerde, getelde voorraad. Er moet daarom verslaglegging zijn die aantoont dat de voorraad die in de boeken staat daadwerkelijk aanwezig is.

Dus dan toch maar weer balansen? Nee. Er zitten namelijk nog al wat nadelen aan:

• Balansen is foutgevoelig. Wanneer iemand heel veel artikelen moet tellen, is de kans dat daar een fout in wordt gemaakt groter dan wanneer iemand maar een beperkt aantal artikelen hoeft te tellen.
• Balansen kost tijd. Tijd die ook aan iets anders besteed had kunnen worden.
• Balansen kost geld. Denk onder meer aan de loonkosten van de medewerkers die balansen (los van de pizza en het bier).

Tellen wanneer het raadzaam is

Als balansen dan zo’n slecht idee is, is er dan een alternatief? Jazeker. Met repleniQ – of andere geavanceerde softwarepakketten – kun je de vraag van de accountant op een andere manier benaderen. Het is mogelijk om op 1 januari een betrouwbaar inzicht in de voorraad te geven zonder te balansen. Alles tellen op een vaststaande datum is helemaal niet nodig. Je kunt het gewenste resultaat ook bereiken door alleen te tellen wanneer het raadzaam is en steeds een klein deel van de voorraad te tellen. Tel daarom..:

• Als het duidelijk is dat de voorraad niet kan kloppen: een administratieve voorraad minder dan 0 betekent tellen.
• Als er zo min mogelijk voorraad in huis is: vlak vóór het bijvullen is een goed moment om te tellen.

Business rules voor slim tellen

Stel een sluitend aantal ‘business rules’ op om de voorraad slim te tellen. Leg vast wanneer voor elk artikel de voorraad voor het laatst geteld is en hiermee kan op elk gewenst moment inzicht worden verkregen in de voorraadwaarde. Ook cyclische telopdrachten – vaste, repeterende momenten waarop een deel van de voorraad geteld wordt – worden hiermee overbodig. Dát is efficiënt voorraadbeheer!

Niet balansen én een betrouwbare voorraadstand

De accountant kan tevreden zijn, de controle op de voorraad is geborgd en de voorraadwaarde klopt. En als bonus helpt een betrouwbare voorraadstand de aanvulling efficiënter te maken. Sterker nog: een betrouwbare voorraad is een absolute vereiste voor een effectief automatisch bestelsysteem. Maar dat is weer een ander verhaal.