Social Collaboration is een standaard functionaliteit in Exact Synergy, die we ook wel de ‘tijdlijn’ noemen. Collega’s posten er updates over wat er speelt bij ons bedrijf en bij onze relaties – en reageren op elkaar. Een absolute musthave om snel en effectief met collega’s te communiceren én klantgericht samen te werken. Waarom? Marcel Verhoeven, Manager Consultancy en Social Collaboration ambassadeur, vertelt erover!
Reden 1: Informatie en kennis op één plek gebundeld
Social Collaboration biedt medewerkers de mogelijkheid om eenvoudig en snel op de hoogte te zijn en blijven van wat er speelt binnen ons bedrijf en bij onze relaties. Marcel vertelt: “De tijdlijn vormt dé plek waarop kennis en informatie wordt gedeeld. Doordat alles op één plek is gebundeld, zijn collega’s na slechts enkele minuten scrollen op de hoogte van alle belangrijke informatie. Van daaruit kunnen ze doelgericht op zoek naar diepgaandere informatie. Daarnaast kunnen ze dit te allen tijde gemakkelijk terugvinden.”
Reden 2: Een continue verrijking van het informatienetwerk in Exact Synergy
De updates die geplaatst worden in de tijdlijn, zijn te koppelen aan elke gewenste Synergy ‘entiteit’. Denk hierbij aan projecten, relaties, artikelen, medewerkers, documenten en verzoeken. Het voordeel hiervan? “Tekstberichten zijn ongestructureerde data. Synergy bestaat echter uit gestructureerde data. Door de updates te koppelen aan de diverse Synergy entiteiten, maak je ze gestructureerd.” Een grote pré, want hierdoor wordt het informatienetwerk binnen Synergy voortdurend verrijkt. “Als er een update is geplaatst over een bepaalde relatie en dat is gekoppeld, kunnen we dit bericht óók op de relatiekaart terugzien.” Deze informatie gaat hierdoor niet met de tijd verloren en is bovendien ‘cross referenced’ aan projecten of artikelen.
Reden 3: Zeer interactief communicatieplatform
Social Collaboration is een volwaardig communicatieplatform. Marcel legt uit: “Je kunt er niet alleen berichten posten, maar je kunt ook comments plaatsen op bestaande berichten of likes geven. Of je tagt collega’s om hen nog eens extra te attenderen op bepaalde berichten. Je gebruikt de functionaliteit dus niet alleen om te zenden; Social Collaboration is juist zeer interactief.” Een groot voordeel is dat de comments die collega’s plaatsen, zichtbaar zijn voor alle andere collega’s – die vervolgens ook daar weer op kunnen reageren. “Hierdoor kun je écht van elkaar leren.”
Dit is recentelijk erg nuttig gebleken. “Alle informatie omtrent ons beleid gedurende de Coronacrisis delen wij met onze collega’s via de tijdlijn. Als er dan vragen komen – waar wellicht meerdere mensen mee zaten – konden we die ook weer in de tijdlijn beantwoorden. Dit voorkomt dat je diverse keren dezelfde vraag beantwoordt. Maar ook voor mensen die die vraag niet direct hadden, kan het duidelijkheid geven. Stel je eens voor hoeveel e-mails, al dan niet in met ‘reply-all’, we hiermee voorkomen hebben.”
Reden 4: Efficiënt informatie met groepen delen
Hoewel Social Collaboration júist de mogelijkheid biedt organisatiebreed te weten wat er speelt, is het ook erg handig dat je groepen aan kunt maken binnen de tijdlijn. “Dit maakt de functionaliteit pas echt afdelingsoverstijgend. Denk bijvoorbeeld aan afzonderlijke groepen voor bepaalde projecten of orders”, aldus Marcel. “Hierdoor krijgt iedereen die lid is van zo’n groep, dezelfde informatie op hetzelfde moment te zien.”
Dit is op elk moment handig, maar Marcel noemt als voorbeeld wanneer je terugkomt van vakantie en weer aan je project verder gaat werken: “Je ziet heel snel en op chronologische volgorde wat er gebeurd is gedurende je afwezigheid. Het kost je slechts enkele minuten om ‘bij’ te zijn over vorderingen binnen het project, wat er aan orderintake is geweest en of er bijvoorbeeld nieuwe producten zijn ontwikkeld.”
Reden 5: Social Collaboration biedt verschillende mooie en leuke mogelijkheden!
Social Collaboration biedt tot slot diverse andere nuttige features waar wij blij mee zijn. Vergelijkbaar met bekende social media platformen, is het heel intuïtief en eenvoudig in gebruik. “Je kunt ook hashtags verwerken in updates, waardoor je ze later eenvoudig terug kunt vinden. Ook toont de tijdlijn de zogenaamde ‘trending topics’”, aldus Marcel. “Een andere mooie mogelijkheid is het plaatsen van polls, waarop collega’s anoniem kunnen reageren.” Zo plaatsten wij onlangs een poll om te ontdekken of er behoefte was aan een mindfulness sessie tijdens de consultancy vergadering.
Een laatste slimme toevoeging van Social Collaboration is het ‘belletje’ dat voortaan rechtsboven in beeld staat. “Als hier een blauw bolletje bij staat, betekent dit dat er een nieuwe update in de tijdlijn staat. Hierdoor wordt je actief geattendeerd op nieuwe berichten en kun je altijd op de hoogte zijn.”
Meer over Social Collaboration in Exact Synergy?
Zoals je hebt kunnen lezen zijn wij erg te spreken over Social Collaboration en de mogelijkheden die het ons biedt. Ons advies? Begin er vooral mee! Meer weten hierover? We hebben een webinar opgenomen over Social Collaboration in Exact Synergy, wat je kunt downloaden via onderstaande banner!
hbspt.cta.load(2632173, ‘3abcfcdd-c187-40af-a65e-5c52fca68f33’, {“useNewLoader”:”true”,”region”:”na1″});