Leer in 8 minuten
- Wat XP&A precies is
- Hoe je XP&A toepast
- Wat de voordelen van XP&A zijn
De laatste jaren is de rol van Finance in de meeste organisaties veel meer geworden dan alleen het achteraf registreren en vastleggen van wat er gebeurd is. Belangrijker dan financiële rapportages die terugkijken, zijn immers de financiële analyses en planningen waarmee je de toekomst tegemoet gaat. Met de juiste analyses kun je tijdig signaleren welke positieve en negatieve trends de financiële gezondheid van de organisatie (gaan) beïnvloeden. En zo kan Finance op basis van die analyses de managers helpen betere beslissingen te nemen en aanbevelingen doen voor het aanpassen van de bedrijfsstrategie. Financial planning & analysis (FP&A) is daarom al jaren het domein waarmee financials echt hun toegevoegde waarde bewijzen. Met FP&A is de rol van Finance verschoven van boekhouder naar echte zakenpartner.
Integratie is de sleutel
Een volgende stap – die we steeds vaker zien – is dat de financiële planningsprocessen geïntegreerd worden met de planningsprocessen van andere afdelingen, zoals Sales, Productie en HR. Deze vorm van geïntegreerde business planning noemen we Extended Planning & Analytics (XP&A). Neem bijvoorbeeld het sales budget. De sales afdeling stelt een budget op. Vervolgens moet dat opgenomen worden in het volledige financiële budget, oftewel naar de sales-regel in de P&L (profit and loss statement). In een geïntegreerd proces is dat niet een kwestie van knippen en plakken, maar wordt het echt een geïntegreerd geheel. De acties van een sales manager in zijn/haar planningsproces vullen op detailniveau direct de sales-lijnen in van de financiële P&L. Op die manier krijg je een geïntegreerde business planning, zonder knippen en plakken. En het gaat nog verder. Bij veel organisaties is het budget van Sales immers ook het startpunt voor de productieafdeling. Deze afdeling bepaalt bijvoorbeeld de energiekosten en de uren die nodig zijn om de gebudgetteerde producten de maken. De energiekosten stromen dan weer direct door naar de P&L en de uren zijn een startpunt voor de HR-afdeling. Hieronder is zo’n geïntegreerd plan visueel weergegeven.
De F van alleen finance verandert dus naar de X van eXtended: een integrale verbreding van finance naar andere afdelingen. In de ideale situatie zorgt dit voor een aantal veranderingen:
- Naast financiële gegevens worden ook operationele gegevens meegenomen in de analyse en de planning.
- De betreffende afdelingen worden meegenomen in het proces, zodat iedereen betrokken is en met een bredere scoop betere beslissingen maakt.
- Met XP&A kun je ook alle soorten van plannen en data integreren, zoals budget, forecast, driver based planning, analytics, meerjarenplan, enzovoorts.
Er ligt nu een enorme kans
XP&A is niet een heel nieuw fenomeen. Er wordt in organisaties al veel aan integratie gedaan, ook onder termen als Integrated Business Planning, Collaborative Planning of Integrated FP&A. In de praktijk zien we echter dat het nog een flinke uitdaging is om talloze spreadsheets van afdelingen aan elkaar te knopen en daar waardevolle inzichten uit te halen. Het proces is tijdrovend en foutgevoelig. Bovendien ontbreekt het vaak aan één versie van de waarheid. En voor afdelingen is het wennen om zo intensief samen te werken. Wanneer niet alle stakeholders voldoende worden betrokken, is het voor hen niet duidelijk waarom ze moeten bijdragen aan het proces. Met de nieuwste technologie is het echter mogelijk om processen veel beter op elkaar te laten aansluiten. Zo kun je met de corporate performance managementsoftware (CPM) één omgeving creëren waarin je op een efficiënte manier tot een geïntegreerde planning komt. Van business drivers tot en met je P&L, balans en cashflow. Allerlei verschillende ideeën en probeersels vanuit het verleden komen nu samen en kunnen nu daadwerkelijk gerealiseerd worden. Daar ligt een enorme kans, zowel vanuit persoon, proces als techniek bekeken.
Grote voordelen
Goed doorgevoerde XP&A levert je organisatie een aantal voordelen op:
- Afgestemde plannen
Geen losse plannen meer van de verschillende afdelingen, maar een consistent plan van de business drivers tot en met het eindresultaat. Sales geeft de verwachtingen aan vanuit de klanten en de markt (al dan niet met behulp van predictive modellen), Operations maakt daarop de planning van materiaal en personeel en uiteindelijk leidt dat tot financiële plannen rondom P&L, Balans en Cash Flow.
- Eén versie van de waarheid
Het aan elkaar knopen van Excelbestanden is verleden tijd. Om XP&A mogelijk te maken, gebruiken organisaties een CPM tool. In een online omgeving staat altijd één actuele versie van de waarheid en iedereen heeft toegang tot die cijfers die hij vanuit zijn rol mag/moet zien. Door de informatie met elkaar te delen en af te stemmen en door de context te zien, wordt het voor iedereen duidelijk hoe de eigen bijdrage past in het totaalplaatje.
- Vaker én sneller plannen
Door dat afgestemde proces en die extra waardevolle informatie is plannen geen verplichting meer, maar gaan mensen daar zelf actief mee aan de slag. Het planningsproces wordt toegankelijker en makkelijker, met gevalideerde data, meerdere versies en gelijktijdige toegang.
- Scenario’s vergelijken
Bovenop de ene bestaande versie van de waarheid kun je ook makkelijk scenario’s maken. Zie bijvoorbeeld onze cases over RTL en Pathé. Wat is het effect van een lockdown? Wanneer is een nieuwe productie of locatie op het break-even punt? Wat is het effect van een prijsstijging?
Ook het starten met XP&A is een integraal proces
Wil je stappen zetten op weg naar XP&A, bedenk dan wel dat het een serieus traject is en dat je alleen resultaten boekt wanneer je alle aspecten in één beweging meeneemt:
Maar het resultaat is dan ook ‘Smart Finance’. Wil je in kaart brengen of jouw organisatie hieraan toe is? Of XP&A voor jou meerwaarde oplevert? Stel jezelf eens de volgende vragen:
- Hebben jullie behoefte aan het maken van scenario’s?
- Gaat er veel mis in de afstemming tussen sales en operations?
- Duurt het maken van een plan te lang?
- Zouden jullie vaker een integraal plan willen maken?
- Hebben jullie te weinig inzicht in de effecten van de business drivers?
En de centrale vraag: wat zou het voor jou én je collega’s betekenen als je alle verschillende plannen snel, betrouwbaar en efficiënt kunt koppelen?